Strategisch Adviseur -Projectleider

De gemeente Eindhoven groeit en de complexiteit van de financiële beheersing neemt toe met name op het vlak van de investeringen en projecten. Bij de implementatie van ons nieuwe financieel systeem in 2025 hebben we met de historische uitgangspunten en geldende financiële kaders een best mogelijke oplossing in ons pakket ERPx geïmplementeerd. We zien nu dat dit tot ongewenste effecten leidt. De huidige werkwijze zorgt voor een hoge administratieve last en de processen en werkinstructies van de projectbeheersing (incl. budgetoverhevelingen) en P&C cyclus sluiten nog niet goed op elkaar aan. Daarnaast zien we als ongewenst effect dat het aantal begrotings- en planningswijzigingen (investeringsbegroting/exploitatiebegroting) enorm is gestegen. We constateren ook dat in het verleden (met gegronde reden) gekozen is om een hoge mate van detail in onze administratie op te nemen die op onderdelen ook in andere subadministraties/zaaksystemen wordt vastgelegd. Soms is dit vanuit bijvoorbeeld IV3 of fiscaal oogpunt noodzakelijk, maar de hoge mate van detail loopt ons nu voor de voeten bijvoorbeeld bij doorontwikkelingsvraagstukken waarbij we o.a. kijken hoe we periodiek prognoses kunnen vastleggen, maar ook bij transparantie, capacitaire inzet en sturing op de hoofdzaken. We zien ook dat de leefwereld en informatiebehoefte van bijvoorbeeld de projectleider soms op gespannen voet staat met de wettelijke financiële kaders en ook tot een hoge mate van detail leidt in de administratie. Dit vraagt om de gekozen financiële kaders en uitgangspunten rondom de investeringen en projectbeheersing tegen het licht te houden, de huidige procesinrichting onder de loep te nemen, beeld te krijgen bij de gewenste stuur- en beheersingsinformatie bij de verschillende actoren in het proces en de vertaling te maken naar de inrichtingsvereisten en technische mogelijkheden in ERPx. Het uiteindelijke doel is:

• Vereenvoudigen van de huidige werkwijze en daarbij: o de administratieve lasten te verlagen; o transparantie te vergroten; o efficiëntere en duidelijke inrichting van de processen waarbij de projectbeheersing, planning & control en de systeeminrichting beter op elkaar aansluiten; o elimineren van dubbele vastleggingen (waar dit mogelijk is)
• De voorspelbaarheid en kwaliteit van de financiële sturing te vergroten Jouw rol: In jouw rol sta je aan de lat voor:
• Het in beeld brengen van de huidige IST situatie (financiële kaders, proces en systeeminrichting)
• Het uitwerken van en adviseren aan de ‘stuurgroep continu verbeteren’ over de SOLL situatie (financiële kaders, proces en systeeminrichting)
• Vertalen van de SOLL situatie naar de inrichting in ERPx Met wie werk je samen? Je werkt in de afdeling concernfinanciën, onderdeel van de sector Control. De afdeling Concernfinanciën is verantwoordelijk voor het inzichtelijk hebben en houden van de financiële positie van de gemeente en is één van de 5 afdelingen binnen de sector Control. Centraal binnen deze afdeling staat het opstellen en bewaken van de gemeentebrede financiële en fiscale kaders & richtlijnen en de advisering over en de coördinatie van de Planning & Control cyclus. Als onderdeel van deze centrale taken zijn een aantal (specialistische) onderwerpen bij de afdeling belegd zoals de advisering over en het beheer van de Financiële verhoudingen (Gemeentefonds), Treasury, Reserves en voorzieningen, Investeringen (Activa) en (Rijks)Fiscaliteiten. Je zult hierbij binnen de afdeling voornamelijk samenwerken met de collega’s die zich bezig houden met de financiële en fiscale kaders en de specialist investeringen. Binnen de breedte van sector control werk je samen met de financieel en (sr) business controllers die de lijnorganisatie van met name het cluster ruimtelijk, economische opgave (reo) ondersteunen. Buiten de sector control heb je afstemming met de functioneel beheerder/strategisch adviseur van ERPx&Cognos en met de afdeling programma en projectbeheersing die gepositioneerd zijn binnen het cluster ruimtelijk, economische opgave.