Senior Inkoper ICT – Penvoerder PRINT

Over VNG Realisatie De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over het SCG

Binnen basisteam Collectieve Diensten wordt uitvoering gegeven aan diverse gemeentelijke dienstverlening. Voor het beheren van deze landelijke diensten is een serviceorganisatie ‘Servicecentrum gemeenten’ (SCG) gerealiseerd. Het SCG bestaat uit een team van ongeveer 25 toegewijde professionals. Namens de VNG en gemeenten voeren zij het contractmanagement en beheer uit voor contracten op in het ICTdomein en andere door de VNG te onderzoeken domeinen.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Onder de noemer Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) heeft VNG Realisatie voor gemeenten een raamovereenkomst gesloten met vier leveranciers voor de levering van printdiensten voor de kantooromgeving. Deze raamovereenkomst loopt binnenkort van rechtswege af, waardoor een nieuwe aanbesteding wordt voorbereid. Op basis van de in 2025 uitgevoerde inventarisatie onder deelnemende gemeenten en marktpartijen is een concept-verwervingsstrategie opgesteld. De opdracht richt zich op het zelfstandig realiseren van de opvolgende collectieve aanbesteding. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het zelfstandig realiseren van de verwervingsstrategie en de aanbesteding voor de opvolger van GT Print. De opdracht omvat het voorbereiden en uitvoeren van marktconsultaties, het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie en het realiseren van een zorgvuldig aanbestedingsproces tot en met de gunning en overdracht. Afstemming vindt plaats met de programmamanager GT, projectleiding en overige betrokken stakeholders, waarbij de opdrachtnemer zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering en oplevering van de overeengekomen resultaten. Opdrachtgever is uitsluitend op zoek naar een zelfstandige Senior inkoper die ook daadwerkelijk alle aanbestedingsdocumentatie opstelt en publiceert.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het zelfstandig opstellen en opleveren van de verwervingsstrategie voor de opvolger van GT Print. Dit uiteraard ook met mede aanlevering door de diverse ondersteunende consultants.
• Het voorbereiden, uitvoeren en verwerken van marktconsultaties en het vertalen van de uitkomsten naar de aanbestedingsstrategie.
• Het opstellen en opleveren van de aanbestedingsdocumentatie, waaronder de aanbestedingsleidraad, het programma van eisen, de conceptovereenkomst en overige aanbestedingsdocumenten. De Senior Inkoper is hierbij primair penvoerder en verantwoordelijk voor het resultaat.
• Het adviseren over passende aanbestedings-, inkoop- en contractvormen ter ondersteuning van de opdracht.
• Het zelfstandig realiseren en coördineren van het aanbestedingstraject, inclusief voorbereiding, publicatie, beoordeling, gunning en overdracht.

1.5 Resultaat van de opdracht

• Een opgeleverde en gedragen verwervingsstrategie voor de opvolger van GT Print;
• Opgeleverde algemene functionele beschrijvingen en een programma van eisen die aansluiten op de behoeften van de deelnemende gemeenten en de uitkomsten van de marktconsultaties;
• Complete en kwalitatief hoogwaardige aanbestedingsdocumentatie, gereed voor publicatie;
• Een conform planning gerealiseerd aanbestedingstraject, inclusief voorbereiding, publicatie, beoordeling, gunning en overdracht;
• Een succesvol afgerond aanbestedingstraject met een gedragen gunningsadvies en overdracht van de aanbestedingsresultaten aan de contractbeheerorganisatie.

1.6 Deliverables per kwartaal

De volgende deliverables worden per kwartaal verwacht:

• Q3-2026: o Het beoordelen van de reeds opgestelde aanbestedingsstrategie;
• Q4-2026: o Het opstellen van de aanbestedingsleidraad; o Opstellen van aanbestedingsdocumenten (concept versie van het bestek (AFB’s) en specificaties; o Ontwikkeling van evaluatiecriteria en beoordelingsmatrix; o Organiseren van informatiebijeenkomsten en het verstrekken van documentatie aan potentiële aanbieders.
• Q1-2027: o Input (o.a opgehaald bij de potentiële deelnemers) voor de aanbestedingsdocumenten: o Het definitieve overzicht met potentiële deelnemers aan de collectieve aanbesteding; o Medewerking aan de beoordeling van de binnengekomen input op de AFB ronde(s);
• Q2-2027: o Publicatie van de aanbestedingsdocumenten op relevante platforms; o Coördineren van vragen van leveranciers en het tijdig verstrekken van antwoorden; o Organiseren en faciliteren van evaluatiesessies met het beoordelingspanel; o Opstellen van scoreverslagen en evaluatierapporten.
• Q3-2027: o Begeleiden van de selectieprocedure en communicatie met de winnende leverancier; o Ondersteuning bieden bij contractonderhandelingen en het opstellen van het contract; o Opstellen van een eindrapport met evaluatie van het aanbestedingsproces en aanbevelingen voor toekomstige aanbestedingen; o Organiseren van feedbacksessies met interne stakeholders en evaluatie van de lessons learned