Senior projectleider procesontwikkeling & implementatie

Over VNG Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

1.2 Over Bedrijfsvoering

Om de activiteiten van de VNG voor gemeenten mogelijk te maken, is een sterke en professionele ondersteuning noodzakelijk. Deze ondersteuning wordt geleverd door Bedrijfsvoering, bestaande uit de teams Financiën en Control (FC), Human Resources (HR), BusinessSupport/Portfoliomanagement-Planning-en-Control (PPC), Facilitaire Dienstverlening (FD) en Informatisering & Automatisering (I&A). In totaal omvat dit circa vijfenzeventig vaste medewerkers en ongeveer vijfentwintig tijdelijk ingehuurde professionals. De dienstverlening aan concernonderdelen buiten VNG Bureau vindt plaats via een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Sinds 1 januari 2025 is Bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd voor zowel Bureau als Realisatie. De ingezette doorontwikkeling heeft als doel het serviceniveau te verhogen, klantgerichtheid te verbeteren, processen en systemen te optimaliseren en de samenwerking te versterken. Hierbij wordt gewerkt met het concept van businesspartners: vaste aanspreekpunten binnen Bedrijfsvoering die de wensen en eisen vanuit de primaire processen vertalen naar passende producten, adviezen of oplossingen. Bedrijfsvoering vervult hierbij een faciliterende, adviserende en kaderstellende rol. Voor het realiseren van deze doorontwikkeling wordt een tijdelijke changeorganisatie ingericht. Deze bestaat uit een programmamanager change (MT-lid) en 4 projectleiders met de thema’s:

• Planning & Control / Financiën
• Structuur (inrichting van processen, rollen en verantwoordelijkheden)
• Automatisering
• Basis op Orde Daarnaast is er een programmamanager Cultuur en Leiderschap om de verandering te verankeren. De changeorganisatie werkt aanvullend op de bestaande lijnteams en ontwikkelt verbeteringen in nauwe afstemming met het Management Team Bedrijfsvoering. De resultaten worden geborgd in de lijnorganisatie, zodat de verandering blijvend is. Het changeteam is nadrukkelijk tijdelijk en heft zichzelf op zodra de gewenste veranderingen zijn gerealiseerd en geborgd. De Senior Projectleider Procesontwikkeling & Implementatie werkt binnen de changeorganisatie van Bedrijfsvoering aan organisatiebrede verbeteringen van de bedrijfsvoering. De opdracht richt zich op het ontwikkelen, implementeren en borgen van hoofdprocessen die bijdragen aan een efficiëntere, beter bestuurbare en toekomstbestendige organisatie. Binnen de organisatie zijn hoofdprocessen, deelprocessen en proceseigenaren reeds ingericht of in ontwikkeling. De senior projectleider bouwt hierop voort en zorgt ervoor dat procesverbeteringen daadwerkelijk worden vertaald naar werkende oplossingen binnen de organisatie. Daarbij staan de samenhang tussen processen, governance, informatievoorziening, data, systemen en managementinformatie centraal. Wij zoeken een senior projectleider die niet alleen projecten beheerst, maar ook inhoudelijk richting geeft aan complexe vraagstukken en verantwoordelijkheid neemt voor de realisatie van duurzame verbeteringen. De kandidaat brengt mensen en belangen samen, werkt pragmatisch en resultaatgericht en zorgt ervoor dat verbeteringen daadwerkelijk worden geïmplementeerd en geborgd binnen de organisatie. Succes wordt niet gemeten aan plannen of rapportages, maar aan verbeteringen die zichtbaar zijn gerealiseerd en gebruikt in de dagelijkse praktijk.

