Gemeente Schiedam
Geen max tarief
Zuid-Holland
32 uur p/w
Juridisch
25ste juni, 2025
30ste juni, 2025
In het kort: Je gaat de inkoopfunctie procesmatig en administratief ondersteunen, rapportages opstellen, knelpunten signaleren, en samenwerken met het Inkoopteam om de voortgang van besluitvorming en inkoopprocessen te bewaken en optimaliseren.
Overwegende functiekenmerken
Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie. Vastgesteld beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden. Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning. Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie. Stelt (management)rapportages en overzichten op. Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie. Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning. Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan. Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen. Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.
(Beleids)advisering
Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie. Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken. Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie. Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.
Beheer en uitvoering
Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken. Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken. Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied. Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie. Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.
Procesbewaking en afstemming
Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken. Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering. Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapporteert hierover.
Relatiebeheer
Met collega’s binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen. Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:
- teken- en beslissingsbevoegden
- projectleiders
- leden van het juridisch inkoopteam
- afdelingsmanager
- marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.
Verantwoordelijkheden
Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden. Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam. Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.
Kennis, inzicht en vaardigheden
Werk- en denkniveau: MBO/HBO. Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied. Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden. Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en/of adviesvaardigheden. Conceptueel denken.
De Eisen
– Minimaal 5 jaar ervaring met het optimaliseren van inkoopprocessen.
– De kandidaat is per direct (uiterlijk 7 juli) beschikbaar.
– Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie die normaliter door werknemers wordt ingevuld. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp’ers kunnen zich op detachering- of uitzendbasis laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.
De Wensen
– Ervaring met Europese aanbestedingen.
– Ervaring met bewaking van planning, besluitvorming en bijbehorende administratieve afhandeling.
– Ervaring met het schrijven van een adviesrapport is een pre.
– Het cv is voorzien van referenties (inclusief contactgegevens).
**Competenties**
– Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden.
– Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en adviesvaardigheden.
– Conceptueel denken.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!