Projectsecretaris -Aanbesteding Sociaal Domein

Binnen de gemeente Utrecht werken we elke dag aan een sterke sociale basis voor onze inwoners. Team Samenleving speelt hierin een belangrijke rol en zet zich in voor thema’s zoals vrijwilligersondersteuning, mantelzorg en welzijn. Voor een aankomend inkooptraject binnen deze domeinen zoeken wij een projectsecretaris die overzicht houdt, structuur brengt en zorgt dat alles soepel verloopt. In deze rol ondersteun je het projectteam van begin tot eind en zorg je ervoor dat processen strak georganiseerd zijn, afspraken worden nagekomen en alle betrokkenen goed geïnformeerd blijven. Je beweegt makkelijk tussen organiseren, communiceren en administreren en draagt bij aan een zorgvuldig en transparant traject. Dit is je werk: Als projectsecretaris werk je binnen team Samenleving, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling. Je ondersteunt een inkooptraject gericht op vrijwilligersondersteuning en mantelzorgondersteuning. Samen met een projectleider, inkoper en adviseurs zorg je ervoor dat alle fases van het traject goed verlopen. Je werkzaamheden verschuiven gedurende het traject: van het organiseren van bijeenkomsten in de stad tot het ondersteunen van interne besluitvorming en het bewaken van de voortgang. Je zorgt ervoor dat informatie helder is en goed wordt vastgelegd, zodat het proces altijd inzichtelijk blijft. Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Vastleggen, beheren en bewaken van afspraken en documenten binnen het project
• Ondersteunen bij het vertalen van projectdoelen naar concrete acties
• Organiseren van bijeenkomsten met inwoners, partners en interne stakeholders
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over het (praktische)proces
• Verzorgen van communicatie en informatievoorziening richting betrokkenen
• Ondersteunen van de projectleider in dagelijkse werkzaamheden
• Monitoren van voortgang en signaleren van knelpunten
• Verzamelen en structureren van relevante projectinformatie Dit is je werkplek: Je maakt deel uit van team Samenleving, een groep van circa 20 betrokken collega’s die werken aan maatschappelijke thema’s binnen de gemeente Utrecht. Het team werkt nauw samen met andere teams zoals Sport en Utrecht voor Iedereen om de sociale basis in de stad te versterken. Je werkt samen met verschillende interne en externe partners en bouwt snel een breed netwerk op.