Administratief medewerker-senior administratief ondersteuner reorganisatie

De functie Voor Saxion zijn wij op zoek naar een zeer ervaren en nauwkeurige administratief ondersteuner die het HR-projectteam tijdelijk versterkt tijdens een omvangrijke reorganisatie.

De reorganisatie bevindt zich in een cruciale fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en waarin op verschillende momenten formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers moet worden verzorgd. De functie vraagt daarom om iemand die uiterst zorgvuldig, zelfstandig en discreet werkt en ruime ervaring heeft met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en het verzorgen van personeelscommunicatie waarbij grote zorgvuldigheid is vereist. Een belangrijk onderdeel van de functie is het voorbereiden, samenvoegen, controleren en administratief verwerken van grote aantallen gepersonaliseerde personeelsbrieven en andere formele correspondentie. Je werkt hierbij met verschillende bestanden en gegevensbronnen. Je controleert niet alleen of de communicatie technisch correct is gegenereerd, maar controleert ook actief de onderliggende gegevens. Je signaleert afwijkingen, ontbrekende gegevens, dubbele records en andere mogelijke fouten voordat communicatie wordt verzonden. Nauwkeurigheid en kwaliteitscontrole zijn in deze functie essentieel. Je bent je bewust van de impact die een fout in deze fase kan hebben op medewerkers.

Wat ga je doen? Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• het administratief voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau;
• het uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word;
• het beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten en het actief signaleren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens;
• het zorgvuldig controleren van de uitkomsten van samenvoegbewerkingen en het waar nodig corrigeren van gegevens of signaleren van afwijkingen;
• het vanuit grote samengevoegde bestanden zorgvuldig opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven;
• het gereedmaken van individuele correspondentie voor verzending en het zorgdragen voor een correcte administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers;
• het controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld;
• het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie;
• het zorgvuldig administreren en bijhouden van de voortgang en de status van verschillende communicatiemomenten;
• het bewaken van deadlines en het tijdig signaleren van eventuele knelpunten;
• het ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie.

Wie zoeken wij? We zoeken een ervaren administratief professional die uitblinkt in het zorgvuldig verwerken en controleren van grote hoeveelheden gegevens en vertrouwelijke informatie en een scherp oog heeft voor detail. Je bent iemand die niet zomaar uitgaat van de juistheid van een aangeleverd bestand. Je controleert, vergelijkt, signaleert en vraagt door wanneer iets niet klopt.

Must-haves Je beschikt aantoonbaar over:

• ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten;
• ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten;
• aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie;
• zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken;
• ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens;
• ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• een zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn;
• uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines;
• het vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat.

Pré's Het is een sterke pré wanneer je beschikt over:

• ervaring binnen het hoger onderwijs;
• ervaring met HR-administratie.

Persoonsprofiel Je bent zorgvuldig, discreet, zelfstandig en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en begrijpt dat de communicatie die je voorbereidt voor medewerkers grote persoonlijke betekenis kan hebben. Je houdt van structuur, controle en overzicht. Je werkt graag met grote hoeveelheden gegevens en documenten en vindt het vanzelfsprekend om te controleren of alles klopt. Tegelijkertijd ben je alert: als iets niet logisch lijkt, ga je op onderzoek uit. Je wacht niet af, maar signaleert afwijkingen en stemt waar nodig tijdig af met het HR-projectteam.

Waarom deze functie? Je gaat aan de slag in een cruciale fase van een omvangrijke reorganisatie binnen het hoger onderwijs. Jouw werk draagt direct bij aan een zorgvuldige en professionele uitvoering van een traject dat grote impact heeft op medewerkers. Deze functie vraagt om meer dan alleen administratieve vaardigheden. We zoeken iemand die nauwkeurigheid als tweede natuur heeft, grote hoeveelheden vertrouwelijke informatie zorgvuldig kan verwerken en begrijpt dat achter ieder bestand en iedere brief een medewerker zit.