VNG
Geen max tarief
Zuid-Holland
18 uur p/w
ICT Informatievoorziening
26ste juni, 2025
10de juli, 2025
In het kort: Je gaat de manager van Team DOD ondersteunen door agendabeheer, correspondentie, vergaderingen organiseren en dossiers bewaken, met als doel een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken binnen VNG Realisatie.
1. Specificatie
1.1 Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- Verbeteren van de dienstverlening;
- Een efficiënte en wendbare organisatie;
- Anticiperen op de toekomst.
1.2 Over beleid en regieteam digitale overheid en dienstverlening (DOD)
De te werven management assistent maakt onderdeel uit van het beleid en regieteam Digitale overheid en Dienstverlening. Het beleid en regieteam verbindt politieke, bestuurlijke en inhoudelijke beleidsontwikkelingen in de domeinen naar activiteiten vanuit VNG Realisatie. Een helder overzicht wordt gecreëerd van de voortgang van projecten en programma's binnen het gezamenlijke portfolio. Een faciliterende bijdrage wordt geleverd aan besluitvormingsprocessen in de overgangsfases tussen de hoofdfuncties in de ontwikkelcyclus. Leden van de VNG worden betrokken bij het portfolio. Dit volgens een systematiek die op transparante wijze de voortgang van projecten helpt presenteren en beheersen (gekoppeld aan besluitvorming). Het beleid en regieteam is op de hoogte van technologische - en Europese ontwikkelingen en initiatieven die van meerwaarde zijn voor de VNG-leden. Het beleid en regieteam borgt kennis van uitvoeringskennis naar de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), de GEO-informatie infrastructuur, Europese ontwikkelingen en eventueel mogelijk nieuwe te vormen (overheidsbrede) voorzieningen.
1.3 Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële -, organisatorische - en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een manager.
1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De Management assistent ondersteunt een de manager van Team DOD - VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:
- Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
- Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
- Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
- Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
- Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
- Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
- Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
- Regelen van reizen en accommodaties;
- Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
- Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed;
- Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.
1.5 Resultaat van de opdracht
De managementassistent levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs.
Binnen deze opdracht draagt de managementassistent zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. Dat betreft onder meer het coördineren van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van correspondentie, het afstemmen van publicaties met de afdeling communicatie en het bewaken van voortgang en planning. Er wordt gewerkt met interne systemen en conform de geldende processen binnen de organisatie.
De werkwijze is gericht op zelfstandige taakuitvoering binnen overeengekomen kaders. Er wordt initiatief genomen, doorgepakt en gecommuniceerd met oog voor de omgeving. Zaken zijn op orde, bijeenkomsten verlopen vlekkeloos, communicatie is tijdig afgestemd en dossiers zijn actueel. De aanpak kenmerkt zich door toewijding, zorgvuldigheid en een hoge mate van professionaliteit. De samenwerking vraagt weinig woorden; afspraken worden nagekomen en werk wordt voortvarend opgepakt.
De Eisen
– Gaat u akkoord met de ARVODI?
– Inschrijver verklaart hierbij de offerteaanvraag in zijn geheel te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan.
– De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
– Door de inschrijver is één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
– Door de inschrijver is één CV van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
– Bevestigt u dat uw organisatie zich slechts één keer inschrijft op deze nadere offerteaanvraag, en dat deze inschrijving uitsluitend namens één entiteit (KvK-nummer) plaatsvindt?
– Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau.
– Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een management assistent functie.
– Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook).
– Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer.
– De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.
– Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:
– Persoonsgegevens
– Ondertekende geheimhoudingsverklaring
– Opdrachtnemer verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.
De Wensen
– Een afgeronde administratieve of secretariële opleiding. Aantoonbaar in CV en motivatie.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!