Programmamanager portfoliomanagement & arbeidscapaciteit

Organisatie De provincie Zuid-Holland bevindt zich in een netwerksamenleving waarin bedrijven, organisaties en inwoners steeds vaker zelfstandig initiatieven nemen. Deze ontwikkelingen vinden zowel individueel als collectief plaats, in diverse sociale verbanden, en zowel offline als online. Als gevolg hiervan verandert de rol van de provincie. Waar de nadruk voorheen lag op het oplossen van problemen, verschuift deze nu naar een rol als procesregisseur. In deze rol vormt de ambtelijke organisatie zich rondom de bestuurlijke ambities uit het Coalitieakkoord, die bekendstaan als de opgaven. De provincie werkt opgavegericht volgens het OGO-model (Opgavegericht organiseren), wat bijdraagt aan een grotere wendbaarheid van de organisatie en betere sturing op maatschappelijke opgaven. Deze transitie naar een opgavegerichte werkwijze is nog niet afgerond. Programma opgavemanagement Het programma opgavemanagement is in 2026 gestart als programma ter aanvulling en versnelling van de bestaande concern verbeteragenda en ingerichte organisatieontwikkeling. Het programma beoogt om vanuit het kader van de Administratieve Organisatie (AO) een versnelling te realiseren en samenhang te creëren tussen initiatieven. Na afronding van het programma zal na afronding in de ‘gewone’ organisatie en organisatieontwikkeling zijn plek moet krijgen. Het programma organiseert dat PZH op een integrale manier aan opgavesturing (opgavemanagement) doet, met als onderdeel daarvan organisatiebreed portfoliosturing (portfoliomanagement). Het doel is de realisatie van het vastgestelde beleid op effectieve en efficiënte wijze. Om versnelling & samenhang te bereiken zal het programma: 1. Veranderaanpak opstellen die versnelling & samenhang waarborgt en hierover rapporteren in de stuurgroep Taken, Financiën en Personeel en het impactteam 2. Een programmateam inrichten van medewerkers (en externen) die het werk aan de AO, opgavemanagement en collectieve sturing & procesverbindingen, op agile manier oppakken. 3. Afstemming tussen lopende initiatieven realiseren (verantwoordelijkheden blijven belegd in de lopende opdrachten en gremia), commitment aan de tijdlijn van het programma wordt afgesproken en gemonitord. 4. Waar niet kan worden voldaan aan de tijdlijn, bijspringen of escaleren waar nodig ter versnelling. 5. Naar gelang de veranderaanpak dit als cruciaal bestempelt, wordt de sturing aangescherpt: aankaarten bij de stuurgroep, aanjagen (en of tot resultaat brengen). Gelet op de aard van het vraagstuk en de context waarin het programma wordt vormgegeven wordt gebruik gemaakt van een agile, kortcyclische aanpak. Deze leent zich beter voor het werken op meerdere sporen tegelijk, met een aangebrachte focus. Bovendien geeft de agile aanpak ruimte voor een Groeimodel. Opdracht programmamanager Het programma wordt aangestuurd via een stuurgroep, aangestuurd door de concerndirecteur (AOG). De programmamanager (AON) stuurt het programmateam aan. In het programmateam heeft als opdracht om:  Collectieve sturing te versterken en te versnellen zodat zo snel mogelijk een scherp ingerichte Administratieve Organisatie tot stand komt die de organisatie filosofie (opgavegericht werken, collectief sturen, warme zakelijkheid) ondersteunt en faciliteert.  Met de AO als kader, integrale aansluiting tussen domeinen te bereiken  Samenhang en aansluiting van processen en systemen waarborgen die de perspectieven op de organisatie ‘Taken

• Financiën
• Personeel’ verbindt.  Versnelling te bieden middels inzet van mensen, middelen, expertise  Begeleiding te bieden in het uitvoeren van de ontwikkelacties en pilotgroepen De programmamanager stuurt het programma aan. Deze rol omvat het geven van richting aan het programmateam en het creëren van de randvoorwaarden waarbinnen het team kan opereren binnen de financiële kaders. Het anticiperen op gevoeligheden, actuele ontwikkelingen en veranderende contexten vormt een belangrijk aspect van deze rol. De programmamanager heeft hierbij een signalerende en proactieve taak, zorgt ervoor dat anderen goed in positie worden gebracht en biedt comfort aan betrokkenen. Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan de Stuurgroep en de Concerndirecteur. Producten die moeten worden gemaakt Aan de takenkant gaat het om het identificeren van de organisatiebrede opgaven (die hun basis hebben in de Omgevingsvisie) en bepalen van de sturing op dit niveau, portfolio management en opdrachten management. Voor de financiële kant gaat het om het realiseren van managementrapportages voor de sleutelrollen (directeuren, opdrachtgevers, p-managers) en het regelmatig opleveren van P&C producten. Aan de personeelskant gaat het om het plannen, het inzichtelijk houden van de bezetting, het steeds up to date houden van de gematchte arbeidscapaciteit en het ondersteunen van de matching met up-to- date informatie. Daarbij hoort ook het koppelen aan de hoofdprocessen. Concreet denken we daarbij aan de volgende producten:  Het opstellen en implementeren van een AO-handboek, met als onderdelen: o Opgavemanagement methodiek o Groeimodel Opgave-management (portfolio+capaciteit) o Het Opgave Management Office (OMO), als doorontwikkeling van het programmateam.  Specificatie van de functionele eisen voor een systeem ten bate van het opgavemanagement, als onderdeel van de implementatie van het AOhandboek. Vervolgens de begeleiding van het inkooptraject van een dergelijk systeem, ondersteund door gespecialiseerde inkoop-collega’s.  Organisatie en coördinatie van de aanpassing van de onderstaande stukken in lijn met het AO-handboek: o organisatieregeling o budgetregeling o mandaatregeling o personeelshandboek o werkingsprincipes. De ontwikkeling en implementatie van deze producten hebben als einddoel om te komen tot integrale opgavesturing, zowel op gebied van inhoud, financiën en arbeidscapaciteit. Profiel van de kandidaat De provincie Zuid-Holland zoekt een omgevingsbewuste verbinder met ruime kennis van en een duidelijke visie op de opgaven. De ideale kandidaat denkt vernieuwend, beschikt over het vermogen om doorbraken te realiseren en heeft een scherp organisatie-inzicht. Een proactieve houding en sterke samenwerkingsvaardigheden zijn noodzakelijk. Door jarenlange ervaring in veranderingsprocessen weet de kandidaat de nodige doorbraken te organiseren. De kandidaat heeft het vermogen om doelen op organisatieniveau te vertalen naar concrete acties en deelprojecten, en hierop voortgang en samenhang te realiseren. De kandidaat heeft bewezen ervaring met procesmanagement, minimaal als projectleider. De kandidaat is omgevingsbewust richting zowel stakeholders van het programma als de teams die binnen het programma werken en weet zo nodig tijdig bij te sturen om de gevraagde doelen te bereiken. Daarnaast is er een bewezen vaardigheid in Agile methodiek.