De offerteaanvraag, inclusief bijlagen, is met zorg samengesteld. Indien de Inschrijver desondanks onvolkomenheden, procedurefouten of tegenstrijdigheden constateert, dient hij deze zo spoedig mogelijk – doch vóór het verstrijken van de termijn voor het stellen van vragen – schriftelijk te melden. Hierbij dient de Inschrijver tevens eventuele consequenties en/of correctievoorstellen te vermelden.
Eventuele bezwaren tegen (onderdelen van) de offerteaanvraag – bijvoorbeeld ten aanzien van contractuele voorwaarden, criteria, termijnen of werkwijze – moeten eveneens zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór het sluiten van de vraagtermijn, schriftelijk aan de Aanbestedende Dienst kenbaar worden gemaakt.
Indien op een later moment onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in de offerteaanvraag of bijbehorende documenten worden geconstateerd, en deze niet tijdig door de Inschrijver zijn gemeld, zullen deze in het voordeel van de Aanbestedende Dienst worden uitgelegd.
Deze aanbesteding vindt volledig digitaal plaats via het platform Mercell. Dit houdt in dat:
de aanbestedingsdocumenten via Mercell beschikbaar worden gesteld;
(potentiële) inschrijvers via Mercell nadere inlichtingen kunnen opvragen;
inschrijvers via Mercell hun inschrijving indienen;
de correspondentie omtrent de gunning van de opdracht via Mercell verloopt.
Indien communicatie via Mercell in uitzonderlijke gevallen niet mogelijk is, kunt u contact opnemen via: inhuurdesk@delft.nl. Tot het moment van (definitieve) gunning is het niet toegestaan om contact op te nemen met functionarissen die betrokken zijn bij deze aanbestedingsprocedure, noch met andere medewerkers of leden van het college, met het oog op het verkrijgen van informatie. Elke vorm van positieve of negatieve beïnvloeding, op welke wijze dan ook, leidt tot onmiddellijke uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbesteding.
De Inschrijver bevestigt zich te houden aan bovenstaande richtlijnen gedurende de gehele procedure en bij het opstellen van de inschrijving.
De antwoorden op gestelde vragen worden geanonimiseerd en aan alle inschrijvers beschikbaar gesteld. Deze antwoorden maken onlosmakelijk deel uit van de offerteaanvraag. Inschrijvers ontvangen een e-mailnotificatie zodra de Nota van Inlichtingen beschikbaar is op het aanbestedingsplatform.
Interne procedure Aanbestedende Dienst
De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om tegelijkertijd met de plaatsvinding van de offerteaanvraag in het DAS ook de interne wervingsprocedure uit te voeren. In dit geval is het mogelijk dat er een geschikte interne kandidaat wordt gevonden waardoor de offerteaanvraag zal worden teruggetrokken. Indien deze situatie zich voordoet ontvangen de partijen bericht dat de aanvraag is geannuleerd en er dus niet tot gunning zal worden overgegaan. Aangezien de Aanbestedende Dienst niet verplicht is om te gunnen, kunnen partijen geen aanspraak maken op enigerlei gemaakte kosten.
Vragen & offerteaanvraag
Ten behoeve van deze aanbesteding is één vragenronde gepland. Vragen en opmerkingen over de Aanbestedingsleidraad, de aanbestedingsprocedure of overige gepubliceerde documenten kunnen uitsluitend via de vraag- en antwoordmodule in Mercell worden ingediend. Dit geldt eveneens voor eventuele onduidelijkheden, dubbelzinnigheden of tegenstrijdigheden die door inschrijvers worden gesignaleerd.
Daarnaast is het mogelijk om onderbouwde tekstvoorstellen in te dienen met betrekking tot de bijgevoegde voorwaarden en van toepassing verklaarde overeenkomsten. Deze voorstellen dienen gelijktijdig met de vragen te worden ingediend. De Gemeente is echter niet verplicht deze voorstellen over te nemen.
Bij het indienen van vragen geeft de inschrijver duidelijk aan op welk onderdeel van de Aanbestedingsleidraad of overige documenten de vraag betrekking heeft. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de correcte en tijdige indiening van de vragen. Indien binnen de gestelde termijn van de informatiefase geen bezwaar wordt gemaakt tegen geconstateerde gebreken, zoals onduidelijkheden of tegenstrijdigheden, vervalt het recht om hierover op een later moment nog bezwaar te maken.
De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van de gestelde vragen de Aanbestedingsleidraad te wijzigen of toe te lichten. Dergelijke aanpassingen worden kenbaar gemaakt in de Nota van Inlichtingen. In geval van tegenstrijdigheden prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen boven de oorspronkelijke Aanbestedingsleidraad of de Offerteaanvraag.
