Coördinator HR Support

Functieomgeving De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling HR-Services van de Directie Human Resources (HR) van het Commando Materieel en IT (COMMIT) De directie HR is verantwoordelijk voor het zo doelmatig en effectief mogelijk inrichten van COMMIT op het gebied van HR. De hoofddoelstelling van de directie is het divers kwantitatief en kwalitatief gevuld houden van COMMIT met gemotiveerd personeel. De Directie HR staat onder leiding van de Directeur HR en bestaat uit een viertal afdelingen: HR STAF, HR-Academie, HR-Services en HR-Advies. HR-Services is verantwoordelijk voor het leveren van specialistische kennis en expertise op het gebied van werving/instroom, rechtspositie, militaire zaken en HR-ondersteuning. Het geeft hiermee invulling aan een samenhangende specialistische ondersteuning welke het lijnmanagement van COMMIT in staat stelt om de personeelszorg zo optimaal mogelijk uit te voeren. HR Services staat onder leiding van het Hoofd HR-Services. De overige vte’n zijn verdeeld over een drietal secties: Recruitment (vte) en Support & Specialisten (vte). De sectie Support & Specialisten wordt geleid door het Hoofd Support & Specialisten (1x). Het cluster HR-support bestaat uit de functies: Coördinator HR Support (3x) Sr. Medewerker HR Support (23x), Medewerker HR-Support bijz. instroom (1x), Medewerkers HR-Support (15). Het cluster Specialisten bestaat uit de functies: adviseurs Bedrijfsvoering & Informatievoorziening (3x), (sr) jurist (1x), jurist (1x), juridisch medewerker (1x), sr. hr. adviseur Mil. zaken (1x), hr. adviseur Militaire zaken (2x). Het cluster HR-support & specialisten draagt enerzijds zorg voor HR-ondersteuning, recruitmentondersteuning en coördinatie operationele HR taken (HR-support advies) en biedt anderzijds specialistische ondersteuning op o.m. rechtspositie, militaire zaken, inrichting uitvoerende HR-processen en kwaliteitsontwikkeling. Functionaris is werkzaam binnen het cluster Support. De coördinator HR-Support is leidinggevende van een team met (sr.) HR-Support medewerkers, stemt af en legt afspraken vast over te leveren (nieuwe) dienstverlening m.b.t., Resultaatgebieden, kwaliteitsaspecten, realisatie van afspraken aan dedicated klantgebieden/directies Commit en initieert en realiseert verbeterprojecten op het gebied van operationele HR Processen en levert een bijdrage aan het kwalitatief op orde zijn van P-beheer. Werkzaamheden 1. Draagt zorg voor een optimale dienstverlening van de (sr) support collega’s aan de diverse klantgebieden met leidinggevenden en HR-business partners, door;

• Af te stemmen over te leveren (nieuwe) dienstverlening m.b.t., resultaatgebieden, kwaliteitsaspecten, vastleggen en realiseren van afspraken aan dedicated klantgebieden/directies COMMIT over de inzet en uitvoering werkzaamheden van de (sr) HR-Support-medewerkers;
• Anticipeert tijdig op capaciteitsissues door vacaturemanagement, inhuurtrajecten en andere vormen van inzetmogelijkheden.
• Zorgt voor een veilige werkomgeving en uitdagend/inspirerend leerklimaat, verzorgt het inwerkprogramma en functioneringsbegeleiding voor nieuwe (sr) support collega’s.
• Signaleert en bespreekt knelpunten en tekortkomingen in de uitvoering van vastgestelde afspraken over geleverde dienstverlening van sr. support medewerkers en adviseert het Hoofd Support & Specialisten hierover,
• het signaleren en doen van voorstellen voor verbeteringen en vernieuwing van dienstverlening en inzet capaciteit vanuit afdeling Services, zoals extra benodigde inzet vanuit Services voor specifieke HR processen Reorganisaties, Recruitment en Bijzondere instroom.
• het beoordelen van de kwaliteit van de uitvoering, door het op regelmatige basis voeren van bilaterale gesprekken, houden van tevredenheidsonderzoeken en organiseren van overlegvormen met als doel de dienstverlening en bijdrage aan de uitvoerende primaire HR processen (van in-door en uitstroom) tijdig, correct, adequaat en conform afspraken met klantgebieden uit te voeren.
• Adviseert over de volledige breedte van operationele HR processen en heeft een bemiddelende rol bij knelpunten en escalaties bij stagnatie van de uitvoering administratieve processen, zoals bij klachten m.b.t. mutatie-stellingen, gegeven adviezen van de sr. support collega en nakomen van afspraken. 2. Coördineert wijzigingen en realiseert verbeteringen op gebied van operationele HR processen en informatievoorziening met als doel efficiency te bereiken door:
• Het uitwerken en inhoudelijk afstemmen met stakeholders van wijzigingsvoorstellen in bestaande processen en werkwijzen.
• het doen van voorstellen aan het management en HR business partners voor aanpassingen in bestaande werkwijzen en hieraan uitvoering te geven in overleg met collega coördinatoren en adviseurs bedrijfsvoering.
• Het uitwerken en doen van voorstellen voor nieuwe dienstverlening van afdeling Support aan Hoofd Support.
• Vanuit een opdracht van hoofd Support de rol van coördinator vervullen waarbij het gaat om het realiseren en implementeren van (nieuwe) werkwijze(n), in de bedrijfsvoering van afdeling Services, zoals o.a. het samenstellen en optimaliseren van workflows, planningsmethodieken en werkinstructies.
• Het doen van voorstellen aan HR business partners en management over de inrichting en optimalisatie van de informatievoorziening;
• Levert een kwalitatieve bijdrage aan het op orde zijn van P-beheer, door het coördineren en uitwerken van verbeteractiviteiten met als doel datakwaliteit in HR systemen te verhogen en het correct en tijdig aanleveren van administratieve mutaties aan DC/HR.