Woordvoerder

Context van de opdracht De gemeente Amersfoort hecht grote waarde aan transparante, consistente en tijdige communicatie met inwoners, partners en media. Binnen de organisatie vervullen de bestuursadviseurs communicatie een belangrijke rol in de strategische advisering van het bestuur en de ambtelijke top. Om de mediacontacten verder te professionaliseren en de verbinding tussen bestuur, organisatie en media te versterken, wordt tijdelijk een externe woordvoerder ingezet. De woordvoerder werkt nauw samen met de afdeling communicatie, de bestuursadviseurs communicatie en de Newsroom. De opdracht richt zich zowel op de uitvoering van de woordvoering als op het verder ontwikkelen en structureel inbedden van deze rol binnen de bestaande organisatie. Doel van de opdracht Het doel van de opdracht is het duurzaam inbedden van de rol van woordvoerder binnen de bestaande organisatie van de gemeente Amersfoort. Daarbij wordt onderzocht en uitgewerkt hoe deze rol zich verhoudt tot en een aanvulling vormt op de inzet van de bestuursadviseurs communicatie. Dit moet leiden tot een heldere rolverdeling, effectieve samenwerking en efficiënte werkprocessen rondom mediacontacten. Werkzaamheden De opdrachtnemer voert in het kader van deze opdracht onder meer de volgende werkzaamheden uit: Het fungeren als aanspreekpunt voor media namens de gemeente Amersfoort. Het zorgvuldig en tijdig beantwoorden van persvragen, in afstemming met betrokken bestuurders, bestuursadviseurs communicatie en inhoudelijk verantwoordelijke collega’s. Het signaleren van relevante mediavraagstukken, kansen voor proactieve communicatie en mogelijke reputatierisico’s. Het deelnemen aan en bijdragen aan de overlegstructuren binnen het communicatieteam en de Newsroom. Het analyseren van bestaande werkprocessen rondom woordvoering en mediacontacten en het doen van verbetervoorstellen. Beoogde resultaten De opdracht leidt tot de volgende resultaten Beantwoording van persvragen Persvragen worden gedurende de looptijd van de opdracht doorlopend en adequaat afgehandeld, conform de communicatielijnen en bestuurlijke afstemming binnen de gemeente. Doorontwikkeling van de weekstart De huidige weekstart wordt verder ontwikkeld als effectief afstemmoment voor communicatie en mediaplanning. Daarbij wordt beoordeeld in hoeverre de huidige opzet aansluit bij de werkwijze en behoeften van de afdeling PCA. Evaluatie van de dagstart van de Newsroom De dagstart van de Newsroom wordt geëvalueerd op doelmatigheid, inrichting en effectiviteit. Indien nodig worden aanbevelingen gedaan voor optimalisatie van deze overlegstructuur. Advies over versterking van media inzet De opdrachtnemer levert een advies op over hoe de gemeente Amersfoort de inzet van media effectiever kan benutten. Dit advies bevat onder meer aanbevelingen ten aanzien van werkprocessen, samenwerking, proactieve mediabenadering en de positionering van de rol van woordvoerder binnen de organisatie. Eindresultaat Aan het einde van de opdracht is de rol van woordvoerder duidelijk gepositioneerd binnen de organisatie, met heldere afspraken over samenwerking met de bestuursadviseurs communicatie en de Newsroom. Daarnaast ligt er een concreet en uitvoerbaar advies waarmee de gemeente Amersfoort haar mediabenadering verder kan versterken.