Sociaal Economische Raad (SER)
Geen max tarief
Zuid-Holland
32 uur p/w
Administratief Secretarieel
5de juni, 2025
11de juni, 2025
In het kort: Je gaat als management assistent/secretaresse secretariële werkzaamheden uitvoeren voor beleidsmedewerkers en programmaleiders, waaronder agendabeheer, vergaderorganisatie en ondersteuning bij evenementen, terwijl je samenwerkt met collega's en zelfstandig taken oppakt.
Management Assistent / Secretaresse
Overzicht
Voor een specifieke opdracht binnen onze organisatie zijn wij op zoek naar een zelfstandige ervaren management assistente/secretaresse die per direct beschikbaar is voor een periode van 4 tot 6 maanden. De opdracht vereist een professional die hands-on is met secretariële expertise.
Opdrachtomschrijving en doelstelling
Als management assistent/secretaresse maak je deel uit van de afdeling Programma-ondersteuning. Samen met 9 collega-management assistenten/secretaresses ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders, werkzaam in de vijf beleidsprogramma’s bij de Sociaal-Economische Raad. Je werkt graag samen met collega’s, maar je vindt het ook leuk om zelfstandig taken op te pakken. Je brengt jouw expertise in om de gestelde doelen/deadlines binnen de afgesproken termijn te realiseren.
Werkzaamheden
Je werkt vanuit gedeelde mailboxen en je verdeelt de werkzaamheden in goed overleg met de programmaondersteuners.
- Agendabeheer: je ondersteunt de programmaleiders en beleidsmedewerkers bij het inplannen van afspraken. Dit zijn zowel interne afspraken als afspraken met externen, zoals medewerkers van ministeries.
- Vergaderingen: je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en vergaderstukken, je regelt de facilitaire zaken zoals het reserveren van een ruimte, een notulist en de lunch en je houdt bij wie lid zijn van de commissies.
- Je ondersteunt bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen, tussen de 30 en 100 personen. Je bouwt in Momice een event-pagina, beheert de genodigdenlijst en ondersteunt tijdens het event zelf, bijvoorbeeld bij het ontvangst van de deelnemers.
- Je schakelt tussen de verschillende ICT-programma’s: Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint), ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een pré.
- Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders en je bent voor hen aanspreekpunt voor allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen, bijvoorbeeld het regelen van een attentie voor een collega.
De Eisen
– Minimaal 8 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
– Ervaring met het Officepakket (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
– Beschikt over eigen middelen en draagt eigen risico’s als zelfstandig ondernemer.
De Wensen
– Je volgt de ontwikkelingen op het vakgebied van management assistenten / secretaresses en ICT en je staat open voor vernieuwingen.
– Je hebt een dienstverlenende instelling.
– Je krijgt energie van het afwisselen van verschillende werkzaamheden.
– Je bent zelfstandig, proactief en nauwkeurig in de uitvoering van werkzaamheden.
– Je hebt bij voorkeur Rijksoverheidservaring.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!