Opdrachtomschrijving
Binnen het programma Emma werken we aan het vernieuwen en digitaliseren van de werkprocessen van heel het OM. Een belangrijk onderdeel voor het realiseren van dit programma is het waarborgen van heldere, consistente en betrouwbare informatie voor de betrokken overleg- en besluit organen. Daarom zijn wij op zoek naar een Documentalist die ingezet zal worden in het Programma Emma bij de Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM) in Utrecht. Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van het programmadossier, inclusief het voorbereiden, structureren en verzamelen van documentatie die benodigd is voor audits en onderzoeken, zoals bijvoorbeeld een CIO-oordeel. Je verzamelt en analyseert essentiële informatie uit uiteenlopende bronnen en vertaalt complexe technische en strategische inzichten naar heldere, toegankelijke documenten. In nauwe samenwerking met projectteams, IT-specialisten en beleidsmakers zorg je ervoor dat de vastgelegde documentatie voldoet aan de hoogste kwaliteits- en tijdseisen. Samen met je collega's ga je werken aan het Emma Platform, dat het Openbaar Ministerie zelf ontwikkelt. Jouw opdracht omvat het verzamelen, structureren en documenteren van alle relevante informatie die als basis dienen voor dossiervorming. Je analyseert de beschikbare data en vertaalt complexe inzichten naar heldere rapportages, zodat oordelen, zoals onder andere het CIO-oordeel, nauwkeurig en tijdig worden voorbereid. Daarbij werk je nauw samen met projectteams, beleidsmakers en andere stakeholders om te garanderen dat de informatie altijd actueel en coherent is. Je besteedt veel tijd aan vernieuwing, verbetering, ondersteuning en kennisdeling. Een extra uitdaging daarin is dat de IT-omgeving van het Openbaar Ministerie voortdurend in beweging is. Hierbij borg je dat de documentatie voldoet aan de gestelde kwaliteits-, nauwkeurigheids- en structuurstandaarden. Daarnaast hebt je een scherp analytisch vermogen en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, waardoor je jouw bevindingen en rapportages helder en overtuigend overbrengt aan diverse stakeholders binnen het Openbaar Ministerie. Je draagt bij aan de kwaliteit en samenwerking van het Agile/DevOps team. Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, bent flexibel, creatief, nauwkeurig en beschikt over empathisch vermogen. Jouw werkzaamheden en eindresultaten bestaan onder andere uit:
Voorbereiden en structureren van alle documentatie die benodigd is voor audits en onderzoeken naar het programma zoals het CIO-oordeel.
Verzamelen en analyseren van relevante informatie uit diverse interne en externe bronnen.
Formuleren van heldere en toegankelijke rapportages in samenspraak met projectteams en beleidsmakers.
Structureren, archiveren en beheren van alle projectdocumentatie binnen het programma Emma, zodat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.
Bewaken van de kwaliteit, nauwkeurigheid en consistentie van de documentatie conform de vastgestelde kwaliteits- en structuurstandaarden.
Deelnemen aan SCRUM- en overlegmomenten en het leveren van input op het gebied van informatievoorziening en documentatieprocessen
Achtergrond opdracht
Voor een nader profiel van het OM verwijzen wij naar de website van het Openbaar Ministerie: www.om.nl. Het College van Procureurs-Generaal van het Openbaar Ministerie heeft in 2020 een OM Informatiestrategie en meerjarenplan 2020-2027 laten opstellen: het Business + Informatieplan OM (BIPOM). In het BIPOM is het doel vastgelegd om in 2027 één uniforme werkwijze te hebben, ondersteund door één modulair opgebouwd zaaksysteem voor alle zaakstromen binnen het strafrecht. Het gaat om de ondersteuning van werkprocessen die nu ondersteund worden door 7 verschillende zaaksystemen. Dit betekent dat op alle parketten van het OM dusdanig uniform gewerkt gaat worden, dat iedereen gebruik kan maken van hetzelfde zaaksysteem, zonder lokale uitzonderingen of technische workarounds. Het project EMMA geeft invulling aan de uitvoering van de strategie die is beschreven in het BIPOM en heeft als doel de 7 zaakssystemen te vervangen en de werkprocessen binnen het OM te uniformeren.
Beschrijving directie/dienst/afdeling:
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt - samen met de politie en andere ketenpartners - voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit varieert van winkeldiefstal tot moord en van belastingontduiking tot cybercrime en terrorisme. Het werk van het OM is erop gericht dat daders een passende straf krijgen en dat slachtoffers en nabestaanden het gevoel hebben dat zorgvuldig met hun belangen wordt omgegaan. Het Openbaar Ministerie (OM) bestaat uit een hoofdkantoor (het Parket-Generaal), 10 arrondissementsparketten, 1 LRO (landelijke Ressortsorganisatie) en een aantal 'bijzondere' eenheden, te weten het Landelijk Parket, het Functioneel Parket, het parket CVOM (Centrale Verwerking OM), de DVOM (Dienst Verleningsorganisatie OM), de IVOM (Informatievoorziening OM) en de Rijksrecherche. Het Openbaar Ministerie is op ca. 35 locaties door heel Nederland gevestigd. In totaal werken ongeveer 6.000 mensen bij het OM. Aan het hoofd van het OM staat het College van procureurs-generaal. Het College is verantwoordelijk voor heel het OM en legt zich toe op de formulering van nieuwe handhavingsrichtlijnen en het ontwikkelen van het opsporings- en vervolgingsbeleid. De zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering ligt eveneens bij het College. De parketten staan onder leiding van een hoofd van een bedrijfsonderdeel die verantwoordelijk is voor de primaire taken van een arrondissement of ressort of een landelijk werkend onderdeel. De onderdelen van het OM kennen ieder een eigen dynamiek, aandachtsgebieden en, in sommige gevallen, specialismen. Voor een nader profiel van het OM verwijzen wij naar de website van het Openbaar Ministerie: www.om.nl
Eisen
Je beschikt over een HBO-diploma (IT gerelateerd)
Je hebt minimaal 2 jaar praktijkervaring met documentatiebeheer kennismanagement en het opstellen van beleids- en adviesdocumenten in relatie programmadossiers
Je hebt minimaal 4 jaar kennis van content managementsystemen en digitale archivering (bijvoorbeeld SharePoint Documentum of vergelijkbare systemen)
Je beschikt over volledige Nederlandse spreek- en schrijfvaardigheid
Niet geschikt voor ZZP-er
Wensen
Kandidaat heeft X relevante werkervaring met Scrum, Agile of DevOps.
Kandidaat heeft X relevante werkervaring met Documentatie- en informatiemanagementsystemen zoals SharePoint, Documentum of vergelijkbare systemen.
Kandidaat heeft X relevante werkervaring met het structureren, categoriseren en beheren van informatie.
Je hebt kennis van het samenstellen van programma dossiers en je bent gewend om verantwoordelijkheid te nemen om een programma dossiers te beheren en te monitoren
Competenties
analyseren
klantgerichtheid
omgevingsbewustzijn
plannen en organiseren
resultaatgerichtheid
samenwerken
voortgangscontrole
zelfontwikkeling
Deze opdracht valt binnen schaal 8 van de CAO Rijk. De indicatieve tariefrange ligt tussen de 65 en 75 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.