Secretaris dni

Opdrachtomschrijving De openbare bibliotheken van Nederland zijn zelfstandige organisaties die steeds intensiever samenwerken aan digitale voorzieningen en publieksdiensten - op basis van gezamenlijke afspraken in plaats van centrale regie. De KB werkt daarin als aanjager en verbinder en vervult een nationale regierol. Die landelijke samenwerking is georganiseerd in netwerktaken: gezamenlijke opgaven waarop de bibliotheken samen afspraken maken en voorzieningen ontwikkelen. De netwerktaak Digitale Netwerkinfrastructuur (DNI) gaat over de gezamenlijke digitale infrastructuur en dienstverlening van het netwerk.

Voor de netwerktaak DNI is een secretaris nodig die regie voert op de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen het netwerk. De secretaris bewaakt de samenhang tussen strategie, uitvoering en governance, zorgt voor structuur en continuïteit, en fungeert als verbindende schakel tussen Netwerkcommissie, Netwerkoffice, Expertgroep en andere netwerkpartijen. De secretaris stuurt actief op de voortgang en planning van de besluitvorming rondom WaU en het informatieplan en houdt daarbij overzicht over meerdere parallelle processen en trajecten. Proactiviteit is hierbij essentieel: de secretaris anticipeert op besluitvormings- en planningsmomenten, signaleert tijdig en stuurt waar nodig bij. De rol wordt onafhankelijk vervuld voor het gehele OB-netwerk.

De secretaris

• Stuurt op de voortgang en planning van de besluitvorming rondom WaU en het informatieplan; bewaakt mijlpalen en deadlines en koppelt dreigende vertragingen proactief terug
• Bereidt besluitvorming voor in samenwerking met de betrokkenen en structureert deze; stelt besluitvormingsstukken op en bewaakt deze
• Legt besluiten en acties vast en volgt deze op; ondersteunt de afstemming met achterban en gremia
• Bewaakt de samenhang tussen strategie en uitvoering en vertaalt besluiten naar implicaties voor portfolio en projecten
• Houdt overzicht bij meerdere parallelle processen en trajecten, bewaakt tijdslijnen actief en stuurt bij waar nodig
• Zorgt voor eenduidige en tijdige communicatie en is aanspreekpunt richting het netwerk
• Signaleert knelpunten, afhankelijkheden en risico’s en adviseert de voorzitter en het Netwerkoffice
• Verbindt onderwerpen met de bredere netwerkagenda en organiseert en faciliteert (werk)sessies

Concrete resultaten

• Goed voorbereide en gestructureerde besluitvorming voor Netwerkcommissie, Netwerkoffice en Expertgroep DNI: actuele agenda’s, besluitvormingsstukken en besluiten- en actielijsten
• Een actueel, integraal overzicht van besluiten, acties en onderlinge afhankelijkheden binnen het netwerk
• Een actuele planning/roadmap van de besluitvorming rondom WaU en het informatieplan, met bewaakte mijlpalen en tijdige signalering van dreigende vertraging
• Heldere, navolgbare vastlegging en terugkoppeling van besluiten richting gremia en achterban
• Effectieve afstemming tussen gremia en stakeholders, met een verbindende lijn naar de bredere netwerkagenda

Achtergrond opdracht Het versterken van de Netwerktaak DNI gebeurt onder meer vanuit het programma Werk aan Uitvoering (WaU): een nationaal overheidsprogramma, gefinancierd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, dat uitvoeringsorganisaties versterkt. De KB ontvangt hieruit 33 miljoen euro over de periode 2023 - 2031 om de digitale infrastructuur en dienstverlening van de openbare bibliotheken te versterken, met concrete resultaten op het gebied van onder meer datavolwassenheid, digitale toegankelijkheid, authenticatie en gezamenlijke webinfrastructuur. DNI opereert in een complex netwerk met meerdere gremia - Netwerkcommissie, Netwerkoffice en Expertgroep - met uiteenlopende belangen en sterke onderlinge afhankelijkheden. Niet op alle onderwerpen is expliciet mandaat belegd, waardoor zorgvuldige afstemming, centrale coördinatie en consistente informatievoorziening essentieel zijn.

Eisen HBO/WO- werk en denkniveau Affiniteit met digitalisering en IT Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris of in een coördinerende/regisserende rol binnen een complexe, bestuurlijke netwerkomgeving Sterk in zowel proces als inhoud; proactief en adviserend ingesteld Bestuurlijke sensitiviteit Sterk analytisch, structurerend en verbindend vermogen Ervaring met het opstellen en beheren van planningen, tijdslijnen en roadmaps Goede redactionele vaardigheden in het Nederlands, voor besluitvorming- en overlegstukken Hybride werken, gewenst is twee dagen in de week op kantoor maar dit is geen vereiste, hierin wel enige flexibiliteit gevraag waar nodig Beschikbaar voor een intakegesprek op vrijdag 17 juli a.s. om 10.00, 11.00 of 12.00 uur