In het kort: Je gaat projectteams ondersteunen door vergaderingen en bijeenkomsten voor te bereiden, administratieve taken uit te voeren, documenten te beheren en de voortgang van projecten te bewaken voor een efficiënt verloop van werkzaamheden.

Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en Gemeente Apeldoorn mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van Gemeente Apeldoorn. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Apeldoorn merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Over Apeldoorn: Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie: De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur: De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht: De afdeling Projecten, Programma’s en Interim Management (PPIM) van de gemeente Apeldoorn zoekt een gedreven en nauwkeurige projectondersteuner die een essentiële rol speelt in het ondersteunen van onze projectteams. Als projectondersteuner voer je afgebakende inhoudelijke, secretariële, administratieve en organisatorische taken uit op operationeel niveau. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse operationele zaken rondom de projecten goed verlopen, zodat de projectleider en het team zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van projectvergaderingen, bijeenkomsten en andere projectactiviteiten. Je maakt afspraken, verzorgt de verzending van agenda’s en stukken, doet de verslaglegging en zorgt voor de afhandeling en archivering van documenten. Jouw werk zorgt voor een gestructureerd en efficiënt verloop van de projecten, waarbij je de operationele ondersteuning biedt die nodig is om de projectteams optimaal te laten functioneren.

Wat ga je doen?
- Voorbereiden en organiseren van projectvergaderingen, projectbijeenkomsten en andere projectactiviteiten;
- Het maken van afspraken en verzorgen van de verzending van agenda’s en stukken;
- Het opstellen van verslagen van projectvergaderingen en -activiteiten;
- Afhandelen van administratieve taken, zoals archivering en documentbeheer;
- Ondersteuning bieden aan het projectteam bij operationele vraagstukken;
- Zorgen voor de opvolging van actiepunten en het bewaken van de voortgang op administratief gebied.

Maximaal 3 (het defintieve aantal benodigde professionals is afhankelijk van de interne besluiten die er genomen gaan worden omtrent de capaciteit van het team projectondersteuners)

Beoordeling Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen Inkoop van gemeente Apeldoorn beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd Opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Opdrachtgever”.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek De drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten ontvangen een totaalscore voor de genoemde competenties (0, 3 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met een totaalscore 5 voor de genoemde competenties. Wanneer geselecteerde kandidaten een 0 of 3 scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties zal stap drie van de beoordeling worden herhaald, net zo lang tot het gewenste aantal benodigde professionals is bereikt. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat/kandidaten (maximaal 3) die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 19 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 18 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.