Verandermanager WISedocs

Opdrachtomschrijving Algemeen: Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4 Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de Leidse regio succesvol worden uitgevoerd. Specifiek deze opdracht: Aanleiding voor de aanbesteding Binnen het reeds lopende IV-project WISedocs wordt de huidige maatwerkapplicatie Polydoc vervangen door WISedocs. De implementatie heeft niet alleen gevolgen voor de technische en functionele ondersteuning van de werkzaamheden, maar vraagt ook om veranderingen in de manier waarop medewerkers van de afdeling Werk & Inkomen binnen het Sociaal Domein hun werkzaamheden uitvoeren. Om de implementatie succesvol te laten verlopen, is daarom naast de technische en functionele implementatie een gerichte veranderkundige aanpak nodig. Het gaat daarbij om het analyseren van de veranderopgave, het ontwikkelen van een passende veranderaanpak en het begeleiden van de organisatie bij de toepassing en borging daarvan. Waarom externe expertise nodig is Het team Projecten Informatievoorziening (PIV) is verantwoordelijk voor de projectmatige realisatie en begeleiding van IV-projecten. Binnen PIV is geen functie ingericht voor specialistische veranderkundige begeleiding. De voor WISedocs benodigde veranderkundige expertise op het Sociaal Domein maakt daarmee geen onderdeel uit van de reguliere functies en beschikbare expertise binnen het team. De behoefte betreft geen structurele uitbreiding van PIV en evenmin de tijdelijke invulling van een bestaande functie. Het betreft een tijdelijke en afgebakende veranderkundige opgave die rechtstreeks samenhangt met de implementatie van WISedocs. Voor deze specifieke veranderopgave wordt daarom externe specialistische expertise ingekocht. Deze inzet is gericht op het realiseren van vooraf bepaalde veranderkundige resultaten en het overdragen en borgen van de benodigde kennis en aanpak binnen de organisatie. 6 Doel van de opdracht De gemeente Leiden verstrekt een tijdelijke, afgebakende veranderkundige opdracht ten behoeve van de implementatie van WISedocs binnen de afdeling Werk & Inkomen van het Sociaal Domein. De implementatie van WISedocs betekent meer dan de vervanging van Polydoc. De nieuwe applicatie ondersteunt werkzaamheden op een andere wijze en heeft daarmee gevolgen voor werkprocessen, werkwijzen en de manier waarop medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren. Het doel van de opdracht is om deze organisatorische verandering vanuit het project met veranderkundige expertise te ondersteunen, zodat medewerkers en andere betrokkenen de overgang naar WISedocs en de daarmee samenhangende werkwijze kunnen maken en de verandering duurzaam binnen de organisatie kan worden geborgd. De opdracht De opdracht is gericht op het analyseren van de veranderopgave en het ontwikkelen, toepassen en waar nodig bijstellen van een passende veranderaanpak. De opdrachtnemer beschikt hiervoor over veranderkundige expertise, brengt eigen methodiek in en adviseert over de interventies die nodig zijn om de gewenste verandering te realiseren. De opdrachtnemer werkt daarbij samen met het projectteam, de gebruikersgroep, key-users, de communicatieadviseur en andere relevante betrokkenen. Deze samenwerking is noodzakelijk voor het realiseren van de opdracht en betekent dat de opdrachtnemer niet een reguliere functie binnen PIV, het projectteam of de afdeling Werk & Inkomen vervult. De veranderkundige aanpak dient aan te sluiten op de doelstellingen, kaders en implementatieplanning van WISedocs. Binnen deze kaders wordt van de opdrachtnemer verwacht dat deze vanuit de eigen professionele deskundigheid adviseert over de inrichting en uitvoering van de veranderkundige aanpak. Gedegen kennis van het werkterrein W&I binnen het Sociaal Domein van een gemeentelijke organisatie is hiervoor essentieel. Scope van de opdracht De veranderkundige opdracht richt zich op de organisatorische verandering die rechtstreeks voortvloeit uit de implementatie van WISedocs binnen Werk & Inkomen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het vanuit veranderkundig perspectief analyseren van deze verandering, het adviseren over een passende aanpak en het begeleiden van de toepassing daarvan. Daarbij wordt nadrukkelijk aangesloten bij de kennis en ervaring van medewerkers, key-users, gebruikersgroep en het projectteam. 7 Binnen de opdracht worden in ieder geval de volgende activiteiten door opdrachtnemer uitgevoerd:

• uitvoeren van een veranderkundige analyse in samenwerking met relevante betrokkenen;
• opstellen van een veranderaanpak die aansluit bij de aard, omvang en impact van de verandering;
• opleveren van veranderkundige adviezen aan het projectteam en, waar relevant, de stuurgroep over de in de opdracht beschreven veranderkundige vraagstukken;
• adviseren over en faciliteren van passende workshops, trainingen en andere veranderinterventies voor eindgebruikers en andere relevante doelgroepen;
