Records Manager

In het kader van Anders werken kan er gedeeltelijk vanuit huis worden gewerkt. Voor deze functie geldt de verwachting dat de kandidaat minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig is. Daarnaast moet de kandidaat beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen. Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie. Jouw functie Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega’s binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen cluster MO. Je kernverantwoordelijkheden zijn:

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA. Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving. Jouw profiel Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.