Waarom een Projectsecretaris Bedrijfsbureau?
Door de groei en complexiteit van onze projecten is er behoefte aan ondersteuning bij capaciteits- en marktvraagstukken. Als projectsecretaris speel jij hierin een centrale rol.
Het bedrijfsbureau houdt zich bezig met het invullen van de totale capaciteitsbehoefte voor de projecten. Op deze projecten worden zowel vaste als ingehuurde medewerkers ingezet. Als projectsecretaris ondersteun je de teamleiders en de capaciteitsplanner bij het in-, door- en uitstroomproces van de ingehuurde medewerkers.
Ook heb je een ondersteunende rol in het team Markt. Je ondersteunt bij vraagstukken, werkgroepen en relatiebeheer met betrekking tot de markt en draagt zorg voor accuraat gegevensbeheer hiervan. Je beheert en werkt met het Qfact systeem en de daarbij behorende inbox. Je denkt mee over het verbeteren van processen, gegevensbeheer en de groslijstsystematiek.
Wat ga je doen?
Capaciteit
-Je houdt bij welke contracten er lopen voor ingehuurde collega’s en zorgt dat verlengingen of beëindigingen op tijd geregeld zijn.
-Je helpt mee bij het werven en selecteren van nieuwe inhuur – vooral met de praktische en procedurele kant.
-Je bent de verbindende schakel tussen de managementondersteuner en het bedrijfsbureau als het gaat om inhuur. Samen zorgen jullie ervoor dat nieuwe collega’s een vliegende start maken.
-Je houdt de mailbox van het bedrijfsbureau netjes en overzichtelijk.
-Zie je iets dat slimmer of beter kan? Dan kom je met ideeën om het werkproces te verbeteren.
Markt
-Je werkt met het Qfact systeem: je voert interessepeilingen in en coördineert de prestatiebeoordelingen (Better Performance).
-Je onderhoudt contact met de leverancier van Qfact over systeemaanpassingen.
-Je bereidt overleggen voor van onder andere het team Aanbesteden Past Performance (TAPP), het team Markt en markt gerelateerde werkgroepen. Tijdens de overleggen leg je acties en afspraken vast. Je zorgt ervoor dat acties worden opgepakt en pakt zelf ook acties op.
-Je zorgt voor een opgeruimde en georganiseerde mailbox van de groslijst.
-Je helpt bij het organiseren van bijeenkomsten.
-Kan iets slimmer, beter of creatiever? Je denkt proactief mee over hoe we onze processen en de groslijstsystematiek kunnen verbeteren.
Wat vragen wij?
-Je hebt MBO+ of HBO werk- en denkniveau – liefst met een MBO 4-opleiding die goed aansluit op wat we doen.
-Je hebt ervaring met secretariële en organisatorische taken – jij houdt overzicht en regelt dingen gewoon goed.
-Je schrijft en spreekt uitstekend Nederlands – dus of het nu om een mail, verslag of telefoontje gaat: jij draait er je hand niet voor om.
-Je kent je weg in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) – en als je ook nog met MS Project hebt gewerkt, is dat mooi meegenomen.
-Excel kent voor jou geen geheimen – we zoeken iemand die er écht goed mee overweg kan, niet iemand die het ‘wel eens gebruikt heeft’
-Microsoft Teams is voor jou gesneden koek – je weet hoe je samenwerkt op afstand.
-Je vindt het leuk om met data te werken – verzamelen, ordenen en er slimme inzichten uit halen is helemaal jouw ding.
-Je bent proactief, flexibel, creatief en resultaatgericht – je ziet wat er moet gebeuren en pakt het aan.
-Je werkt zelfstandig en zoekt dingen zelf uit als je iets nog niet weet – je wacht niet af, maar komt in actie.
-Je bent klantvriendelijk – zowel per mail, aan de telefoon als aan tafel ben je klantvriendelijk in de omgang.
Binnen de vakgroep Realisatie Projecten werk je zelfstandig en planmatig. Collega’s zijn betrokken en er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je krijgt het vertrouwen om je werk op jouw manier goed te doen.