Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse bij Gemeente Breda ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of als plannen veranderen. Je weet wat belangrijk is en wat even kan wachten. Je werkt nauw samen met het bestuur en bent een buffer tussen de interne organisatie en de buitenwereld. Je beheert agenda’s en stelt prioriteiten op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen. Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie en schakelt snel als agenda’s wijzigen. Samen met je collega bereid je het wekelijkse directeurenoverleg voor, draag je zorg voor het aanleveren van de stukken en het klaarmaken van de agenda. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt voor een gastvrije ontvangst. Je bewaakt de voortgang van afspraken en regelt vervoer, etentjes en attenties. Je signaleert knelpunten in de planning, plant vooruit en zorgt dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is. Wat neem je mee? Jij bent doortastend, assertief en hebt een gezonde dosis humor. Je kunt goed relativeren en schakelt makkelijk tussen verschillende belangen. Je bent zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Daarnaast heb je: Mbo+ of hbo werk- en denkniveau. Een afgeronde secretariële opleiding, zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement. Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie. Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en een positieve, proactieve werkhouding. Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Digitale vaardigheden, o.a. in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.