Gemeente Eindhoven
Geen max tarief
Noord-Brabant
36 uur p/w
Administratief Secretarieel
10de juni, 2025
17de juni, 2025
In het kort: Je gaat als Trainee Contractbeheer bijdragen aan het borgen van contracten in het sociaal domein, ondersteunen bij inkoopprocessen en optimaliseren van contractbeheersystemen, terwijl je samenwerkt met diverse collega's en aanbieders.
Trainee Contractbeheer
Voor de Gemeente Eindhoven zijn we op zoek naar een Trainee contractbeheer voor de vakgroep Inkoop en Contractmanagement.
We bieden een mooi Traineeship waarin startende inkoop en contractmanagement (IC) professionals een stevige basis kunnen leggen voor kennis en kunde in het sociaal domein op IC gebied. De werkzaamheden/aandachtsgebieden binnen contractbeheer zullen in afstemming worden vastgesteld.
Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven? Je werkt mee aan het correct, volledig en tijdig borgen van alle contracten van de afdeling inkoop, subsidie en contractmanagement (ISCM) van het sociaal domein. Tactisch contractbeheer is de basis voor het contractmanagement en je zorgt voor efficiënte werkprocessen. Daarnaast ondersteun je de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakgroep subsidies desgewenst.
Wij zoeken een collega die de uitdaging aangaat om samen met onze enthousiaste vakgroep, de ISCM Desk, de contractgegevens verder op orde gaat brengen.
Naast de gemeente brede kernwaarden Eigenaarschap, Vertrouwen en Samenwerken is het voor deze functie belangrijk dat je accuraat, resultaatgericht en flexibel bent en goed kunt organiseren en opvolgen. Een inkoppertje bij een “Desk” is natuurlijk dat communicatie en klant- en servicegerichtheid je tweede natuur is.
- Als uitvoerder van het tactisch inkoop- en subsidieproces onderhoud je de contractbeheersystemen door contractwijzigingen- en beëindigingen volledig, correct en tijdig door te voeren.
- Je vindt het leuk om mee te denken over de inrichting en optimalisatie van de contractbeheersystemen. Voor aanbieders ben je eerste aanspreekpunt voor deze systemen en je puzzelt graag mee om alle informatie uit de diverse systemen goed te laten communiceren of op elkaar aan te laten sluiten of te ontsluiten.
- Je ondersteunt en/of organiseert ondersteunende processen zoals het jaarrekeningentraject, jaarlijkse indexaties en contractimplementaties. Je communiceert actief hierover met aanbieders, collega’s en gemeenten.
- Je bent eerste aanspreekpunt voor de aanbieders en de gemeentelijke toegangsteams (telefonisch en via de e-mail). Je beantwoordt proces en contractvragen en haalt actief actuele informatie, wijzigingen en signalen op en informeert de aanbieders, collega’s, regiogemeenten desgewenst.
- Je verwerkt informatie, vragen en signalen die je vervolgens samen met je team gebruikt om efficiëntie aan te brengen in werkprocessen.
- Je verzorgt mailingen in opdracht van- en in afstemming met de opdrachtgevers. Daarnaast onderhoud je onze website in samenwerking met de Webredactie en onze communicatieadviseur.
Ben jij dat “schaap met de vijf poten” die we zoeken? Vind jij het leuk om breed ingezet te worden? Zoek je actief de benodigde samenwerking op? Heb je al kennis van administratieve processen? Signaleer je graag actief? En, vind je het leuk om bij te dragen aan het verbeteren en implementeren van processen?
Collega Loes, Coördinator ISCM Desk-team: “De juiste borging van de contracten maakt dat we goede informatie kunnen opleveren voor het sociaal domein. Omdat alle informatie centraal in ons team verzameld wordt, zijn we de ruggengraat van de afdeling en het inkoop- en subsidiegeweten van Sociaal domein. Het is heerlijk om vraagbaak te zijn en iedereen op weg te helpen. Daar hebben de inwoners, de leveranciers en de gemeente(n) veel profijt van. Fijn dat ik hieraan bij kan dragen”.
