Managementassistent Directiesecretariaat

Functiebeschrijving Managementassistent Directiesecretariaat Waternet zoekt een verbindende, proactieve en organisatorisch sterke Managementassistent Directiesecretariaat. In deze rol ben je de steun en toeverlaat van één van de directeuren van Waternet, verzorg je de secretariële en facilitaire zaken en bekleed je een vertrouwenspositie. Wat ga je doen en waar draag je aan bij? Als Managementassistent Directiesecretariaat ben je het eerste aanspreekpunt voor één van de directeuren en daarmee een representatief visitekaartje voor de gehele directie. Je bent zowel intern als extern de spil in het web. Daarnaast fungeer je als een volwaardig sparringpartner en word je actief betrokken bij de werkzaamheden van de directeur. Je bent een secretaresse die weet hoe je moet verbinden, hoe je effectief samenwerkt en hoe je op strategisch niveau toegevoegde waarde creëert. Samen met een hecht team van assistentes zorg je voor een vlekkeloze ondersteuning. Jullie werken nauw met elkaar samen en vangen elkaar waar nodig onderling op. In deze dynamische omgeving bewaak je de voortgang van de besluitvorming en informatiestromen en onderhoud je de administratieve procedures nauwgezet. Je staat relaties professioneel te woord, verstrekt de juiste informatie en verwijst proactief door. Naast je rol als sparringpartner ligt jouw focus op de volgende resultaten en taken:

• Secretariële & administratieve regie: het verzorgen van schriftelijke correspondentie, complex agendabeheer, archivering en het bewaken van de voortgang van actiepunten.
• Vergaderstructuur optimaliseren: het grondig voorbereiden, structureren en verzorgen van de verslaglegging van (directie)vergaderingen.
• Facilitaire organisatie: het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en grotere vergaderingen, inclusief alles wat daarvoor en daarbij nodig is.
• Bestuurlijke sensitiviteit: het feilloos aanvoelen van actuele en gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen. Welkom in het team Als Managementassistent Directiesecretariaat maak je deel uit van het secretariaat dat de directie van Waternet ondersteunt. Je werkt nauw samen in een team van professionele assistentes. Samen vormen jullie de stabiele basis achter de directieleden. Jouw standplaats is het hoofdkantoor in Amsterdam, met de flexibiliteit die past bij een moderne en hybride werkomgeving. Het betreft een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is en waarin jouw organisatietalent direct impact heeft op de effectiviteit van de directie. Wat breng je mee? Als Managementassistent Directiesecretariaat ben je een zelfstandige en zorgvuldige professional met een hoog niveau van professionaliteit. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen, bent communicatief ijzersterk en kunt snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.
• Opleidingsniveau: HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van (Directie-) Managementassistent.
• Werkervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau.
• Kennis & Systemen: Uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePoint.
• Talenkennis: Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Competenties: Je beschikt over een sterk organisatievermogen (plannen en structureren), bent een échte teamplayer (samenwerken), resultaat- en klantgericht, flexibel en je beschikt over de nodige discretie.