1.3 Omschrijving van de opdracht

De Senior Projectleider Procesontwikkeling & Implementatie is verantwoordelijk voor het integraal begeleiden van één of meerdere organisatiebrede hoofdprocestrajecten, vanaf analyse en ontwerp tot implementatie en borging. De opdracht richt zich op het realiseren van duurzame procesverbeteringen waarbij processen, governance, informatievoorziening, data, systemen en managementinformatie in samenhang worden ontwikkeld en geïmplementeerd. De senior projectleider combineert projectleiding, inhoudelijke expertise en implementatiekracht. Hij of zij analyseert complexe vraagstukken, ontwikkelt oplossingsrichtingen, organiseert besluitvorming en zorgt ervoor dat verbeteringen daadwerkelijk worden gerealiseerd. De senior projectleider fungeert als verbindende schakel tussen proceseigenaren, management, Informatiemanagement, I&A, werkgroepen en gebruikers en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Procesontwikkeling

• Begeleiden van de analyse, ontwikkeling en optimalisatie van hoofd- en deelprocessen;
• Ondersteunen van proceseigenaren bij inhoudelijke keuzes;
• Signaleren van knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden;
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar uitvoerbare procesverbeteringen;
• Ontwikkelen van praktische oplossingsrichtingen;
• Bewaken van de samenhang tussen hoofdprocessen en deelprocessen. Projectleiding en regie
• Leiden van multidisciplinaire projecten en werkgroepen;
• Opstellen en uitvoeren van project- en implementatieplannen;
• Organiseren van besluitvorming en bestuurlijke afstemming;
• Bewaken van planning, voortgang, risico’s en afhankelijkheden;
• Rapporteren over voortgang, resultaten en knelpunten;
• Sturen op realisatie van afgesproken projectresultaten. Informatievoorziening en systemen
• Samenwerken met de Informatiemanager bij het vertalen van procesbehoeften naar informatievoorziening en systeemoplossingen;
• Signaleren van ontbrekende procesondersteuning, workflows en functionaliteiten;
• Bewaken van de aansluiting tussen processen, workflows, applicaties en informatievoorziening;
• Ondersteunen bij het formuleren van functionele wensen en eisen. Data en managementinformatie
• Samenwerken met de Senior Data Lead bij het vaststellen van benodigde gegevens, definities en stuurinformatie;
• Vaststellen van KPI’s en managementinformatie ten behoeve van processturing;
• Signaleren van knelpunten in datakwaliteit en gegevensstromen;
• Bewaken van de samenhang tussen processen, data en managementinformatie;
• Bevorderen van datagedreven sturing binnen de bedrijfsvoering. Implementatie en borging
• Organiseren en begeleiden van implementaties van nieuwe werkwijzen;
• Bevorderen van draagvlak, eigenaarschap en adoptie;
• Oplossen van implementatievraagstukken;
• Borgen van gerealiseerde verbeteringen binnen de lijnorganisatie;
• Zorgdragen voor overdraagbare en duurzaam ingebedde oplossingen.

1.5 Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht zijn aantoonbare verbeteringen gerealiseerd binnen de toegewezen hoofdprocessen en beschikt de organisatie over een betere samenhang tussen processen, governance, informatievoorziening, data en sturing. Concreet zijn onder meer de volgende resultaten gerealiseerd:

• Hoofdprocessen en prioritaire deelprocessen zijn geoptimaliseerd, ingericht en aantoonbaar geïmplementeerd;
• Governance, rollen en verantwoordelijkheden zijn helder beschreven en ingericht;
• Knelpunten in processen, overdrachten en samenwerking zijn aantoonbaar verminderd of opgelost;
• Procesverbeteringen zijn vertaald naar werkende oplossingen binnen informatievoorziening en systemen en duurzaam geborgd binnen de organisatie;
• KPI’s, managementinformatie en benodigde datadefinities zijn vastgesteld;
• De samenhang tussen processen, informatievoorziening, data en managementinformatie is aantoonbaar versterkt;
• De organisatie beschikt over betere stuurinformatie en meer inzicht in prestaties, voortgang en resultaten van de processen;
• Proceseigenaren beschikken over de benodigde instrumenten om zelfstandig te sturen op hun processen;
• Implementaties zijn succesvol uitgevoerd en nieuwe werkwijzen zijn geaccepteerd en ingebed binnen de organisatie.