Projectleider platform MOBW Den Haag

Opdrachtomschrijving De gemeente Den Haag zoekt een ervaren externe projectleider die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling, inrichting en implementatie van het regionale Samenwerkingsplatform Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MO/BW) voor de H5-regio. De projectleider geeft inhoudelijk en organisatorisch leiding aan de verdere uitwerking van het platform zoals beschreven in het conceptadvies en zorgt ervoor dat het platform operationeel kan starten bij ingang van de nieuwe contractperiode. De projectleider werkt nauw samen met gemeentelijke beleidsafdelingen, inkoop, privacy en informatiemanagement, aanbieders van MO/BW, relevante ketenpartners (GGZ, verslavingszorg, woningcorporaties) en eventuele ICT-leveranciers. Het doel is te komen tot een werkend samenwerkingsmodel met gedragen governance, uniforme werkprocessen, een passend digitaal informatiesysteem en een implementatie die breed wordt gedragen.--- Resultaatgebieden 1. Verdere uitwerking samenwerkingsplatform De projectleider: · vertaalt het conceptadvies naar een uitvoerbaar ontwerp; · concretiseert de vier platformfuncties: o matching en plaatsing; o monitoring en capaciteitssturing; o sturing op de transformatieopgave; o de-escalatie en voorkomen van uitzettingen; · formuleert uitgangspunten, werkwijzen en besluitvormingsprocessen. 2. Governance en samenwerking De projectleider: · ontwikkelt de governance-structuur; · begeleidt bestuurlijke en tactische overleggen; · stelt een samenwerkingsovereenkomst/convenant op; · werkt rollen, verantwoordelijkheden en mandaten uit; · organiseert draagvlak bij aanbieders en ketenpartners. 3. Werkprocessen en overlegstructuren De projectleider ontwikkelt: · BW-complex overleg; · crisisoverleg; · analyse-aanbodoverleg; · uitvoeringsoverleg; · escalatie- en besluitvormingsprocedures; · monitoring- en verantwoordingsstructuren. 4. Digitaal informatiesysteem De projectleider: · stelt functionele eisen op; · inventariseert benodigde gegevens en indicatoren; · organiseert de samenwerking tussen gebruikers, informatievoorziening en ICT; · bereidt een aanbesteding of verwerving van een digitaal systeem voor; · zorgt voor aansluiting op gemeentelijke processen, AVG en informatiebeveiliging. 5. Relatie met aanbesteding De projectleider: · ondersteunt bij het opnemen van eisen en voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten; · bewaakt de scheiding tussen marktconsultatie, uitwerking en aanbestedingsprocedure; · zorgt dat gegunde aanbieders kunnen aansluiten op het platform. 6. Implementatie en ingebruikname De projectleider: · stelt een implementatieplan op; · begeleidt de invoering; · organiseert trainingen en communicatie; · zorgt voor bestuurlijke besluitvorming; · begeleidt de overdracht naar de lijnorganisatie.--- Op te leveren producten 1. Projectplan en planning. 2. Governance- en samenwerkingsmodel. 3. Samenwerkingsovereenkomst/convenant. 4. Uitgewerkte werkprocessen en procesbeschrijvingen. 5. Functioneel ontwerp digitaal informatiesysteem. 6. Programma van Eisen ICT. 7. Implementatieplan. 8. Communicatie- en participatieplan. 9. Monitorings- en verantwoordingskader. 10. Eindrapport inclusief overdracht. Voor deze opdracht geldt een specifieke beschikbaarheidseis in verband met de planning en dialoogfase. De maanden mei en juni 2027 vormen een cruciale periode binnen het traject. De kandidaat dient daarom gedurende deze maanden volledig beschikbaar te zijn voor de opdracht. Het opnemen van verlof in mei en juni 2027 is vanwege de continuïteit en voortgang van niet mogelijk. Van kandidaten wordt verwacht dat zij hier bij aanvang van de opdracht rekening mee houden. Managementsamenvatting advies Platform De H5-regio staat voor de opgave om de samenwerking binnen Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MO/BW) structureel te versterken. In de huidige situatie ontbreekt voldoende gezamenlijk inzicht in beschikbare capaciteit, wachtlijsten en knelpunten in de doorstroom. Daarnaast is sprake van versnipperde werkwijzen en verantwoordelijkheden, waardoor met name cliënten met complexe problematiek moeilijk plaatsbaar zijn en lang wachten op passende ondersteuning. Ook worden mogelijkheden voor de-escalatie en het voorkomen van uitzettingen nog onvoldoende gezamenlijk benut. Het adviesrapport concludeert daarom dat intensievere en minder vrijblijvende samenwerking tussen gemeente, aanbieders en relevante ketenpartners noodzakelijk is. Het voorgestelde regionale Samenwerkingsplatform MO/BW moet hiervoor de basis vormen. Het platform is nadrukkelijk meer dan een digitaal systeem: het betreft een samenwerkingsmodel waarin gemeente en aanbieders gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor passende plaatsing, een betere aansluiting van vraag en aanbod, het voorkomen van escalaties en de transformatie van Beschermd Wonen naar Beschermd Thuis en van maatschappelijke opvang naar Wonen Eerst. Een digitaal informatiesysteem ondersteunt deze samenwerking door inzicht te bieden in onder meer capaciteit, wachtlijsten, wachttijden, cliënttrajecten en de aansluiting tussen vraag en aanbod. Het samenwerkingsplatform kent vier samenhangende functies: 1. Matching en plaatsing: cliënten sneller op een passende plek krijgen, met specifieke aandacht voor moeilijk plaatsbare cliënten. 2. Monitoring en capaciteitssturing: inzicht creëren in capaciteit, wachtlijsten, wachttijden, doorstroom en de mismatch tussen vraag en aanbod en op basis daarvan bijsturen. 3. Sturing op de transformatieopgave: beschikbare informatie benutten om gezamenlijk te sturen op de beweging naar Beschermd Thuis en Wonen Eerst en op de ontwikkeling of afbouw van aanbod. 4. De-escalatie en voorkomen van uitzettingen: gezamenlijk en tijdig interveniëren bij complexe situaties, waarbij ook GGZ en verslavingszorg kunnen worden betrokken. Het advies geeft hiervoor een conceptueel ontwerp, maar verschillende onderdelen moeten nog worden geconcretiseerd voordat het platform operationeel kan worden. De huidige samenwerking tussen gemeente en aanbieders wordt in het advies als basaal gekwalificeerd. Voor het functioneren van het platform is minimaal een centrale en op onderdelen integrale samenwerkingsvorm nodig, met duidelijke afspraken over rollen, mandaten, besluitvorming, informatie-uitwisseling en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Hiervoor moet onder meer een samenwerkingsovereenkomst of convenant worden ontwikkeld. Daarnaast moet de voorgestelde governance verder worden ingericht op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het advies voorziet onder meer in een strategische overlegtafel, een uitvoeringsoverleg, een analyse-aanbodoverleg, een BW-complex overleg en een crisisoverleg. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat deelnemers voldoende mandaat moeten hebben om daadwerkelijk besluiten te kunnen nemen en dat signalen vanuit de uitvoering worden vertaald naar structurele verbetering van het aanbod en de keten. Een tweede belangrijke randvoorwaarde is de ontwikkeling van een digitaal informatiesysteem. De gemeente wordt geadviseerd hiervan eigenaar en regievoerder te zijn. Nog uitgewerkt moet worden welke gegevens noodzakelijk zijn, welke definities worden gehanteerd, wie toegang krijgt, hoe gegevens worden aangeleverd en geactualiseerd en hoe beheer, informatiebeveiliging en privacy worden georganiseerd. Op basis daarvan moet worden bepaald of een bestaand systeem kan worden benut of dat verwerving of ontwikkeling van een nieuwe oplossing noodzakelijk is. De ontwikkeling van het platform is bovendien nauw verbonden met de nieuwe aanbesteding MO/BW. Vóór publicatie moeten essentiële voorwaarden voor deelname aan het samenwerkingsplatform voldoende duidelijk zijn om deze in de inkoopdocumenten te kunnen verwerken. Tijdens de aanbestedingsprocedure kan de verdere uitwerking parallel worden voortgezet, mits de scheiding met de formele aanbestedingsprocedure zorgvuldig wordt bewaakt en (de schijn van) bevoordeling van aanbieders wordt voorkomen. Na gunning kan met de gecontracteerde aanbieders de daadwerkelijke inrichting, beproeving en implementatie plaatsvinden. Het uitgangspunt uit het advies is dat het platform vanaf de start van de nieuwe contracten operationeel is. Opdracht voor de projectleider/kwartiermaker Om van het conceptadvies tot een daadwerkelijk werkend regionaal samenwerkingsplatform te komen, is stevige inhoudelijke en organisatorische regie noodzakelijk. De projectleider/kwartiermaker krijgt daarom de verantwoordelijkheid om het advies te vertalen naar een uitvoerbaar samenwerkingsmodel en dit vervolgens daadwerkelijk te implementeren. De opdracht omvat daarmee niet alleen het verder ontwerpen van het platform, maar ook: · het concretiseren van governance, rollen, mandaten en besluitvorming; · het vastleggen van de samenwerking in een overeenkomst/convenant; · het ontwerpen en beproeven van de verschillende werk- en overlegprocessen; · het organiseren van draagvlak en gezamenlijk eigenaarschap bij aanbieders en ketenpartners; · het uitwerken van de informatiebehoefte en functionele eisen voor het digitale informatiesysteem; · het borgen van privacy, informatiebeveiliging en aansluiting op gemeentelijke processen; · het bewaken van de samenhang met de aanbesteding MO/BW; · het voorbereiden en begeleiden van de implementatie, inclusief communicatie en training; · het organiseren van bestuurlijke besluitvorming en uiteindelijk de overdracht naar de reguliere lijnorganisatie. De kern van de opdracht is daarmee de beweging van advies naar uitvoering: van een conceptueel ontworpen samenwerkingsplatform naar een gedragen, bestuurlijk geborgd en operationeel werkend regionaal samenwerkingsmodel voor de H5-regio.