Contractbeheerder

Over VNG Bureau Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

1.2 Over Team Inkoop

VNG heeft een significant inkoopbudget wat voornamelijk wordt besteed aan de inkoop van externe kennis en capaciteit, ICT en facilitaire diensten. Omdat VNG wordt gefinancierd met gelden die van de overheid afkomstig zijn, is de VNG volgens de wet ‘aanbestedingsplichtig’, een juridische term die aangeeft dat VNG zich moet houden aan de regels en procedures van de (Europese) aanbestedingswet en aanvullende regelgeving. Als het om inkoop gaat, wil het VNG haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden. Voor de VNG is het zaak dat zij over de beste leveranciers en dienstverleners kan beschikken. VNG is een organisatie op een politiek kruispunt waar veel hoogopgeleide en betrokken medewerkers, veelal projectmatig, samenwerken aan actuele, soms dringende maatschappelijke thema’s. Thema’s die onder het vergrootglas liggen van de Rijksoverheid, gemeenten en de media en soms vragen om snel, flexibel en praktisch handelen. Aan de andere kant zijn het voldoen aan wet- en regelgeving, de uitgangspunten van ‘goede’ Bureau en opdrachtgeverschap van essentieel belang. Team Inkoop bestaat uit een team met 7 inkoopadviseurs die zich dagelijks bezig houden met het rechtmatig en doelmatig aanbesteden binnen de VNG. Inkoop is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering en werkt hierbij nauw samen met HR, Finance&Control, I&A, Facilitair en Business Support.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Team Inkoop is bezig met de verdere professionalisering van contractbeheer en contractmanagement. Een actuele, volledige en betrouwbare contract- en leveranciersadministratie is daarbij essentieel. Dit belang neemt verder toe door veranderende wet- en regelgeving, waaronder ontwikkelingen rondom de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) en andere relevante verplichtingen op het gebied van leveranciers-, contract- en inhuuradministratie. Per 1 januari 2025 heeft een samenvoeging van twee inkoopafdelingen plaatsgevonden. Beide afdelingen werkten tot dat moment met een eigen administratie, werkwijze en procesinrichting. De organisatie werkt er nu aan om de processen, systemen en administraties te uniformeren en toekomstbestendig in te richten. De opdracht richt zich op het op orde brengen, beheren en structureel verbeteren van het contractbeheer binnen de inkoopafdeling. De contractbeheerder/inkoopadministrateur zorgt ervoor dat inkoopcontracten correct, volledig en tijdig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Daarbij is het van belang dat niet alleen de huidige contractadministratie wordt bijgewerkt, maar ook dat de werkwijze duurzaam wordt ingericht, zodat de organisatie hier langdurig gebruik van kan maken. Dit zal gebeuren in een nauwe samenwerking met collega’s van het support-change team. Daarnaast wordt op dit moment gewerkt aan de inrichting van Source-to-Contract in Mercell. De opdrachtnemer heeft de opdracht om actief bij te dragen aan een inrichting die aansluit bij de toekomstige behoeften van de organisatie. Hierbij gaat het onder meer om het eenduidig vastleggen van contractinformatie, leveranciersgegevens, looptijden, verlengingsopties, verantwoordelijke budgethouders, verplichtingen en relevante signaleringen. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het meedenken over de wijze waarop informatie moet worden vastgelegd in het kader van relevante wet- en regelgeving. Door de komst van de WTTA moeten leveranciers die arbeidskrachten ter beschikking stellen periodiek gecontroleerd kunnen worden. De opdracht vraagt daarmee om een combinatie van uitvoerende contractbeheerwerkzaamheden, administratieve zorgvuldigheid, procesmatig denken en het kunnen vertalen van wet- en regelgeving naar een werkbare administratieve inrichting.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De contractbeheerder/inkoopadministrateur is verantwoordelijk voor het op orde brengen, beheren en verbeteren van de contract- en leveranciersadministratie. De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:

• Het actualiseren, controleren en aanvullen van de bestaande contractadministratie.
• Het juist, volledig en uniform vastleggen van nieuwe inkoopcontracten.
• Het verwerken van wijzigingen in bestaande contracten, zoals verlengingen, beëindigingen, contactpersonen, leveranciersgegevens en gewijzigde afspraken.
• Het bewaken van contracttermijnen, verlengingsopties, opzegtermijnen en andere relevante actiemomenten.
• Het tijdig signaleren van benodigde acties richting contracteigenaren, budgethouders, inkopers en andere betrokken collega’s.
• Het ondersteunen van collega’s en budgethouders bij vragen over contractinformatie en de vastlegging daarvan.
• Het opstellen van periodieke rapportages over de status van de contractadministratie, lopende contracten, aankomende acties en mogelijke risico’s.
• Het signaleren van onvolledigheden, afwijkingen en verbeterpunten in de contractadministratie.
• Het bijdragen aan de verdere inrichting van Source-to-Contract in Mercell.
• Het meedenken over een uniforme werkwijze voor contractbeheer en contractmanagement binnen de samengevoegde inkoopafdeling.
• Het uitwerken en vastleggen van een proces voor structureel contractbeheer, zodat werkzaamheden overdraagbaar en duurzaam geborgd zijn.
• Het inrichten van een werkwijze voor het vastleggen van informatie die nodig is in het kader van relevante wet- en regelgeving.

1.5 Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval de volgende resultaten opgeleverd:

• Een opgeschoonde, actuele en betrouwbare contractadministratie.
• Een uniforme werkwijze voor het vastleggen en beheren van contracten.
• Een procesbeschrijving voor structureel contractbeheer, inclusief rollen, verantwoordelijkheden en actiemomenten.
• Periodieke rapportages waarmee inzicht ontstaat in contracten, looptijden, verplichtingen en risico’s.
• Een uitgewerkte en geïmplementeerde werkwijze voor het vastleggen van relevante informatie in het kader van wet- en regelgeving.
• Een specifieke werkwijze voor het controleren en vastleggen van leveranciersinformatie in het kader van de WTTA.
• Een overdraagbare werkwijze waarmee de organisatie het contractbeheer ook na afloop van de opdracht zelfstandig kan voortzetten.