Inkomen – Interim manager

Opdrachtomschrijving
In het kort
Je brengt rust en continuïteit in een team dat volop in ontwikkeling is, werkt samen met betrokken professionals en boekt samen concrete resultaten op het gebied van samenwerking, procesverbetering en digitalisering.
Je draagt bij aan een zorgvuldige, tijdige en steeds verder gedigitaliseerde postverwerking voor WPI, en daarmee aan betrouwbare dienstverlening voor inwoners van Amsterdam die afhankelijk zijn van inkomensvoorzieningen.
Je combineert tijdelijke lijnverantwoordelijkheid met analyse en advisering en hebt directe invloed op de toekomstige inrichting, werkwijze en positionering van een team dat organisatiebreed opereert.
De opdracht
De huidige teammanager van het team Digitale Klantpost (DKP) en team Management en Support (BMO)[MS1] verlaat per 1 maart de organisatie in verband met een nieuwe functie. Dit vraagt om tijdelijke waarneming van de aansturing van dit gecombineerde team en biedt tegelijkertijd een natuurlijk moment om breder te kijken naar de inrichting en toekomstbestendigheid van het team.
Per 1 april wordt bovendien een reorganisatie van de fysieke postverwerking afgerond. Hierdoor krimpt dit onderdeel van het team en gaat in een veel kleinere samenstelling verder. Het andere, grootste, deel van het team richt zich op de digitale verwerking van poststromen. Binnen dit domein is sprake van wisselend werkaanbod en liggen duidelijke kansen voor verdere optimalisatie en digitalisering.
De combinatie van deze ontwikkelingen maakt dit een passend moment om de aansturing, werkwijze en positionering van het team opnieuw te bezien. Voor deze tijdelijke periode zoeken wij een ervaren interim teammanager die leidinggeven combineert met analyse en advisering.
Context en team
Binnen de afdeling Inkomensvoorziening is een team gepositioneerd dat verantwoordelijk is voor de fysieke en digitale postverwerking voor heel directie WPI (Werk, Participatie en Inkomen) en incidenteel werkzaamheden uitvoert voor andere organisatieonderdelen van de gemeente Amsterdam. Het team functioneert als een apart gepositioneerde eenheid binnen de afdeling.In het verleden is onderzocht of deze werkzaamheden elders in de organisatie ondergebracht konden worden, maar deze beweging is destijds niet verder uitgewerkt. Tegelijkertijd bestaat er nu de behoefte om zowel de continuïteit van de aansturing te borgen als kritisch te kijken naar de meest logische inrichting, omvang en positionering van het team, mede in het licht van verdere digitalisering.
Doel van de opdracht
De opdracht kent drie samenhangende doelen:
Het tijdelijk waarnemen van de aansturing van het team Digitale Klantpost en BMO.
Het analyseren en waar mogelijk optimaliseren en verder digitaliseren van de huidige werkprocessen van team Digitale Klantpost.
Het onderzoeken en adviseren over de meest logische positionering van het team binnen de organisatie.
Resultaten van de opdracht
Aan het einde van de interim-periode zijn in ieder geval de volgende resultaten opgeleverd:
Continuïteit en rust in de aansturing van het team gedurende de gehele periode.
Een helder en onderbouwd beeld van de huidige processen, capaciteit en verbeterpotentieel.
Concrete voorstellen voor procesoptimalisatie en (verdere) digitalisering.
Een onderbouwd advies over de toekomstige inrichting en positionering van het team binnen de organisatie.
Werkzaamheden
Als interim teammanager combineer je lijnverantwoordelijkheid met een analyserende en adviserende rol.
Geef je tijdelijk leiding aan het team Digitale Klantpost en BMO (totaal 14fte) en borg je de continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden.
Breng je samenhang en integraliteit aan tussen interne en externe partijen die betrokken zijn bij de postverwerking en stuur je actief op samenwerking en teamgevoel.
Spreek je medewerkers aan op persoonlijk leiderschap en prestaties en monitor je gemaakte resultaatafspraken.
Voer je het HR-beleid uit voor het team, met aandacht voor diversiteit, inclusie, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Vertaal je organisatiedoelen en beleid naar concrete output, producten en diensten voor het team.
Ben je als lid van het MT medeverantwoordelijk voor de werkzaamheden binnen de afdeling en adviseer je de afdelingsmanager over verbeteringen in realisatie, kwaliteit en effectiviteit.
Breng je processen, werkzaamheden en capaciteit (fysiek en digitaal) in kaart.
Signaleer en werk je kansen uit voor procesoptimalisatie en verdere digitalisering.
Onderzoek en adviseer je over een toekomstbestendige inrichting, omvang en positionering van het team.
Zorg je voor overdraagbare analyses en heldere adviezen richting opdrachtgever en management.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever
Werk, Participatie en Inkomen (WPI)
WPI staat dichtbij de Amsterdammer en helpt Amsterdammers die onvoldoende inkomen hebben zelfredzaam te worden. Samen met onze samenwerkingspartners zorgen we ervoor dat iedere Amsterdammer een oplossing op maat krijgt die aansluit bij de situatie waarin iemand op dat moment verkeerd. WPI sluit nauw aan bij de ontwikkelingen gemeentebreed en clusterbreed sociaal domein. Denk aan veranderingen in de doelgroep, de digitalisering, de ontwikkeling van de beleidsfunctie clusterbreed of de mogelijke verandering van de stadsdelen. We willen daarbij wendbaar en opgavengericht werken, zodat we toekomstige ontwikkelingen aan kunnen. Eenvoud, eenduidigheid en data gedreven werken zijn belangrijke pijlers onder het hoofdproces van WPI.
We gaan uit van de eigen kracht van inwoners. Betaald werk is de beste manier om armoede te voorkomen. Daarom helpen we onze klanten bij het vinden van een baan. Als dat echt niet mogelijk is, verlichten we financiële nood en denken we mee over andere manieren van participatie.
Afdeling Inkomensvoorziening
Onze missie is dat Amsterdammers kunnen op ons kunnen rekenen wanneer ze behoefte hebben aan inkomensondersteuning. Door mee te denken en samen te werken zorgen we voor het stabiel en voorspelbaar inkomen waar Amsterdammers recht op hebben. Dit doen we vanuit een houding van vertrouwen en gelijkwaardigheid. Daarnaast bepaalt en beheert de afdeling de toekenning van uitkeringen. De 40.000 huishoudens in Amsterdam die daar recht op hebben, worden door deze afdeling van een inkomen voorzien. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het verzenden en verwerken van klantenpost en mutaties met betrekking tot de uitkering, re-integratie, werk of participatie. Ook is de afdeling verantwoordelijk om aan de hand van wijzigingen in de situatie van de klant de uitkering aan te passen of te beëindigen.