De Nota(‘s) van Inlichtingen, inclusief de geanonimiseerde vragen en antwoorden van de Gemeente, worden via Mercell gepubliceerd.
Tot slot merkt de Gemeente op dat zij geen voorkeur heeft voor een specifieke dienstverlener. Indien in de Offerteaanvraag eisen of wensen voorkomen die (lijken te) verwijzen naar een bepaalde dienstverlener, dient dit te worden gelezen als: “of gelijkwaardig”.
Technische vragen – Mercell helpdesk
Voor technische vragen over het Aanbestedingsplatform kunt u bij de helpdesk terecht (bijvoorbeeld indien u niet in staat bent om in te loggen of om uw Offerte te verzenden). U kunt dan telefonisch contact opnemen met de helpdesk van Mercell via het telefoonnummer +31 (0)85 001 4593
Gestanddoening
De Offerte heeft een gestanddoeningstermijn tot tenminste dertig (30) dagen na de datum waarop de Offerte uiterlijk ingediend dient te worden. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod.
Voorbehoud
De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om, zonder opgaaf van redenen en zonder enige verplichting tot betalen van welke vergoeding dan ook, een uitgebrachte Offerteaanvraag in te trekken, een aanbieding te weigeren of een Offerte af te wijzen.
Vertrouwelijkheid
De inhoud van deze Offerteaanvraag is vertrouwelijk en mag slechts aan medewerkers worden getoond die voor het indienen van gegevens daarvan kennis moeten nemen. De Aanbestedende Dienst zal uw Offerte met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Het is niet toegestaan om de vacaturetekst te kopiëren/te verspreiden. Indien dit toch plaatsvindt, behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor om de gegadigde uit het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) te verwijderen.
Volledigheid en juistheid van informatie
Indien tijdens de beoordeling van Offertes blijkt dat Inschrijver onjuiste informatie heeft verschaft, behoud de Aanbestedende Dienst zich het recht voor om de toelating van de Inschrijver voor één of meerdere categorieën binnen het DAS in te trekken. De leverancier kan dan geen Offertes meer indienen.
Offerte
De Offerte dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden.
Alle communicatie met betrekking tot de Offerteaanvraag dient elektronisch te verlopen via het Aanbestedingsplatform. Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan rechtstreeks contact betreffende een Offerteaanvraag te hebben met medewerkers van de Aanbestedende Dienst, anders dan via het Aanbestedingsplatform.
Van één (1) concern mogen slechts meerdere ondernemingen inschrijven op de Offerteaanvraag (zelfstandig, in Samenwerkingsverband of als onderaannemer), indien zij, op verzoek van Aanbestedende Dienst, kunnen aantonen dat zij ieder de Offerte onafhankelijk van de andere Inschrijvers van hetzelfde concern hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Als één van de betreffende Inschrijvers dit niet kan aantonen, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende Inschrijvers.
Het risico van het ontbreken van informatie of antwoorden berust bij Inschrijver en kan negatieve gevolgen hebben voor de waardering van de gestelde criteria of leiden tot afwijzing van de Offerte.
Het risico van te late verzending ligt bij de Inschrijver.
Het onder voorwaarden of voorbehoud doen van een Offerte betekent het ontbreken van instemming met de procedurevoorschriften en de inhoud van de Offerteaanvraag. Een dergelijke Offerte wordt terzijde gelegd en komt niet voor gunning in aanmerking.
De inschrijving dient voor de Aanbestedende Dienst geheel kosteloos te zijn.
Een kandidaat mag slechts één (1) keer worden aangeboden. De kandidaat is hiervoor zelf verantwoordelijk. Indien een kandidaat door meerdere partijen wordt aangeboden, wordt hij/zij daarvan op de hoogte gesteld. Vervolgens moet binnen 24 uur na deze melding worden besloten welke partij(en) zich terugtrekt. Indien er binnen deze termijn geen correctie plaatsvindt, worden alle betrokken partijen uitgesloten van deelname.
Sluitingstermijn indienen offertes
In de plannning van deze offerteaanvraag is een datum opgenomen het inleveren van de Offertes in de digitale kluis. Deze kluis wordt op de aangegeven datum en tijd automatisch gesloten. Aanbestedende Dienst heeft tot aan het moment van sluiten geen enkel inzicht in de ingediende Offertes.
De aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van Offertes, die worden getoond op het Aanbestedingsplatform, zijn leidend en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen.