Projectleider Implementatie DMS (Djuma)

Ferm Werk
Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.
Opdracht
De Projectleider Implementatie Djuma wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het opnieuw opstarten, coördineren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma, inclusief de afstemming met betrokken interne en externe partijen.
De projectleider is verantwoordelijk voor het organiseren en bewaken van de voortgang van het project, het beheersen van planning, scope en samenhang en het opleveren van afgesproken resultaten. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard. Er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.
Werkzaamheden
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Actualiseren en opleveren van een projectplan voor de implementatie van Djuma, inclusief fasering, planning en mijlpalen;
Coördineren van implementatieactiviteiten in samenwerking met interne stakeholders (IV/ICT, archief, gebruikers, management);
Afstemming met externe partijen, waaronder leveranciers en implementatiepartners;
Bewaken van scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden;
Zorgdragen voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en aanpalende systemen;
Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming;
Rapporteren over voortgang, knelpunten en benodigde acties;
Begeleiden van de organisatie bij de ingebruikname van Djuma.
De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit binnen de afgesproken kaders en doelstellingen.
Resultaat van de opdracht
De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:
een actueel en gedragen projectplan voor de implementatie van Djuma is opgeleverd;
de implementatie aantoonbaar is opgestart en volgens planning verloopt;
betrokken stakeholders actief zijn aangehaakt en afspraken over rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd;
risico’s en afhankelijkheden inzichtelijk zijn en actief worden gemanaged;
voortgang en resultaten periodiek en transparant zijn gerapporteerd;
een solide basis is gelegd voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van Djuma.
Aansturing en afstemming
De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met een door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.