Administratief medewerker inkoop

Gemeente Hellendoorn Werken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal. Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen. Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn. Opdracht Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, zoeken wij tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop. Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig de inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en contractmanagement (4 medewerkers) en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces; Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten; Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen; Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem; Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces; Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden; Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken; Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats; Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten; Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures; Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat; Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur; Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen; Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop; Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning); Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website. De Administratief Medewerker Inkoop handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise, wordt de Inkoopadviseur betrokken. De medewerker signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is. Competenties Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe; Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd; Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen; Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving; Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat; Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen. Benodigd aantal professionals 1. Offerte-eisen Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in afstemming Is hybride werken mogelijk: Ja