Implementatiemanager Contractmanagementsysteem

De implementatie- en adoptiemanager voert de regie op de implementatie en adoptie van het nieuwe centrale contractmanagementsysteem. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen, organiseren, coördineren en begeleiden van de implementatie- en adoptieactiviteiten en werkt daarbij nauw samen met het adviesteam Contractmanagement, andere betrokken stakeholders en sluit aan bij gesprekken met de leverancier. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: Projectleiding en regie · Treedt op als projectleider voor de implementatie en adoptie van het contractmanagementsysteem. · Stuurt op realisatie van doelstellingen, planning, kwaliteit, capaciteit en beschikbare inzet van de betrokken medewerkers binnen de implementatie. · Voert regie op leverancier, betrokken afdelingen en gebruikersgroepen. · Escaleert knelpunten tijdig en zorgt voor besluitvorming door management en stuurgroep. · Stelt een integraal implementatie- en adoptieplan op waarin processen, rollen, systeeminrichting, communicatie, adoptie en planning in samenhang worden uitgewerkt · Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van afgesproken resultaten en het realiseren van een succesvolle organisatiebrede uitrol. Implementatiebegeleiding · Opstellen en bewaken van de implementatieplanning. · Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, risico’s en mijlpalen. · Ondersteunen bij de voorbereiding van de pilot. · Coördineren van activiteiten tussen projectteam, leverancier en gebruikers. · Bewaken van voortgang en tijdige besluitvorming. Pilotfase · Voorbereiden en begeleiden van de pilot. · Ondersteunen bij de selectie van pilotdeelnemers. · Organiseren van kick-offs, evaluaties en gebruikerssessies. · Vastleggen van bevindingen, risico’s en verbetervoorstellen. · Adviseren over vervolgstappen na afronding van de pilot. Adoptie en verandermanagement · Opstellen van een adoptie- en communicatieaanpak. · Ondersteunen bij stakeholdermanagement. · Creëren van draagvlak bij contractmanagers, leidinggevenden en andere gebruikersgroepen. · Signaleren van weerstand en het formuleren van passende interventies. · Adviseren over inrichting van nieuwe werkwijzen en processen. Proces- en organisatie-inrichting · Adviseert over rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties binnen het contractmanagementsysteem, waaronder de taakverdeling tusen contractmanagers, SIEB, funtioneel beheer en andere betrokkenen. · Ondersteunen bij het vastleggen van werkafspraken. · Adviseert over de inrichting van beheer- en ondersteuningsprocessen na ingebruikname van het systeem, waaronder meldingenafhandeling, functioneel beheer, ondersteuning van gebruikers en de samenwerking met KC BVS. Rapportage en besluitvorming · Voorbereiden van managementrapportages. · Opstellen van voortgangsrapportages. · Voorbereiden van besluitvormingsmomenten. · Helpen bij het uitwerken van scenario’s rondom uitrol en licentiegebruik. Resultaat Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten gerealiseerd: · Een succesvol uitgevoerde pilot. · Inzicht in benodigde processen, rollen en autorisaties. · Een gedragen implementatie- en uitrolplan. · Een duidelijke adoptieaanpak voor de organisatie. · Adviezen voor de verdere organisatiebrede uitrol. · Een beheersbare en realistische planning voor de vervolgfase. Competenties · Verbindend, overtuigend en communicatief sterk. · Resultaatgericht, met sterke regievoering in complexe stakeholderomgevingen. · Organisatie- en omgevingssensitief, met politiek-bestuurlijke antenne. · Zelfstandig, proactief en besluitvaardig. · In staat structuur aan te brengen in een dynamische omgeving. · Praktisch ingesteld: adviseert én organiseert. · Standvastig en koersvast.