Twee opvangcoördinatoren voor oekraïense ontheemden

Beste leverancier, Gemeente Leiden nodigt u uit om een offerte aan te bieden op deze nadere uitvraag van het 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waar u op ingediend heeft. Gemeente Leiden is op zoek naar een FUNCTIE. Voor een uitgebreidere functieomschrijving verwijzen wij u naar de Uitnodiging tot inschrijving FIUNCTIE De tender waar u nu voor uitgenodigd bent is een nadere uitvraag vanuit de 'DAS Inhuur Gemeente Leiden' waarop u bent doorgelaten o.b.v. een door u aangegeven kwalificatie. Het betreft een uitvraag voor de categorie: CATEGORIE Inschrijvingen zullen worden beoordeeld op criteria: Motivatiebrief, Curriculum Vitae, interview en prijs. Aan de toelating tot deze nadere uitvraag kunnen geen rechten op opdrachten worden ontleend. De Opdracht De gemeente Oegstgeest biedt sinds 2022 opvang aan Oekraïense ontheemden als onderdeel van de landelijke opvangopgave. Hiervoor zijn twee opvanglocaties ingericht. Het Dienstencentrum biedt plaats aan 70 bewoners. Daarnaast beschikt de gemeente over een tweede opvanglocatie, het Hoefijzergebouw, met een capaciteit van 64 bewoners. Om de continuïteit en kwaliteit van de opvang te waarborgen, is de gemeente op zoek naar twee opvangcoördinatoren. De opvangcoördinatoren zijn eindverantwoordelijk voor de opvang van Oekraïense bewoners op beide locaties. De wijze waarop deze verantwoordelijkheid wordt ingevuld verschilt echter per locatie. Op de locatie Dienstencentrum zijn de opvangcoördinatoren verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie, uitvoering en de totale exploitatie van de opvanglocatie. Vanuit een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de locatie dragen de coördinatoren bij aan een veilige, stabiele en leefbare opvangomgeving voor bewoners. De opvangcoördinatoren coördineren de dagelijkse gang van zaken op de locatie, signaleren en adresseren knelpunten en onderhouden contacten met bewoners, medewerkers en samenwerkingspartners. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met het facilitair beheer, de partij die verantwoordelijk is voor het beheer van de locatie, onder meer ten aanzien van receptie, onderhoud, inrichting, inventaris en de verstrekking van startpakketten aan nieuwe bewoners. In het Hoefijzergebouw wordt de woon- en programmabegeleiding uitgevoerd door het COA. Daar zijn de opvangcoördinatoren niet verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en vervult het COA de rol van aanspreekpunt voor bewoners en betrokken partijen. De opvangcoördinatoren blijven wel eindverantwoordelijk voor de opvang van de Oekraïense bewoners en onderhouden/initiëren periodiek overleg met de locatiemanager van het COA over uitvoering van de begeleiding, incidenten en andere situaties die om afstemming of opschaling vragen. De functie wordt uitgevoerd door twee opvangcoördinatoren die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de opvang. Beide coördinatoren zijn 24 uur per week inzetbaar en hebben één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht. Een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de opvanglocatie is essentieel om goed contact te onderhouden met bewoners, signalen tijdig op te vangen en bij te dragen aan een veilige en leefbare opvangomgeving. Thuiswerken is in overleg mogelijk. Hierbij geldt dat dit geen standaardonderdeel van de functie is.

Taken en verantwoordelijkheden Voor de locatie Dienstencentrum geldt dat de opvangcoördinatoren verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse coördinatie en uitvoering van de opvang. Inherent aan de functie is dat de opvangcoördinatoren bij ernstige calamiteiten ook buiten werktijden gebeld kunnen worden. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en praktische zaken en het vervullen van een signalerende en doorverwijzende rol.
• Bieden van een luisterend oor en een vertrouwde gesprekspartner zijn, met begrip voor de persoonlijke verhalen en uitdagingen van elke bewoner
• Ontvangen van nieuwe bewoners en verzorgen van een passende introductie.
• Zorgdragen voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving en signaleren van knelpunten, incidenten en ontwikkelingen en waar nodig zorgen voor opvolging of opschaling.
• Onderhouden van contacten met gemeentelijke collega’s, facilitair beheer, beveiliging, regiogemeenten, inwoners, externe partners, vrijwilligersorganisaties en andere betrokken partijen.
• Afstemmen met gemeentelijke overleggroepen (bijv. gericht op veiligheid en zorg) over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Organisatie en afstemming rondom (doorverwijzing voor) afspraken rondom onder meer onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Bijhouden en verwerken van mutaties in de bezetting van de opvanglocaties.
• Afstemmen van de inzet en coördinatie van vrijwilligers.
• Bevorderen van heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

Voor de locatie Hoefijzergebouw vervullen de opvangcoördinatoren een regisserende en verbindende rol namens de gemeente. De dagelijkse woon- en programmabegeleiding wordt uitgevoerd door het COA. De opvangcoördinatoren richten zich op afstemming, samenwerking en ondersteuning bij vraagstukken die de reguliere uitvoering overstijgen. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Fungeren als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van het COA en periodiek afstemmen over de uitvoering van de opvang, ontwikkelingen op locatie en eventuele aandachtspunten.
• Organiseren en faciliteren van structureel overleg tussen de gemeente en het COA en zorgen voor goede afstemming over verantwoordelijkheden, werkafspraken en signalen vanuit de locatie.
• Beschikbaar zijn als sparringpartner voor het COA bij vraagstukken, knelpunten of situaties waarin aanvullende afstemming met de gemeente nodig is.
• Ondersteunen bij incidenten, complexe casuïstiek en andere situaties waarbij opschaling binnen de gemeente of regio nodig is, bijvoorbeeld wanneer deze niet binnen de reguliere COA-processen kunnen worden opgelost.
• Verbinden van het COA met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en regiogemeenten wanneer aanvullende inzet, besluitvorming of afstemming nodig is.
• Bewaken van de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de opvang van Oekraïense bewoners op de locatie. Gedurende de looptijd van de overeenkomst zullen de bewoners verhuizen naar een nieuwe opvanglocatie. De opvangcoördinatoren spelen een belangrijke rol in deze overgang en zijn verantwoordelijk voor:

• Het begeleiden van bewoners bij de verhuizing naar de nieuwe locatie.
• Het coördineren van de operationele overgang.
• Het afstemmen van gewijzigde afspraken rondom beveiliging en facilitair beheer. Na de verhuizing kan de opdracht een andere invulling krijgen en kan van bewoners een grotere mate van zelfredzaamheid worden verwacht. Dit is echter afhankelijk van de definitieve keuze voor de toekomstige huisvestingssituatie.

Profiel De gemeente zoekt zelfstandige, flexibele en daadkrachtige professionals die gemakkelijk schakelen tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe partners. De opvangcoördinatoren beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden en weten zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten rust, overzicht en structuur te behouden. Door een betrokken en proactieve houding leveren de coördinatoren een belangrijke bijdrage aan een veilige en leefbare opvang.