Opdrachtbeschrijving
Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan: (A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en (B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend markonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN
geïmplementeerd gaat worden.
Opdracht tot Onderzoek: Dit onderzoek betreft vooralsnog fase A. Na afronding van het onderzoek verwachten we concreet:
• een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing);;
• een passend beleidsdocument “archiefbeleid RN”;
• een voorstel voor de organisatorische inrichting;
• een migratievoor stel om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging;
• een geschetste aanpak van het vervolg traject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in
doorlooptijd en kosten;
• een document “eisen en wensen DMS” voorvloeiend uit het onderzoek;

Achtergrond opdracht
RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.
Hierdoor kunnen documenten centraal op 1 plek opgeslagen worden. Dit maakt het gemakkelijk om documenten te vinden en te delen, zelfs als ze door verschillende teams worden gebruikt. De zoekfunctionaliteit wordt aanzienlijk verbeterd en versiebeheer wordt goed ondersteund. Het wordt mogelijk documenten van een verloopdatum te voorzien, al dan niet geautomatiseerd gebaseerd op documenttype, waarna ze automatisch verwijderd worden.
Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig.
Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en
feedback kunnen geven.
Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document-
/archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.

Organisatorische context en cultuur
Reclassering Nederland (RN)
Zie ook www.reclassering.nl
Reclassering Nederland is een onafhankelijke organisatie die werkt aan een veiliger samenleving. Samen met justitie, politie, gemeenten en het
gevangeniswezen zetten we alles op alles om te voorkomen dat mensen opnieuw de fout in gaan. Dat doen we door aan de slag te gaan met ver-dachten en veroordeelden en hen aan te sporen hun gedrag te veranderen. Dat gebeurt vanaf hun arrestatie tot het moment dat zij weer op vrije voeten zijn. Medewerkers van Reclassering Nederland werken volgens uitgekiende methodes en op basis van wetenschappelijke ontwikkelingen. Het reclasseringswerk
is het middelpunt van onze taak: bijdragen aan een veiliger samenleving.
Reclassering Nederland heeft vestigingen in vijf regio's, het landelijk kantoor is gevestigd in Utrecht. Zo'n 2000 medewerkers zetten zich dagelijks in voor een veiligere samenleving.
Missie
Reclassering Nederland draagt bij aan de veiligheid van de samenleving door het voorkomen van criminaliteit en het terugdringen van recidive. Dat doen we door risico’s zoveel mogelijk te beheersen en de dader of verdachte te stimuleren zijn of haar gedrag te veranderen.
Visie
Daders zijn verantwoordelijk voor het delict en hun eigen gedrag. Justitiële autoriteiten beslissen over de consequenties. Voor daders die door een handicap of hun psychische gesteldheid niet in staat zijn hun verantwoordelijkheid te nemen, vindt doorgaans toeleiding naar zorg plaats.
Gunstig beïnvloeden van het gedrag van daders is vaak mogelijk. Reclassering Nederland ondersteunt mensen daarbij. Het aanwakkeren van motivatie, maken van verantwoorde keuzes en zelfreflectie maken deel uit van de aanpak. Daarbij houden we rekening met de risico’s voor de samenleving en controleren we waar nodig.
ICT Landschap
De afdeling I&F is onder meer verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur binnen de organisatie. De afdeling ondersteunt collega’s met betrouwbare oplossingen op basis van de generieke infrastructuur die constant wordt verbeterd. De afdeling beheert ruim 3.200 accounts van de drie Reclasseringsorganisaties (3RO) bestaande uit Reclassering Nederland, Leger des Heils en Verslavingsreclassering GGZ. De afdeling I&F beheert de volledige ICT-infrastructuur van Reclassering Nederland en van de andere twee reclasseringsorganisaties de Citrix-omgeving.
De afdeling I&F bestaat uit 50 fte en bestaat naast het management, de Servicedesk en Bureau IRIS, uit vijf beheerteams: Citrix/Windows, Netwerken, Technisch applicatiebeheer, Unix/DBA en Functioneel Beheer Bedrijfsvoering.

Eisen
aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (2 jaar)
archiefbeleid schrijven
kennis archiefwet irt politie/reclassering
Wensen
ruime kennis van documentaire informatievoorziening
ruime kennis van de archiefwet
ruime kennis van bewaartermijnen
ervaring met het opstellen van archiefbeleid
ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem
Competenties
luisteren, analyseren, samenvatten, beschrijven
begrijpelijk schrijven van een (archief)beleidsdocument
Overig
Hybride werken is mogelijk. Over het algemeen is er een 50/50 beleid en in overleg afwijking mogelijk.