In deze afwisselende functie ben je een onmisbare schakel binnen ons team. Je hebt een scherp oog voor detail en zorgt ervoor dat alle administratieve processen soepel en nauwkeurig verlopen. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bieden volop ruimte voor initiatief en samenwerking. Hieronder een greep uit jouw verantwoordelijkheden:
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van legesbedragen en het verzorgen van publicaties. Samen met je collega’s maak je heldere werkafspraken en stem je de werkverdeling goed af. Daarbij houd je altijd rekening met de administratieve voorschriften.
• Je boekt aanvragen, gegevens en adviezen in en verstuurt een ontvangstbevestiging naar de aanvrager. Je zorgt ervoor dat alle gegevens tijdig en correct worden vastgelegd en beheert de archieven van in behandeling zijnde vergunningen.
• Je ontvangt vergunningaanvragen en controleert eenvoudige aanvragen op volledigheid. Indien nodig vraag je aanvullende informatie op. Op basis van je beoordeling geef je de vergunning af of adviseer je hierover aan collega’s.
• Je bereidt procesdossiers voor de afdeling Bezwaar en Beroep voor, en stelt leegstandsvergunningen op. Je ondersteunt bij verzoeken onder de WOO/WOB en verzamelt relevante bodeminformatie.
• Je controleert en digitaliseert bouwdossiers en zorgt ervoor dat deze op tijd bij de burger of het bedrijf terechtkomen. Daarnaast factureer je de kosten van bouwdossiers en ondersteun je het secretariaat voor grote bouwinitiatieven.
Met wie werk je samen?
De afdeling Kwaliteit en Procesregie onderzoekt, beoordeelt en verwerkt de kwaliteit van producten en processen van de hele sector. Doet verbetervoorstellen en implementeert deze en voert regie op een kwalitatief hoogstaande administratieve ondersteuning van deze producten en processen. De afdeling bestaat uit ongeveer 30 medewerkers waaronder juristen, kwaliteitsmedewerkers, een proces owner, stafadviseurs en administratieve ondersteuning van de hele sector. Je maakt onderdeel uit van het team administratie.
Dit breng jij mee:
• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding en bijbehorend mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt kennis en ervaring met Powerbrowser.
• Je bent goed in administratieve procedures, overzicht houden, plannen en archiveren. De werkdruk ligt regelmatig hoog binnen het team. Jij bewaart de rust en weet makkelijk te schakelen tussen veel verschillende werkzaamheden en systemen.
• Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en kunt goed omgaan met deadlines;
• Je toont eigenaarschap en bent voortdurend alert dat taken correct en tijdig worden uitgevoerd.
• Je onderhoudt met gemak functionele contacten met klanten, zoals aanvragers, architecten, aannemers, projectontwikkelaars, constructeurs, woningbouwcorporaties en medewerkers van andere afdelingen/sectoren. Dit doe je door open vragen te stellen, door te vragen, te reflecteren en helder samen te vatten wat is afgesproken. Daarnaast ben je in staat om op een positieve manier kritiek te geven en te ontvangen.
Diversiteit en inclusie vindt de gemeente Eindhoven heel belangrijk. Bij de gemeente Eindhoven is ruimte voor iedereen. Ze zijn blij met de verschillen tussen de medewerkers. Die hebben ze het liefst net zo groot zoals de stad en regio. Want juist doordat ze verschillend zijn, maken ze samen grote plannen waar.
Aanvullende informatie (1):
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 6 – einde van de Gemeenten cao.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
Aanvullende informatie (2):
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.