Coördinator Verandering & Communicatie

Een overheidsorganisatie vervangt haar huidige, circa twintig jaar oude, bedrijfsvoeringssystemen. De ondersteuning van deze systemen loopt af en zij sluiten onvoldoende aan op de huidige ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening. Om de vervanging integraal en tijdig te realiseren en tegelijkertijd processen te moderniseren en te standaardiseren, is een programma voor de vernieuwing van bedrijfsvoeringssystemen gestart. Dit programma richt zich op de selectie en implementatie van applicaties voor: HR- en salarisprocessen; Financiële processen en een deel van de inkoopprocessen; Projectbeheersing, waaronder het beheer van omvangrijke projecten. Naast de noodzakelijke vervanging biedt het programma kansen voor efficiëntere processen, verbeterde managementinformatie en een toekomstbestendige basis voor verdere ontwikkeling van werkwijzen. De organisatie maakt de overgang van maatwerkoplossingen naar standaardapplicaties en gestandaardiseerde processen. Hiermee wordt de afhankelijkheid van complex maatwerk verminderd en kan beter worden aangesloten op ontwikkelingen in de IT-markt. Voor medewerkers die met de huidige systemen werken, betekent dit programma een ingrijpende verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. Voor de gehele organisatie geldt dat er meer gebruik zal worden gemaakt van selfserviceprocessen en dat werkzaamheden volgens uniforme standaarden worden uitgevoerd. De focus ligt in de komende fase op de implementatie van een nieuw HR-systeem, gevolgd door de invoering van nieuwe systemen voor financiën, inkoop en projectbeheersing. Voor de uitvoering van een integrale verander- en communicatieaanpak beschikt de organisatie niet over voldoende interne capaciteit en specialistische expertise. Daarom wordt externe ondersteuning gezocht voor de rol van Coördinator Verandering en Communicatie. Je werkzaamheden: Je bent verantwoordelijk voor het aansturen van de werkgroep Verandering en Communicatie. De werkgroep maakt in eerste instantie deel uit van een project gericht op de implementatie van een nieuw bedrijfsvoeringssysteem. Je werkt daarbij onder verantwoordelijkheid van de projectleider. De werkgroep is verantwoordelijk voor het plannen, ontwikkelen en uitvoeren van veranderactiviteiten en communicatie-uitingen. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een vastgesteld veranderplan. Tijdens de uitvoering worden voortgang, resultaten en ervaringen geëvalueerd, waarna het veranderplan en de interventies waar nodig worden aangepast. De werkgroep ondersteunt daarnaast ook andere projecten binnen het bredere programma voor de vernieuwing van bedrijfsvoeringssystemen. Hierdoor werk je voor meerdere projecten tegelijkertijd en stem je regelmatig af met de programmaleiding om een consistente veranderaanpak te waarborgen. In de eerste fase ligt de nadruk op de voorbereiding van de organisatie op de ingebruikname van een nieuw HR-systeem. In een latere fase verschuift de focus naar projecten op het gebied van financiën, inkoop en projectbeheersing. De werkgroep bestaat, naast de in te zetten coördinator, uit diverse interne specialisten op het gebied van veranderkunde en communicatie, aangevuld met medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie en vertegenwoordigers van relevante medezeggenschapsorganen.