IT assetmanagent

Omschrijving opdracht Het betreft een opdracht voor 6 maanden van 36 uur per week om onze organisatie te ondersteunen bij de verdere professionalisering van IT Assetmanagement, met de optie om de opdracht twee keer met drie maanden te verlengen. Binnen De BUCH is IT Assetmanagement ingericht als centrale functierol binnen de bredere ontwikkeling naar een meer procesgerichte, bestuurbare en aantoonbaar beheersbare I&A-organisatie. Voor de registratie van IT-assets wordt gebruikgemaakt van bestaande voorzieningen, waaronder de CMDB-functionaliteit binnen TOPdesk. De verdere professionalisering vraagt niet alleen om betere registratie, maar vooral om samenhang tussen Assetmanagement, Configuration Management, contractmanagement, leveranciersmanagement en de overige ITSM-processen, waaronder Incidentmanagement, Request Fulfilment, Problemmanagement en Changemanagement. De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen: 1. Professionaliseren, verbinden en bestuurbaar maken van IT Assetmanagement: het uitvoeren van een nulmeting, het prioriteren van verbetermaatregelen en het opleveren van een praktisch toepasbare basisinrichting voor IT Assetmanagement. Door de huidige IT-assetmanager is een basis neergezet. Dit is het uitgangspunt van de verdere doorontwikkeling. De nadruk ligt op analyse, standaardisatie, ontwerp, eerste implementatie en overdracht; volledige organisatiebrede implementatie van alle aanpalende ITSM-processen valt buiten de scope van deze opdracht. Binnen team I&A loopt een bredere ontwikkeling om bestaande ITSM-processen verder aan te scherpen. Waar nodig worden processen beter op elkaar aangesloten. Processen die nog onvoldoende zijn ingericht, worden verder geïmplementeerd. IT Assetmanagement heeft hierin een verbindende en versterkende rol. Betrouwbare informatie over assets, lifecycle, contracten en leveranciers is daarbij randvoorwaardelijk. Dit geldt onder meer voor Configuration Management, Changemanagement, Incidentmanagement, Request Fulfilment, Problemmanagement, Security, Compliance en financiële beheersing. Van IT Assetmanagement wordt een actieve bijdrage verwacht aan deze bredere I&A-veranderopgave. De rol maakt onderdeel uit van de samenwerking waarin procesverbeteringen worden voorbereid, afgestemd en gerealiseerd. Lifecyclemanagement is daarbij een kerntaak binnen IT Assetmanagement. Contractmanagement en leveranciersmanagement worden hiermee in nauwe samenhang bezien. Waar dit organisatorisch logisch en uitvoerbaar is, kunnen deze taken geheel of gedeeltelijk binnen of nabij de ITAM-rol worden gepositioneerd. Daarbij worden de belangrijkste IT-assets, contracten, leveranciersafspraken en CMDB-relaties op hoofdlijnen inzichtelijk en beheersbaar gemaakt. De opdrachtnemer levert een onderbouwd beeld van de huidige uitgangssituatie, een prioriteitenlijst, procesbeschrijvingen voor de kernonderdelen van IT Assetmanagement en een beperkte set rapportages voor managementsturing, auditability, compliance en continue verbetering. De kennis en ideeën van de huidige IT-assetmanager worden benut om de gevraagde verbeterstappen te definiëren. De opdracht richt zich op haalbare eerste resultaten binnen zes maanden en op het voorbereiden van verdere doorontwikkeling na afloop van de opdracht. 2. Coaching, begeleiding en overdracht: 20% van de opdracht wordt besteed aan het begeleiden, coachen en gefaseerd laten ingroeien van de huidige IT Assetmanager in de gekozen werkwijze, rapportages en samenwerkingsafspraken. Doel is dat de IT Assetmanager aan het einde van de opdracht de opgeleverde basis zelfstandig kan voortzetten en de verdere professionalisering stapsgewijs kan oppakken. Voor de periode van zes maanden worden de beoogde resultaten beperkt tot een realistische basis: een nulmeting, een afgebakende proces- en rolbeschrijving, een concept-RASCI voor IT Assetmanagement, kwaliteitsafspraken voor registratie, een eerste set KPI’s/rapportages, advies over de aansluiting op TOPdesk/CMDB en een overdrachts- en ontwikkelroadmap voor de vervolgfase. Takenpakket Bij de uitvoering van de opdracht denken wij aan de volgende activiteiten. Wij vragen opdrachtnemer vanuit zijn/haar expertise mee te denken in de prioritering en fasering van de taken Uitvoeren van een nulmeting op de huidige werkwijze, registraties, rollen, rapportages en knelpunten binnen IT Assetmanagement. 1. Afbakenen van de opdracht, inclusief werkzaamheden die wel en niet tot IT Assetmanagement behoren. 2. Opstellen van een prioriteitenlijst met verbetermaatregelen die binnen zes maanden haalbaar zijn en maatregelen die worden opgenomen in een vervolgfase. 3. Beschrijven van een praktische werkwijze voor IT Assetmanagement, inclusief lifecyclemanagement, registratiekwaliteit, contractrelaties en leveranciersafspraken. 4. Vastleggen van minimale kwaliteitsnormen voor asset- en contractregistratie en het inrichten van een eenvoudige controlecyclus. 5. Verbeteren van de relatie(s) tussen IT-assets, contracten, leveranciers en CMDB-registraties. 6. Structureel en efficiënt inrichten van de aanlevering van gegevens voor de jaarlijkse Benchmark ICT 7. Opstellen van een beperkt rapportageformat voor contracttermijnen, budgetsignalen, risico’s, complianceverplichtingen en optimalisatiemogelijkheden. 8. Adviseren over de gewenste inrichting van TOPdesk/CMDB voor IT Assetmanagement, zonder volledige technische implementatie binnen deze opdracht te veronderstellen. 9. Opstellen van een concept-RASCI voor IT Assetmanagement en de belangrijkste raakvlakken met Configuration Management, Changemanagement, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën. 10. Beschrijven van de belangrijkste afhankelijkheden en overdrachtsmomenten tussen IT Assetmanagement en de aanpalende ITSM-processen, op het detailniveau dat nodig is voor de basisinrichting. 11. Signaleren van aandachtspunten voor Privacy by Design en Security by Design bij registratie, autorisaties, logging, rapportages en toegang tot gegevens. 12. Opstellen van een ontwikkelroadmap voor de vervolgfase, waarin duidelijk wordt welke verdere procesverbeteringen, toolingkeuzes en governancebesluiten na deze zes maanden nodig zijn. 13. Coachen en begeleiden van de huidige IT Assetmanager bij het toepassen van de werkwijze; dit onderdeel beslaat 20% van de opdracht en omvat kennisoverdracht, gezamenlijke uitvoering, feedbackmomenten, borging van documentatie en overdracht naar zelfstandig werken. Niet binnen de scope van deze opdracht vallen: volledige organisatiebrede implementatie van alle ITSM-processen, volledige herinrichting van TOPdesk SaaS, volledige technische CMDB-implementatie, structurele uitvoering van contract- of leveranciersmanagement namens de organisatie en het zelfstandig oplossen van historische achterstanden buiten de afgesproken prioriteiten.