Documentalist WNZ B Bruggen

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: > het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; > het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; > het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het documentmanagement systeem naar behoefte van de medewerkers; > Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking totdocumentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. > het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnende ordeningsstructuur; > het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. > het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers; >Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conformkaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routerenvan post- en e-mailstukken). > het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdelingInformatievoorziening en beheer (IV-B); > het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm vanfunctionele wensen conform het proces van LFB. > het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken mbt documentenbeheer Standplaats Rotterdam Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) PPO is een organisatie die programma’s en projecten realiseert, en daarbij intensief samenwerkt met anderen en zijn resultaten elke dag verbetert. Het publiek, de politiek en onze interne en externe partners merken dat en waarderen ons als effectieve en efficiënte projectmanager, intern opdrachtnemer en extern opdrachtgever met hoogwaardige kennis en ervaring. PPO voert de productieopgave van RWS uit in opdracht van de regio’s. PPO werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote projecten en onderhoud (GPO). Beiden zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces. Rijkswaterstaat: Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.