• delen van veranderkundige kennis en inzichten met het projectteam, de gebruikersgroep, key-users en andere relevante betrokkenen, zodat zij hun eigen rol binnen de verandering effectief kunnen vervullen;
• verzamelen en analyseren van signalen en feedback vanuit de organisatie en op basis daarvan adviseren over eventuele aanpassing van de veranderaanpak;
• opleveren en verzorgen van een passende begeleiding/kennisoverdracht voor keyusers, gericht op het zelfstandig kunnen vervullen van hun rol binnen de verandering;
• opleveren van een overdrachts- en borgingsadvies en faciliteren van de overeengekomen kennisoverdracht. De opdrachtnemer vertaalt deze activiteiten vanuit de eigen professionele expertise naar een passende werkwijze en concrete veranderinterventies. Beoogd eindresultaat Aan het einde van de opdracht:
• is inzichtelijk welke veranderkundige impact de implementatie van WISedocs heeft op de betrokken medewerkers, werkwijzen en organisatie;
• is een onderbouwde veranderaanpak opgeleverd, inclusief concrete interventies en een advies voor toepassing en eventuele bijstelling;
• zijn passende veranderinterventies uitgevoerd die medewerkers ondersteunen bij de overgang naar WISedocs en de bijbehorende werkwijze;
• zijn key-users en andere relevante betrokkenen toegerust om vanuit hun eigen rol bij te dragen aan de verandering;
• zijn relevante signalen, ervaringen en feedback vanuit de organisatie betrokken bij de uitvoering en eventuele bijstelling van de veranderaanpak;
• zijn de relevante veranderkundige kennis, aanpak en resultaten overgedragen aan de organisatie, zodat deze na afronding van de externe opdracht kunnen worden voortgezet en geborgd. 8 De opdracht is afgerond wanneer de veranderkundige resultaten zijn opgeleverd en de benodigde kennis en aanpak zijn overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijken binnen de organisatie. Op te leveren resultaten De opdrachtnemer levert minimaal op:
• Veranderkundige analyse Een analyse waarin de impact van WISedocs op medewerkers, werkwijzen, processen en relevante organisatieonderdelen inzichtelijk wordt gemaakt. De analyse bevat tevens de belangrijkste veranderkundige aandachtspunten, risico's en relevante doelgroepen.
• Veranderaanpak Een onderbouwde en uitvoerbare aanpak waarin wordt beschreven welke veranderkundige interventies worden ingezet, voor welke doelgroepen, op welke momenten en met welk beoogd effect. De aanpak sluit aan op de project- en implementatieplanning van WISedocs.
• Uitgevoerde veranderinterventies De voor de opdracht relevante workshops, trainingen, begeleiding en andere overeengekomen interventies zijn voorbereid en uitgevoerd.
• Evaluatie en bijstelling Signalen en feedback uit de organisatie worden gedurende de uitvoering benut om de effectiviteit van de aanpak te beoordelen. Waar nodig wordt de veranderaanpak gemotiveerd aangepast.
• Kennisoverdracht en borging De relevante veranderkundige kennis, werkwijzen en hulpmiddelen worden overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijke medewerkers en organisatieonderdelen, zodat de verandering na afronding van de opdracht verder binnen de organisatie kan worden geborgd. Samenwerking en verantwoordelijkheden De opdracht wordt uitgevoerd in samenhang met het IV-project WISedocs. Dit vraagt om nauwe afstemming met onder andere de projectmanager, communicatieadviseur, gebruikersgroep, key-users en vertegenwoordigers van Werk & Inkomen. De gemeente bepaalt de projectdoelstellingen, inhoudelijke en organisatorische kaders, planning en besluitvorming rondom WISedocs. De opdrachtnemer is binnen deze kaders verantwoordelijk voor de professionele invulling van de veranderkundige opdracht en adviseert vanuit de eigen expertise over de wijze waarop de resultaten het beste kunnen worden bereikt. 9 Besluitvorming over het project, de implementatie van WISedocs en organisatorische keuzes blijft bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen en gremia binnen de gemeente Leiden. Afbakening van de opdracht De opdracht betreft geen reguliere functie binnen team PIV, het projectteam of de afdeling Werk & Inkomen. De opdrachtnemer neemt geen structurele taken, lijnverantwoordelijkheden of personele verantwoordelijkheden van gemeentelijke medewerkers over. Tot de opdracht behoren in ieder geval niet:
• de algemene projectleiding of projectbeheersing van WISedocs;
• lijnmanagement of personele aansturing van medewerkers;
• formele besluitvorming namens de gemeente Leiden;
• het structureel overnemen van werkzaamheden van team PIV, de afdeling Werk & Inkomen of andere gemeentelijke functies;
• reguliere communicatieactiviteiten die tot de verantwoordelijkheid van de communicatieadviseur of het project behoren, anders dan de veranderkundige advisering en inhoudelijke bijdrage die voor de veranderaanpak noodzakelijk is. Aanvullende activiteiten kunnen alleen onderdeel worden van de opdracht wanneer deze aantoonbaar samenhangen met de veranderkundige doelstelling van WISedocs en passen binnen de overeengekomen scope en resultaten.