Met, en voor wie doe je dat? Je werkt nauw samen met de contractmanagers, de inkoopadviseurs en de subsidieverleners van de afdeling Inkoop, subsidie en contractmanagement. Daarnaast onderhoud je een goed netwerk met de aanbieders en overige afdelingen binnen de gemeente zoals het servicebureau Eindhoven en de (toegangsteams van de) gemeenten waar we de contracten voor beheren. Het sociaal domein van Gemeente Eindhoven werkt samen èn is aanbestedende dienst voor verschillende regio’s: Samen voor Jeugd, 21 voor Jeugd, Bescherm wonen en Leerlingen vervoer. Onze kernactiviteiten zijn inkopen, contractmanagement (contractbeheer) en informatiemanagement.
Hoe maak jij het waar?
- Je hebt een afgeronde studie MBO + of HBO diploma.
- Je hebt minimaal Nevi 1 publiek en/of kennis van het subsidieproces of de bereidheid deze te willen volgen/behalen.
- Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen de overheid, sociaal domein is een pre.
- Je hebt aantoonbare werkervaring op een administratieve afdeling inkoop (bestellen en factureren) en/of een team contractbeheer.
- Je hebt ervaring met Microsoft Office, Excel.
- Kennis van Mercell (Negometrix), Suite en het berichtenverkeer van Vecozo is een pre.
- Ervaring op commercieel-administratief en/of juridisch vlak is een pre.
- Je voegt waarde toe aan onze missie en visie.
Kom jij het maken voor Eindhoven? Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Ook wij denken al na over het 'nieuwe normaal'. Medewerkers zullen minder vanuit kantoor en meer online werken. Dat betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging! Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden wij heel belangrijk. Daarom ontvangen we graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan onze wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.
De Eisen
– Minimaal Nevi 1 publiek en/of kennis van het subsidieproces of de bereidheid deze te willen volgen/behalen.
– Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen de overheid, sociaal domein is een pre.
– Aantoonbare werkervaring op een administratieve afdeling inkoop (bestellen en factureren) en/of een team contractbeheer.
– Ervaring met Microsoft Office, Excel.
– Kennis van Mercell (Negometrix), Suite en het berichtenverkeer van Vecozo is een pre.
– Ervaring op commercieel-administratief en/of juridisch vlak is een pre.
– Je voegt waarde toe aan onze missie en visie.
– Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
– De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
De Wensen
– Je kunt goed organiseren en opvolgen.
– Communicatie en klant- en servicegerichtheid zijn je tweede natuur.
– Je vindt het leuk om mee te denken over de inrichting en optimalisatie van contractbeheersystemen.
– Je puzzelt graag mee om informatie uit diverse systemen goed te laten communiceren, op elkaar aan te laten sluiten of te ontsluiten.
– Je ondersteunt en/of organiseert ondersteunende processen zoals het jaarrekeningentraject, jaarlijkse indexaties en contractimplementaties.
– Je communiceert actief met aanbieders, collega’s en gemeenten over ondersteunende processen.
– Je bent eerste aanspreekpunt voor aanbieders en gemeentelijke toegangsteams (telefonisch en via e-mail).
– Je beantwoordt proces- en contractvragen en haalt actief actuele informatie, wijzigingen en signalen op en informeert aanbieders, collega’s en regiogemeenten desgewenst.
– Je verwerkt informatie, vragen en signalen en gebruikt deze samen met je team om efficiëntie aan te brengen in werkprocessen.
– Je verzorgt mailingen in opdracht van en in afstemming met de opdrachtgevers.
– Je onderhoudt de website in samenwerking met de Webredactie en communicatieadviseur.
– Je zoekt actief de benodigde samenwerking op.
– Je hebt al kennis van administratieve processen.
– Je signaleert graag actief.
– Je vindt het leuk om bij te dragen aan het verbeteren en implementeren van processen.
– Je werkt nauw samen met contractmanagers, inkoopadviseurs en subsidieverleners.
– Je onderhoudt een goed netwerk met aanbieders en overige afdelingen binnen de gemeente.
– Je bent bereid om minder vanuit kantoor en meer online te werken.
– Diversiteit en gelijke kansen zijn belangrijk; je bent welkom ongeacht achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.
– In de persoonlijke motivatie wordt graag een onderbouwing ontvangen waaruit blijkt dat je over de gevraagde competenties beschikt.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!