Management Assistent

Ben jij een ervaren managementondersteuner die van ontzorgen, organiseren en structuur aanbrengen houdt? Kun jij snel schakelen, prioriteiten stellen en zelfstandig je weg vinden binnen een organisatie? Dan is deze tijdelijke opdracht bij gemeente Schiedam iets voor jou. Als Managementassistent Vastgoed en Grondzaken ondersteun je de manager Vastgoed en Grondzaken tijdens een tijdelijke inzet ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. Je zorgt ervoor dat de manager zich kan richten op zijn kerntaken en neemt waar mogelijk werkzaamheden uit handen. Vanwege de korte duur van de opdracht is het belangrijk dat je snel inzetbaar bent en vanaf de start zelfstandig kunt functioneren. Wat ga je doen als Managementassistent Vastgoed en Grondzaken? Als Managementassistent Vastgoed en Grondzaken ondersteun je de manager Vastgoed en Grondzaken bij de dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, overzicht en een goede voorbereiding van afspraken en werkzaamheden. Je verzorgt de communicatie en weet goed in te schatten welke zaken prioriteit hebben en welke aandacht van de manager vragen. Je adviseert over de agenda, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat overleggen en afspraken goed worden voorbereid. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor het team Vastgoed en Grondzaken. Je bent het visitekaartje van het team en onderhoudt op een professionele en prettige manier contact met verschillende interne en externe partners. Ook bij bijeenkomsten en evenementen ben je nauw betrokken bij de organisatie. Je zorgt ervoor dat de voorbereiding goed verloopt en dat praktische zaken tijdig en zorgvuldig worden geregeld. Omdat het om een tijdelijke opdracht gaat, is het belangrijk dat je snel je weg weet te vinden binnen de organisatie, zelfstandig aan de slag kunt en gemakkelijk kunt inspelen op veranderende situaties en prioriteiten. Functie-eisen Je beschikt over minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting, of een vergelijkbare opleiding; Je hebt minimaal 2,5 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie; Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig ondersteunen van een manager of managementteam; Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands; Je hebt goede kennis van en ervaring met de gangbare computersystemen, waaronder Outlook, Word en Excel; Je bent in staat om je snel nieuwe werkzaamheden, systemen en werkwijzen eigen te maken; Je bent direct zelfstandig inzetbaar. Wensen en competenties Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke of maatschappelijke omgeving; Je bent proactief en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden; Je bent sterk in organiseren, plannen en het aanbrengen van structuur; Je kunt goed prioriteiten stellen en weet wanneer zaken versnelling of juist extra aandacht nodig hebben; Je bent communicatief vaardig en onderhoudt gemakkelijk contacten met verschillende interne en externe partijen; Je bent praktisch ingesteld, flexibel en oplossingsgericht; Je staat stevig in je schoenen en durft, wanneer nodig, grenzen aan te geven; Je kunt goed omgaan met onverwachte situaties en veranderende prioriteiten; Je bent in staat om snel vertrouwen op te bouwen binnen een nieuwe werkomgeving. Wie ben jij? Je wordt gelukkig van ontzorgen, organiseren en structuur aanbrengen. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet af tot iemand je daar opdracht voor geeft. Tegelijkertijd weet je goed wanneer je moet afstemmen, bijsturen of juist op de rem moet trappen. Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en werkt zorgvuldig. Je houdt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen. In een omgeving waarin prioriteiten kunnen veranderen, blijf jij rustig en houd je focus op wat nodig is. Je bent professioneel in je communicatie, kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende gesprekspartners en weet op een prettige manier duidelijkheid te creëren. Omdat het om een tijdelijke opdracht gaat, ben je in staat om snel je plek binnen de organisatie te vinden en vanaf de start van toegevoegde waarde te zijn. Je bent vakvolwassen, flexibel en oplossingsgericht. Jouw eerste reactie bij een uitdaging is: “Dat gaan we regelen.” Opdrachtinformatie en bijzonderheden Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode van vier maanden, ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. De beoogde startdatum van de opdracht is maandag 30 november. De opdracht wordt uitgevoerd op basis van externe inhuur via de MSP-constructie. Het betreft een inzet op schaal 7, met een medior profiel. We streven ernaar om eerste interviews te houden op donderdag 29 oktober tussen 09:00 en 14:00 uur. Kandidaten dienen gedurende dit tijdsblok beschikbaar te zijn voor een gesprek. De exacte sluitingsdatum van de MSP-uitvraag wordt in de aanvraag vermeld. Referenties Gemeente Schiedam behoudt zich het recht voor om, na het selectiegesprek en met toestemming van de kandidaat, één of meerdere referenties op te vragen bij eerdere opdrachtgevers en/of werkgevers. Over het team Vastgoed en Grondzaken Het team Vastgoed en Grondzaken is een belangrijke regievoerder en kennis- en ketenpartner op het gebied van grondbeleid, vastgoed, contractvorming, erfpacht, grondexploitatie en gebiedsontwikkelingen voor het bestuur, de directie en alle organisatieonderdelen binnen de gemeente Schiedam. Daarmee leveren wij een belangrijke bijdrage aan de stedelijke ontwikkeling van Schiedam. Als gemeente willen we strategisch omgaan met ons vastgoed. We werken aan een vastgoedportefeuille die is afgestemd op de bestuurlijke ambities, zodat de gemeente ook op lange termijn kan beschikken over voldoende vastgoed dat gemeentelijke ambities en doelstellingen ondersteunt en versterkt.