Manager Projectbeheersing

Organisatie De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer! In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan. Over deze opdracht Zeist is een gemeente in beweging. We werken aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Onze projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model. Om die projecten goed te beheersen zoeken wij een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico’s op orde houdt, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies. Positie in de organisatie Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur. Takenpakket Rapportage en voortgangsbewaking Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming. Planning en risicomanagement Je stelt projectplanningen op en bewaakt deze actief. Samen met de projectmanager organiseer en begeleid je risicosessies voor het opstellen en periodiek actualiseren van het risicodossier. Risico’s breng je actief in tijdens de projectteamoverleggen. Financieel projectbeheer Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget. Subsidiebeheer per project Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling. Digitale projectomgevingen en dossiervorming Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer. Aanbestedingsondersteuning Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota’s van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed. Verwachte resultaten Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit) Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie