Adviseur Contractmanagement

Opdrachtomschrijving: De VtW-coördinator heeft een coördinerende, ondersteunende en eventueel voorzittende rol in het Wijzigingsproces. De rol van ‘VtW-coördinator’ valt onder de functiegroep ‘Expert Vastgoed en Infrastructuur’. De functiegroep valt onder de functiefamilie ‘Uitvoering’, welke betrekking heeft op het realiseren van producten en diensten binnen het vastgesteld beleid. Afhankelijk van de behoefte en ruimte in capaciteit kan de VtW-coördinator werkzaam zijn op meerdere afzonderlijke projecten. Het rolprofiel van de VtW-coördinator sluit aan bij de Handreiking van het Wijzigingsproces. De contractmanager is eindverantwoordelijk voor de sturing en rolinvulling van de VtW-coördinator. Takenpakket: De VtW-coördinator is verantwoordelijk voor:

• Vormgeven/uitwerken van het wijzigingsproces conform Handreiking van het Wijzigingsproces, met andere woorden het project specifiek maken voor het project Tunnelrenovaties Zuid-Holland.
• Voorlichting geven binnen project over het Wijzigingsproces en wanneer dat te volgen.
• Signaleren van issues die moeten worden afgehandeld volgens het Wijzigingsproces.
• Aanjagen van de start van het Wijzigingsproces, de te nemen stappen en de afhandeling.
• Bij elkaar brengen van relevante stakeholders bij het Wijzigingsproces.
• Afstemmen met inhoudelijke deskundigen zoals Techniek, Omgeving, Jurist e.d. afhankelijk van betreffende onderwerp. Kostendeskundige kan bijvoorbeeld helpen bij een offerte.
• Organiseren, voorbereiden en eventueel voorzitten van afstem- en beslismomenten met betrekking tot het Wijzigingsproces.
• Het creëren van een inzichtelijk overzicht van issues en VtW’s en het bijhouden ervan.
• Verzamelen, produceren en delen van informatie over issues en VtW’s met betrokkenen.
• Registreren van de verplichte informatie in SAP-IKD en (bij voorkeur) de VtW-module in GRIP.
• Bevorderen van gedragen en kwalitatief onderbouwde besluitvorming, zowel binnen het eigen team als bij de opdrachtnemer.
• Managen van verwachtingen van betrokkenen bij het Wijzigingsproces over issues en VtW’s.
• Coördineren van de administratieve afhandeling van issues en VtW’s.
• Monitoren en analyseren van issues en VtW’s ten aanzien van (doorloop)tijd, geld en kwaliteit.
• Evaluatie en het doen van voorstellen tot verbetering van het Wijzigingsproces. Resultaat opdracht: Het doel van de VtW-coördinator is om te komen tot een zorgvuldige, kwalitatief goede en gedragen besluitvorming ten aanzien van VtW’s (Verzoeken tot Wijziging). Het afhandelen van contractissues en contractwijzigingen vindt plaats conform het Wijzigingsproces. Dit proces is onderdeel van de contractbeheersing. Het wijzigingsproces is bedoeld voor werken, diensten en leveringen en voor de afhandeling van alle voorkomende issues, zoals contractbepalingen (bijv. opties en stelposten), contractwijzigingen en kostenvergoedingen. Meer informatie over het Wijzigingsproces is onder meer te vinden in de Handreiking Wijzigingsproces voor Werken, Diensten en Leveringen, in Aris en op de SharePoint. Het Wijzigingsproces wordt gecoördineerd door een VtW-coördinator. De VtW kan worden geïnitieerd/opgesteld door de opdrachtgever of opdrachtnemer dan wel in samenwerking. Leiding en toezicht: JA. Meest essentiële competenties:
• Je herkent je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend. Maar bovenal werk je prettig samen en ben je daadkrachtig en proactief;
• Je bent zelfstandig en je hebt goede communicatieve- en adviesvaardigheden en bezit overtuigingskracht;
• Je kunt goed plannen, organiseren en samenwerken en steekt graag je handen uit de mouwen;
• Je kunt goed jouw standpunt overbrengen (direct) en je bent tevens een oplossingsgerichte adviseur met vakmanschap;
• Je bent analytisch en je kunt goed gestructureerd en secuur werken. Eisen & wensen: Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.