Kwartiermaker/ Coördinator -Facilitaire Zaken

Opdrachtomschrijving Voor de coördinatie en optimalisatie van facilitaire en Arbo zaken op 12 locaties waar Oekraïense ontheemden zijn gehuisvest, zoeken wij een ervaren Kwartiermaker/Coördinator. In deze rol ben je eindverantwoordelijk voor de facilitaire organisatie en zorg je dat alle processen van schoonmaak en onderhoud tot beveiliging en RI&E, efficiënt, veilig en volgens wet- en regelgeving verlopen. Daarnaast stuur je huismeesters functioneel aan, zodat de uitvoering op locatie soepel verloopt. Ook de functionele aansturing van een junior projectleider valt onder je verantwoordelijkheid. Door jouw zichtbare aanwezigheid op de locaties weet je wat er speelt en vertaal je signalen naar zowel operationele verbeteringen als strategische keuzes. Omdat facilitaire en veiligheidsvraagstukken zich ook buiten kantooruren kunnen voordoen, wordt er gewerkt met een bereikbaarheidsdienst in de avonden en weekenden. Je adviseert gevraagd en ongevraagd over facilitaire, huisvestings- en veiligheidsvraagstukken en draagt bij aan de verdere professionalisering van de facilitaire organisatie. Een belangrijke opgave binnen deze functie is het voorbereiden van de overdracht van werkzaamheden naar de gemeentelijke afdeling Facilitaire Zaken. Hiervoor breng je processen, taken, verantwoordelijkheden en dienstverlening in lijn met de gemeentelijke werkwijze en zorg je voor een soepele implementatie en borging. Daarnaast lever je, in samenspraak met het hoofd Facilitaire Zaken, een actieve bijdrage aan het ontwikkelen van een helder dienstverleningsmodel voor de opvanglocaties, inclusief afspraken over producten, diensten, rollen en verantwoordelijkheden. In deze rol ben je verantwoordelijk voor een veilige woonomgeving voor de Oekraïense ontheemden en zorg je voor een goed georganiseerde en veilige facilitaire dienstverlening. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiden van de overdracht van werkzaamheden naar de gemeentelijke afdeling Facilitaire Zaken. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Regie voeren over facilitaire processen (onderhoud, schoonmaak, catering, veiligheid).
• Voorbereiden van overdracht van werkzaamheden naar de gemeentelijke afdeling Facilitaire Zaken
• Implementeren en borgen van Arbo- en veiligheidsbeleid, inclusief RI&E en BHV-organisatie, en toezien op naleving van wet- en regelgeving.
• Functioneel aansturen van huismeesters, verzorgen van toolboxmeetings en zorgen voor duidelijke werkafspraken.
• Inkopen (aanbesteden) van allerhande facilitaire zaken
• Coördineren van leveranciers (zoals onderhouds-, schoonmaak- en beveiligingspartijen ) en het bewaken van contractafspraken.
• Signaleren en oplossen van knelpunten in huisvesting, facilitaire voorzieningen en Arbo zaken.
• Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving (Arbowet, brandveiligheid, BHV).
• Bewaken van budgetten en rapporteren over voortgang.
• Samenwerken met gemeentelijke afdelingen maatschappelijk vastgoed en Arbo en diverse externe partijen. Kennis en ervaring
• Je hebt ervaring met het functioneel aansturen van uitvoerende medewerkers;
• Ervaring met dienstverlening (aan kwetsbare groepen) en het aansturen van uitvoerend personeel (zoals huismeesters) is een pré;
• Je hebt kennis van inkoop- en contractmanagement en facilitaire processen;
• Je hebt ook kennis van RI&E, BHV en relevante wet- en regelgeving. Competenties
• Organisatiesensitiviteit
• Organisatievermogen
• Resultaatgerichtheid
• Besluitvaardigheid
• Proactief handelen Beoordelingscriteria
• Je hebt Hbo/WO werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring als Projectleider of Coördinator in facilitaire dienstverlening en Arbo/veiligheid;
• Je bent organisatorisch sterk en kunt goed overzicht houden over meerdere locaties;
• Je bent communicatief vaardig en kunt schakelen met diverse stakeholders;
• Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en stressbestendig;
• De gevraagde kennis en ervaring.