De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen
aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de
maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de
netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen
organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten
verbeteren.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/9
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke
vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.
1.2 Common Ground
Het programmateam Common Ground bestaat uit ruim twintig collega’s. In het team komen
strategische, organisatorische en technische expertise samen. We werken nauw samen met
koplopergemeenten, communities, leveranciers en andere publieke partijen en bouwen voort op
wat in de praktijk aantoonbaar werkt. Het team bestaat uit professionals met verschillende
achtergronden van architectuur tot softwareontwikkeling, infrastructuur, organisatie- en
implementatieadvies en community-management. De werkwijze is open, samenwerkingsgericht en
lerend, met veel ruimte voor individuele inbreng.
1.3 Omschrijving van de opdracht
Common Ground is het landelijke programma waarin gemeenten gezamenlijk werken aan een
fundamentele vernieuwing van hun informatievoorziening. Gemeenten ontwikkelen en gebruiken
binnen Common Ground gezamenlijk softwarecomponenten, informatiemodellen en standaarden,
met als doel een open, wendbare en toekomstbestendige digitale basis voor gemeentelijke
dienstverlening. Het programma wordt uitgevoerd binnen VNG Realisatie en in nauwe
samenwerking met gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere publieke
partners.
Als Programmacoördinator Common Ground vervul je een sleutelrol in de agile inrichting,
beheersing en doorontwikkeling van het programma. Je ondersteunt en adviseert de
programmamanager en programmadirecteur, maar opereert met een hoge mate van
zelfstandigheid en senioriteit. Je bent sparringpartner voor het programmamanagement op het
gebied van programmasturing, teaminrichting, planning en samenwerking binnen VNG en met
gemeentelijke koplopers. Je hebt geen formele eindverantwoordelijkheid voor inhoudelijke of
bestuurlijke besluiten, maar je hebt wél een duidelijke regierol in het organiseren van samenhang,
voorspelbaarheid en kwaliteit in de uitvoering van het programma.
Je bent verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de agile werkwijze op programmaniveau en
ondersteunt teams en sleutelrollen, zoals product owners, bij het effectief toepassen daarvan in de
dagelijkse praktijk. Je organiseert en bewaakt de verschillende agile events binnen het
programma, waaronder sprintplanningen, reviews en retrospectives, en ziet erop toe dat de
werkwijze consistent en herkenbaar wordt toegepast. Daarnaast coördineer en bewaak je de
integrale programmaplanning en zorg je voor samenhang tussen sprintplanningen, jaarplannen en
de strategische doelen van het programma. Je ontwikkelt een werkwijze om de
programmaplanning te verbinden met de planningen van andere, sterk gerelateerde initiatieven,
zoals ontwikkeltrajecten van koplopergemeenten, en maakt deze samenhang op een transparante
en toegankelijke manier inzichtelijk voor stakeholders.
Samen met de programmamanager richt je het risicomanagementproces binnen het programma in
en zorg je ervoor dat dit proces structureel en consequent wordt toegepast. Je faciliteert dat zowel
de programmaleiding als teamleden hun eigen verantwoordelijkheid nemen in het tijdig signaleren,
duiden en beheersen van risico’s.
Je bewaakt dat risico’s, bijbehorende beheersmaatregelen en eigenaarschap eenduidig worden
vastgelegd en periodiek worden besproken. Daarbij zorg je dat risicomanagement aantoonbaar
onderdeel is van de planning, voortgangsgesprekken en rapportages, zodat tijdige en
onderbouwde sturing mogelijk is.
In je rol als adviseur en ondersteuner van het programmamanagement ben je een inhoudelijke
sparringpartner voor de programmamanager en programmadirecteur bij het opstellen van
jaarplannen, voortgangsrapportages en besluitvormende stukken. Je vervult de rol van secretaris
van de programmaboard en draagt zorg voor een goede voorbereiding en afhandeling van de
vergaderingen. Daarnaast signaleer je tijdig risico’s en knelpunten op het gebied van planning,
capaciteit, governance en samenwerking, en vertaal je deze naar concrete en uitvoerbare
verbetervoorstellen.
Tot slot lever je een actieve bijdrage aan de inrichting en doorontwikkeling van het
programmateam. Je adviseert over de gewenste inrichting, bezetting en ontwikkeling van het
team, initieert en begeleidt wervingstrajecten en draagt bij aan een heldere rolverdeling, effectieve
samenwerking en professionele teamontwikkeling. Ook begeleid je het inkoopproces voor tijdelijke
opdrachten en zorg je dat deze zorgvuldig en in lijn met de programmadoelen worden uitgevoerd.
1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Als Programmacoördinator Common Ground zorg je voor samenhang, voorspelbaarheid en
kwaliteit in de uitvoering van het programma. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Regie op de agile werkwijze
o Doorontwikkelen en bewaken van de agile werkwijze op programmaniveau
o Ondersteunen en coachen van product owners en teams in het effectief
toepassen van agile werken
o Organiseren en faciliteren van sprintplanningen, reviews en retrospectives
• Programmaplanning en samenhang
o Opstellen, coördineren en bewaken van de integrale programmaplanning
o Zorgen voor samenhang tussen sprintplanningen, jaarplannen en strategische
doelen
o Verbinden van de planning met gerelateerde initiatieven, zoals trajecten van
koplopergemeenten
o Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang voor stakeholders
• Risicomanagement en voortgangssturing
o Inrichten en onderhouden van het risicomanagementproces
o Bewaken dat risico’s, maatregelen en eigenaarschap structureel worden
vastgelegd en opgevolgd
o Integreren van risicomanagement in planning, voortgangsgesprekken en
rapportages
• Ondersteuning van programmamanagement en governance
o Inhoudelijk adviseren van programmamanager en programmadirecteur
o Opstellen en coördineren van jaarplannen, voortgangsrapportages en
besluitvormende stukken
o Secretarisrol voor de programmaboard: voorbereiding, verslaglegging en
opvolging van besluiten
o Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, governance en samenwerking
• Organisatie en teamontwikkeling
o Adviseren over inrichting, bezetting en ontwikkeling van het programmateam
o Initiëren en begeleiden van wervingstrajecten
o Bewaken van heldere rolverdeling en effectieve samenwerking
o Coördineren van de inhuur van tijdelijke krachten en bewaken van de kwaliteit van
hun inzet
1.5 Resultaat van de opdracht
Als Programmacoördinator Common Ground zorg je ervoor dat het programma bestuurbaar,
voorspelbaar en professioneel georganiseerd wordt. Concreet lever je op:
• Een goed ingerichte en gedragen agile werkwijze op programmaniveau, die door alle
teams consistent wordt toegepast
• Een integrale en transparante programmaplanning die sprintplanningen, jaarplannen en
strategische doelen met elkaar verbindt
• Inzicht in afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang, ook in relatie tot koplopergemeenten
en andere partners
• Een structureel en aantoonbaar risicomanagementproces, met heldere eigenaars,
maatregelen en periodieke bespreking
• Betrouwbare voortgangsrapportages en besluitvormingsstukken voor
programmamanagement en programmaboard
• Een professioneel ingericht programmateam met duidelijke rollen, voldoende capaciteit en
effectieve samenwerking
• Een goed georganiseerde governance, met een soepel functionerende programmaboard
en duidelijke besluitvorming
Kortom: je zorgt ervoor dat Common Ground niet alleen inhoudelijk sterk is, maar ook strak
georganiseerd en bestuurbaar blijft.