Adviseur implementatie promotievolgsysteem

Opdrachtomschrijving Aan de UvA loopt sinds 2024 een project ter verbetering van het promotieproces waarbij promovendi, promotores en ondersteunende betrokkenen gedurende het volledige promotietraject zo goed als mogelijk ondersteund worden door een gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en transparant informatiesysteem Hora Finita. Het doel in 2026 van het project is: Hora Finita en het UvA-brede promotievolgproces volledig in te richten en te testen, inclusief iteratieve demos, feedbackrondes en correcties met projectgroep en key users. De benodigde technische infrastructuur en koppelingen te realiseren, zoals HR-, SIS-, Pure-, SURFconext- en iThenticate‑integraties, en het structureel beleggen van functioneel en procesbeheer binnen de UvA. De datamigratie van relevante promotiedata naar Hora Finita uit te voeren, inclusief voorbereiding, opschoning, testmigraties en definitieve migratie richting livegang. Per faculteit de implementatie te organiseren, met een facultair implementatieplan, gebruikersvoorbereiding, testen, training en gebruikersacceptatie in de periode tot en met Q3 2026. In Q4 2026 UvA-breed live te gaan met Hora Finita, zodat het systeem vanaf 2027 verder kan worden geoptimaliseerd. Jouw rol: Voor dit project is behoefte aan een adviseur met aantoonbare kennis en ervaring met promotievolgprocessen binnen een Nederlandse universiteit, zowel vanuit de rol van promotor als vanuit administratieve/ondersteunende functies. De adviseur wordt ingezet om de projectorganisatie te voorzien van inhoudelijke expertise over het volledige promotietraject, de bijbehorende administratieve processen en de knelpunten in de praktijk om praktijkervaring vanuit faculteiten te vertalen naar eisen en wensen voor het nieuwe promotievolgsysteem, en om de projectleider en deelprojectleider te adviseren over de inrichting en uniformering van het promotievolgproces en de implicaties daarvan voor governance, werkwijzen en systemen.