Opdracht: Adviseur Verandermanagement Migratie SharePoint Online (Detachering)
Achtergrond Opdracht
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) is bezig met de migratie van SharePoint on Premise naar SharePoint Online en Teams. Dit traject maakt deel uit van een bredere digitale transitie, waarbij de organisatie haar informatiebeheer wil professionaliseren en toekomstbestendig maken.
Binnen AFM werken ongeveer 800 medewerkers, en hoewel een deel van de migratie al heeft plaatsgevonden, moet de rest van de SharePoint-omgevingen nog worden overgezet. Tegelijkertijd wil AFM haar informatiebeheer verbeteren door duidelijke standaarden te formuleren, archiving by design te implementeren en medewerkers meer eigenaarschap te geven over hun data. Dit vraagt om zowel technische als organisatorische aanpassingen.
Een belangrijke uitdaging is de capaciteit binnen de afdeling informatiemanagement. Daarnaast vereist de transitie een balans tussen standaardisering en flexibiliteit per afdeling. Bewustwording en adoptie bij medewerkers zijn cruciaal.
Om deze migratie succesvol te laten verlopen, is extra ondersteuning nodig op zowel het gebied van verandermanagement als informatiebeheer. Daarom wordt een tandemopdracht voorgesteld: een adviseur verandermanagement en een informatiespecialist die samenwerken aan een soepele implementatie.
Werkzaamheden
Als Adviseur Verandermanagement speel je een cruciale rol in de transitie van SharePoint 2016 naar SharePoint Online in combinatie met MS Teams. Hoewel je niet de projectleider bent, begeleid je de verandering door je te richten op de menskant van het proces. Je benadert deze transitie planmatig en gestructureerd, waarbij je zorgt voor betrokkenheid, bewustzijn en eigenaarschap onder de medewerkers. Je werkt nauw samen met technische partners en interne teams en stakeholders om een soepele en succesvolle overgang te waarborgen.
Taken:
Nauwe samenwerking met de projectleider om oplevering binnen tijd en budget af te stemmen op het succesvol meenemen van de medewerkers in de beoogde verandering.
Proactief de organisatie in gaan om samenwerkingen aan te gaan met afdelingen om ervoor te zorgen dat beoogde doelstellingen worden behaald en ontwikkelde standaarden worden nageleefd.
Ontwikkelen en implementeren van een veranderstrategie voor de overgang naar SharePoint Online en MS Teams.
Opstellen van een gedetailleerd veranderplan afgestemd op de cultuur van de organisatie.
Creëren van bewustzijn en eigenaarschap onder medewerkers voor hun eigen data.
Ontwikkeling van communicatieplannen en -materialen in nauwe samenwerking met communicatiemedewerkers om de veranderboodschap af te stemmen op de organisatie en overige veranderopgaven binnen de organisatie.
Betrekken van functioneel beheer, zodat zij tijdig en goed geëquipeerd zijn om ondersteuning te bieden aan de site-eigenaren en overige medewerkers.
Identificeren en beheren van risico’s aangaande verandermanagement en adoptie.
Monitoren van de voortgang van de verandering.
Een visie, strategie en beleid voor informatiehuishouding opstellen.
Het vertalen van de visie naar beleid, en het borgen van de implementatie hiervan.
Criteria:
Kennis van Archiefwet en WOO en AvG
Minstens 3 jaar ervaring met verandermanagement, bij voorkeur met een IV component.
Ervaring met het ontwikkelen en uitvoeren van trainingsprogramma’s voor medewerkers.
Diepgaande kennis van SharePoint 2016, SharePoint Online en MS Teams.
Sterke communicatieve vaardigheden.
Ervaring met het ontwikkelen en implementeren van veranderstrategieën.
Vermogen om samen te werken met technische implementatiepartners.
Kennis van compliance en archiveringsvereisten.
Kennis van de specifieke uitdagingen van een ‘need to know’ beleid.
Kennis en ervaring met bewezen Change Management methodieken, zoals Prosci en servicedesign
Flexibel en aanpassingsvermogen: is snel ‘up to speed’ en kan zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en behoeften.