Projectsecretaris -Contractteam SAA

Opdrachtomschrijving Voor een groot infrastructureel project in de uitvoeringsfase zijn wij op zoek naar een proactieve Projectsecretaris ter ondersteuning van het Contractteam. Het project bevindt zich in een dynamische omgeving waarin samenwerking, procesbeheersing en nauwkeurigheid essentieel zijn. De projectsecretaris ondersteunt het team in het structureren, organiseren en borgen van de informatie- en besluitvorming, zodat het contractteam optimaal kan functioneren. Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het secretarieel ondersteunen van het procesbeheersings- en contractteam van het project A9BAHO. Je faciliteert de verbinding met de overige teamleden door:

• Het fungeren als aanspreekpunt voor telefonische contacten;
• Het afhandelen, verzamelen en beantwoorden van informatie of het doorverwijzen hiervan;
• Het typen, kopiëren, scannen, verzenden en archiveren van correspondentie, notulen, notities, verslagen en verklaringen;
• Het organiseren van (team)bijeenkomsten. Je plant en organiseert vergaderingen, vergadercycli en aparte overleggen en verzorgt de terugkoppeling daarvan door:
• Het verzorgen van de (toezending van) vergaderstukken;
• Het verzorgen van de verslaglegging van in- en externe vergaderingen;
• Het uitwerken en verspreiden van verslagen;
• Het bewaken van actielijsten;
• Het monitoren van afspraken. Samen met anderen Binnen de organisatie ben je voor je collega’s een spin in het web voor praktische zaken. Je bent communicatief vaardig, hebt een open uitstraling, onderkent de diverse belangen en luistert goed. Je bent stressbestendig en weet door samen te werken een gezamenlijk resultaat te behalen voor het project A9BAHO van het programma Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). Ook werk je hierbij samen met de projectondersteuner van A9BAHO en vervangt deze bij afwezigheid. Elke dag beter Je bent proactief en accuraat en zoekt altijd naar verbetering. Je deelt actief kennis en ervaringen binnen jouw vakgebied binnen de organisatie. Resultaat opdracht De projectsecretaris heeft het projectteam volledig ondersteund door structuur, overzicht en continuïteit te organiseren binnen alle projectprocessen. Door tijdige voorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en zorgvuldige documentbeheersing is een betrouwbare en actuele informatievoorziening gerealiseerd. Hierdoor kan het projectteam efficiënt samenwerken, besluiten goed onderbouwen en de projectvoortgang beheerst uitvoeren. Meest essentiële competenties
• Je bent RADIO-V: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
• Je bent stressbestendig.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je kunt goed analyseren.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je bent omgevingsbewust (je weet wat er binnen de organisatie speelt).
• Je beweegt effectief binnen een internationale context, begrijpt culturele verschillen en weet soepel te schakelen met mensen uit verschillende landen. Eisen & wensen Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen, plus de mate waarin hieraan voldaan wordt, expliciet benoemd worden.