Procesleider

Omschrijving afdeling/team CWD is een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. De tijdsdruk en (raakvlak)risico’s die deze combinatie van belangen met zich meebrengt voelt iedereen en de behoefte aan een ervaren projectcoördinator is daarom groot. In het project wordt gewerkt conform Integraal Projectmanagement (IPM). Het RWS-projectteam bestaat uit ongeveer 15-20 fte/30 personen. De functie van projectcoördinator is een functie binnen het team Projectbeheersing (ongeveer 5 fte) onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing. Je ondersteunt primair de projectmanager en manager projectbeheersing. Voor CWD zijn er verschillende raakvlakprojecten waarmee wordt samengewerkt. Eén van de teams is het Kwartiersmakersteam Stalen Bruggen (KMT). Dit is een IPM-team dat primair als opdracht heeft te komen tot een aanpak en werkwijze voor de vernieuwing van de stalen bruggen in Zuidwestelijk Nederland.

Resultaat opdracht: Je bent de centrale spin in het web. Als onderdeel van het projectteam CWD lever je een bijdrage aan de interne en externe communicatie, de coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult ook de rol van documentalist en kan ingezet worden voor projectcoördinatie bij het KMT.

Werkzaamheden:

• Managen van informatie en beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen, vergaderingen et cetera en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van de tweewekelijkse projectteamvergaderingen: bewaken van acties en deadlines.
• Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
• Afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen, documentbeheer, etc.
• Accountbeheer van de projectmedewerkers.
• Opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen etc. in SharePoint (Connect).

Taken documentalist (Connect / SharePoint) Het beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint) ligt bij jou. Onder de werkzaamheden van de documentalist vallen o.a.:

• Analyseren van metadata en zorgen dat dit op orde is.
• Verlenen en intrekken van autorisaties en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix.
• Maken van rechtengroepen met unieke rechten.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen naar behoefte van de medewerkers.
• Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming zelfstandig kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Actueel houden van alle documenten die behoren tot het projectarchief.
• Toezien op juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform vigerende kaders.
• Mogelijk opzetten van een dataroom.
• Managen van documenten en informatiestromen, inclusief coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten, in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders. Mocht je nog geen ervaring hebben met het beheer van een documentmanagementsysteem, dan helpen we je graag op gang. Binnen RWS is een actieve community voor documentbeheer waar je terecht kunt met vragen. Werkzaamheden voor KMT Stalen Bruggen (af en toe)
• Opstellen van een dashboard/voortgangsrapport.
• Regelen van afspraken.
• Maken van reserveringen.

We zoeken iemand die voor langere tijd (tot einde project in 2028) bij ons project wil blijven werken als projectcoördinator. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over hoe werkzaamheden makkelijker, sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is, kan je je takenpakket verder uitbouwen. Jij herkent jezelf als hands-on: niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief naar je toe trekken ervan. Je maakt nieuwe kennis snel eigen en hebt affiniteit met/interesse in techniek. Je bent flexibel, omdat je vaak van het ene vraagstuk in het andere terechtkomt. Je schakelt makkelijk tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren.

Essentiële competenties/eigenschappen:

• Je bent proactief en oplossingsgericht.
• Je hebt humor en incasseringsvermogen.
• Je bent zelfstandig, communicatief en adviesvaardig.
• Je bent flexibel en kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.