Senior inkoop adviseur

De inkoopfunctie binnen de gemeente West Betuwe blijft zich in hoog tempo doorontwikkelen. Dit uit zich niet alleen in de strategische verankering van maatschappelijke thema’s zoals Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), maar ook in de professionalisering van contractbeheer en contractmanagement, inclusief de heldere definitie van de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden binnen de lijnorganisatie. Gemeente West Betuwe opereert in een dynamisch regionaal netwerk. Samen met de partners (de gemeenten Culemborg en Tiel, en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB)) worden inkoop- en aanbestedingsaangelegenheden afgestemd binnen het Inkoopcoördinatoren overleg BWB-gemeenten. Onderwerpen die hier op de agenda staan zijn onder andere de gezamenlijke inzet van een spendanalyse-tool en de verkenning van Artificial Intelligence (AI) binnen het inkoopproces. Daarnaast wordt er op projectbasis samengewerkt met andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de Regio Rivierenland om inkoopbehoeften te bundelen en gezamenlijke aanbestedingstrajecten in de markt te zetten. De afgelopen twee jaar is de strategische koers van het team Inkoop West Betuwe lokaal en regionaal verkend en vastgesteld. Om deze koers effectief te executeren, de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, de kwetsbaarheid bij uitval (door ziekte of vakantie) te minimaliseren en direct toegang te hebben tot diverse specialistische vakdisciplines, kiest de gemeente voor de inhuur van een geïntegreerd kernteam van minimaal 2 en maximaal 3 inkoopadviseurs. Dit kernteam zal gezamenlijk de volledige inkoopportefeuille oppakken. De gemeente verwacht dat 1 van de adviseurs op zal treden als teamlead en de onderlinge synergie borgt en garant staat voor kwalitatieve vervanging. De opdrachtomschrijving De adviseurs van het kernteam worden ingezet bij het team Inkoop. Dit team bouwt met succes aan een professionele, volwaardige inkooporganisatie. Het team bestaat momenteel uit: Een vaste inkoopcoördinator (1,0 fte) Een inkoopondersteuner, tevens contractbeheerder (0,5 fte) De in te huren flexibele schil (het geïntegreerde kernteam, gemiddeld 30 uur per week) Binnen team Inkoop staan collegialiteit, een proactieve houding en plezierig, constructief samenwerken centraal. We zoeken actief de verbinding met de vakteams, spelen tijdig in op behoeften van de vakteams, onderhouden nauwe contacten met projectleiders en budgethouders en ondersteunen hen én het gemeentebestuur met hoogwaardig inkoopadvies. Dit doen we niet alleen projectmatig bij lopende aanbestedingen, maar ook proactief door bijvoorbeeld het verzorgen van interne kennissessies en trainingen. De kerntaak van team Inkoop is het begeleiden, ontzorgen en ondersteunen van de interne inkopers/budgethouders bij de inkooptrajecten die zij in gang zetten. Het team heeft de organisatiedoelstellingen vertaald in het (met Culemborg, Tiel en BWB) geharmoniseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid en geeft hier op professionele wijze uitvoering aan. Daarnaast coördineert het team het opstellen en actueel houden van de gemeentelijke inkoopkalender, de inkoopstrategieën voor de diverse productgroepen/inkooppakketten en beheert het team in functionele zin het e-procurement platform Mercell Source-to-Contract (S2C). Specifieke werkzaamheden Het gecontracteerde kernteam is in nauwe samenwerking met de vaste inkoopcoördinator verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende werkzaamheden: Strategisch en tactisch inkoopadvies: Adviseren van budgethouders, projectleiders, het management en het gemeentebestuur over inkoopstrategieën, marktkansen, risicobeheersing en de toepassing van MVOI-criteria binnen de diverse gemeentelijke domeinen. Begeleiden van Europese aanbestedingen: Zelfstandig en van A tot Z structureren, opstellen en begeleiden van (complexe) Europese aanbestedingsprocedures. Dit betreft zowel openbare als niet-openbare procedures, evenals bijzondere procedures zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog. Begeleiden van meervoudig onderhandse aanbestedingen: Efficiënt, rechtmatig en doelmatig begeleiden van meervoudig onderhandse procedures conform het vigerende gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Functioneel beheer Mercell Source-to-Contract: Het functioneel beheren, up-to-date houden en optimaal inrichten van het e-procurement platform Mercell ten behoeve van de gehele organisatie. Dit omvat tevens het instrueren en ondersteunen van interne gebruikers en het borgen van gestandaardiseerde sjablonen en workflows. Contractmanagement-ondersteuning: Adviseren over contractbepalingen, Service Level Agreements (SLA’s) en Key Performance Indicators (KPI’s) tijdens de voorbereidingsfase van aanbestedingen, zodat effectief contractbeheer en contractmanagement in de exploitatiefase door de contracteigenaren kan worden uitgevoerd. Profiel Het gezochte kernteam is zodanig samengesteld dat de teamleden elkaar aanvullen in hun vermogen om te schakelen tussen tactische advisering en operationele uitvoering, aangevuld met diepgaande aanbestedingsrechtelijke kennis en domein specifieke expertise binnen het Fysiek en Sociaal Domein. De aangewezen Senior Lead Inkoopadviseur fungeert als het eerste aanspreekpunt voor de organisatie. De overige teamleden ondersteunen de uitvoering en brengen specifieke procesmatige en systeemtechnische vaardigheden in. Gezamenlijk beschikt het team over uitstekende adviesvaardigheden en een proactieve, kwaliteitsgerichte werkhouding om de inkoopfunctie binnen de gemeente West Betuwe verder te professionaliseren.