Korte beschrijving speelveld
De gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa €750 miljoen in. We doen dit voor uiteenlopende zaken
binnen onze gemeente. Juist door de omvang en diversiteit van onze inkoop is het belangrijk dat we
doelmatig en doeltreffend te werk gaan. Ons doel is om de juiste producten en diensten in te kopen,
passend bij de behoefte van de organisatie en in lijn met onze ambities, waaronder Social Return en
MVOI.
Als Inkoopadviseur lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van deze doelen. Je bent de
verbindende factor die vragen en projecten uit de praktijk weet te vertalen naar passende
aanbestedingen.
In deze functie begeleid je zelfstandig inkooptrajecten, met name Europese aanbestedingen. Dit
kunnen verschillende (allround) aanbestedingen zijn. Je werkt daarbij samen in een verwervingsteam
van specialisten om gezamenlijk de doelstellingen van de aanbesteding te behalen. Door goed te
luisteren naar de behoeften van de opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te kiezen.
Daarbij maak je gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen efficiënt,
kwalitatief, adequaat en tijdig te doorlopen.
Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding, bestaande uit ongeveer 14 fte. Samen met
collega-Inkoopadviseurs kun je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast werk je in de
dagelijkse praktijk veel samen met de bredere inkooporganisatie van 50 tot 60 collega’s. Tijdens
structurele overleggen deel je actief ervaringen, want leren van elkaar staat bij ons centraal. Zo
werken we samen aan inkoopinnovaties en procesverbeteringen. Omdat verbinding met je team, de
verwervingsteams en de inkooporganisatie belangrijk is, verwachten we dat je zoveel mogelijk
aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.
Je taken zijn onder andere:
• Het overnemen van lopende en in voorbereiding zijnde aanbestedingen van een vertrekkende
collega.
• Het realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig Europese inkooptrajecten
uit te voeren binnen verschillende categorieën en specialismen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers, Inkoper Specials,
contractmanagement en betrokken medewerkers, waarbij je het inkoopproces bewaakt.
• Het ondersteunen van organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collegainkopers bij ziekte of afwezigheid.
• Verantwoordelijkheid dragen voor het proces rondom de totstandkoming van de
aanbestedingsaanpak en dit zelfstandig uitvoeren.
• Het leveren van gevraagd en ongevraagd advies, waarbij je procesmatig een voortrekkersrol
vervult.
• Het zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten, waaronder:
o Toepassen van vakinhoudelijke expertise op (complexe) Europese aanbestedingen en
inkoopcategorieën.
o Ontwikkelen van aanbestedingsadvies voor marktbenadering en
aanbestedingsstrategie richting opdrachtgevers of procesbegeleiders.
o Aandragen van integrale oplossingen waarin politieke, interne en externe belangen
samenkomen.
o Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
o Signaleren van ontwikkelingen en/of knelpunten binnen aanbestedingsregels en
inkoopcategorieën.
o Rapporteren en archiveren van aanbestedingsdocumentatie.
o Mondeling en schriftelijk uitbrengen van adviezen.
o Delen van kennis en ervaring met de inkooporganisatie.
o Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met directe collega’s.
• Het deelnemen aan relevante inkoop- en contractmanagementoverleggen binnen de
gemeentelijke inkooporganisatie.
Je bent/ Je hebt
Om in deze rol succesvol te zijn, breng je ruime inkoopervaring mee. Je bent omgevingssensitief en
hebt gevoel voor het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving. We vinden het belangrijk dat je in
staat bent om breed draagvlak te creëren voor je adviezen en dat je Europese aanbestedingen van
A tot Z kunt begeleiden. Daarnaast kun je je vakinhoudelijke kennis creatief vertalen naar passende
oplossingen voor de organisatie. Ook heb je een proactieve houding: je bent integer, accuraat en
beschikt over overtuigingskracht en sterke adviesvaardigheden. Ook ben je flexibel in en breed
inzetbaar op verschillende dossiers.
Wij vragen:
• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met het werken in TenderNed.
• Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden / Nevi 1 (of gelijkwaardig). Een
diploma Conducto Aanbesteden voor Gevorderden / Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre.
• Minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen,
waarbij je zelfstandig ten minste vijf aanbestedingen hebt begeleid.
• Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Aantoonbare ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken in het tactisch proces: je
neemt initiatief, doet voorstellen en reageert proactief op ontwikkelingen.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en
een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke
organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten:
Gesprekken worden gepland op 23 september. De manager zal contact opnemen indien je wordt
uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden
Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt.
Het is niet mogelijk om bij het stadkantoor te parkeren, eventuele parkeer kosten zijn voor eigen
rekening. Het stadskantoor is zeer goed bereikbaar per openbaar vervoer en direct gelegen aan het
Centraal Station.