Inhuur Kwartiermaker Salarisadministratie

Kader Offerteaanvraag

1.1 Inleiding

Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) dienstverlener ten behoeve van de inhuur van een Kwartiermaker Salarisadministratie. Een kandidaat mag slecht één (1) keer aangeboden worden. De kandidaat is hier zelf verantwoordelijk voor. Deze aanvraag wordt, conform de leidraad van d.d. 4 juni 2018 en bijbehorende Nota van Inlichtingen 1 d.d. 22 juni 2018, betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel, verstuurd aan alle voor de categorie Financiën, Control & Auditing gekwalificeerde leveranciers. In deze Offerteaanvraag wordt beschreven op welke diensten de te sluiten Overeenkomst betrekking heeft. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen. Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van het Dynamisch Aankoopsysteem en de begrippenlijst in dit document.

1.2 Beschrijving van Delfland

In een van de meest laaggelegen en

• met 1,2 miljoen inwoners en 40.000 bedrijven op

41.000 hectare – meest dichtbebouwde delen van de Randstad zorgt Delfland voor droge

voeten en schoon en gezond water. Wij werken met inwoners en bedrijven aan een klimaatbestendige en prettige leefomgeving. In de afgelopen jaren heeft Delfland flinke stappen gemaakt in het voorkomen van wateroverlast, het groener maken van de leefomgeving in en om het water en het verbeteren van de waterkwaliteit. Nederland is gevormd door water en menskracht. Door de eeuwen heen is ons land zo aangepast, dat het bestand is tegen de grillen van het water. Dijken aanleggen gebeurde in gezamenlijkheid en werd gekenmerkt door consultatie, consensus en compromis met gebiedspartners en bewoners. Delfland benut deze historische kracht optimaal bij het uitoefenen van zijn zorg voor de bewoonbaarheid van het land en de bescherming en verbetering van het leefmilieu. Daartoe staat het waterschap midden in de maatschappij en blijft het zoeken naar een optimaal maatschappelijk effect.

1.3 Omschrijving werkzaamheden

Het Hoogheemraadschap van Delfland is op zoek naar een Kwartiermaker Salarisadministratie. In deze rol fungeer je als de verbindende schakel tussen de externe salarisdienstverlener en de P&O-afdeling van Delfland. Je organiseert en versterkt de samenwerking en zorgt voor heldere afspraken en werkprocessen. Als kwartiermaker borg je de kwaliteit, continuïteit en beheersing van alle onderdelen van de salarisadministratie die, na outsourcing, binnen de eigen organisatie zijn achtergebleven. Daarnaast voer je regie richting de externe leverancier, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de salarisadministratie. Jij ziet toe op de naleving van gemaakte afspraken, de kwaliteit van de dienstverlening en een goed ingerichte controle- en verantwoordingsstructuur. Ook heb je een belangrijke adviserende rol. Je brengt in kaart hoe de interne regietaken en controles structureel en toekomstbestendig ingericht moeten worden en adviseert over de duurzame invulling van deze werkzaamheden binnen de organisatie. Het Hoogheemraadschap van Delfland (HHD) gaat de salarisadministratie outsourcen, de verwachting is dat de aanbesteding eind juni 2026 is afgerond. Een aantal taken en controles op de externe dienstverlening blijft intern belegd. De regie op kwaliteit dienstverlening en contract afspraken blijft ook intern belegd. Voor continuïteit in bezetting en dienstverlening wordt er samen gewerkt met het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK). Bij kortstondige ziekte en verlof vindt onderlinge vervanging plaats met diegene die bij HHSK deze functie invult. Taken en verantwoordelijkheden 1. Regie op kwaliteit van dienstverlening

• Monitoren van SLA’s en KPI’s conform contractafspraken
• Beoordelen van periodieke rapportages van de outsourcingspartij
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en structurele knelpunten
• Initiëren en opvolgen van verbetermaatregelen
• Voeren en vastleggen van evaluatiegesprekken met leverancier
• Toetsen uitvoering aan salarishandboek en vastgestelde werkwijzen 2. Inrichting en beheer interne processen
• Inrichten van alle resterende interne salarisprocessen
• Opstellen en vastleggen van werkafspraken tussen: o Salarisadministratie (SA) o Personeelsadministratie (PA) o Functioneel Beheer (FB)
• Borgen van het 4ogenprincipe in kritische processen
• Vertalen van wet en regelgeving naar uitvoeringsprocessen (in afstemming met interne specialisten)
• Opstellen, beheren en actualiseren van werkinstructies
• Actueel houden van het handboek salarisadministratie 3. Contract en financieel beheer
• Beheren van contracten met outsourcingspartij en Visma Youforce
• Toetsen en accorderen van meerwerk
• Bewaken van budgetten en controleren van facturen
• Voorbereiden en organiseren van periodieke contract en SLA evaluaties 4. Operationele controle en verantwoording
• Controleren van salarisuitbetalingen en mutatieregisters
• Uitvoeren van steekproeven op complexe mutaties
• Analyseren van betaalfouten en oorzaken
• Uitvoeren van salaris gerelateerde werkzaamheden die niet zijn uitbesteed
• Coördineren van rapportages ten behoeve van: o Planning & Control o Jaarrekening o Interne en externe audits 5. Verbindende en regisserende rol
• Eerste aanspreekpunt voor outsourcingspartij en Visma Youforce
• Organiseren en voorzitten van werkoverleggen SA/PA/FB
• Afstemming met Financiën/Control (HHD) en SPIN (HHSK)
• Tijdig escaleren van kritieke issues naar opdrachtgever