Gemeente Rotterdam
Geen max tarief
Zuid-Holland
32 uur p/w
Administratief Secretarieel
27ste juni, 2025
4de juli, 2025
In het kort: Je gaat de directeur van Directie Veiligheid ondersteunen door agendabeheer, communicatie en vergaderingen te organiseren. Daarnaast draag je bij aan de professionalisering van het secretariaat en coach je collega's in hun ontwikkeling.
Waar ben jij van?
Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.
Jouw functie
Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.
- Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
- Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.
- Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.
- Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.
- Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
De afdeling
Je komt te werken binnen het team Directieadvies en Ondersteuning. Als directiesecretaresse val je binnen het secretariaat dat bestaat uit 9 collega’s. Het secretariaat ondersteunt de directeur, de 3 afdelingshoofden, 9 teamleiders en 4 opgavemanagers. Als senior directiesecretaresse ben jij dé ondersteuner van de directeur. Eén dag per week vervang je de secretaresse van de adjunct directeur; jullie vormen samen een duo.
Onze organisatie
Je komt te werken binnen de Directie Veiligheid. De Directie Veiligheid werkt samen met partners aan een veilige stad om in te wonen en in te werken. Zo houden collega’s binnen Directie Veiligheid zich o.a. bezig met georganiseerde misdaad (ondermijning), jeugdcriminaliteit, veilige wijken, digitale veiligheid en polarisatie, extremisme en radicalisering. Ook verstrekken we vergunningen, kunnen we op last van de burgemeester panden sluiten en zorgen we ervoor dat allerlei evenementen in de stad veilig verlopen. De Directie is onlangs gereorganiseerd naar een opgavegerichte organisatie. Het team waarbinnen je komt te werken (Directieadvies en Ondersteuning) is een nieuw samengesteld team.
De Eisen
– Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar.
– Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs.
– Je hebt kennis van en ervaring met Planon.
– Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner.
– Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd.
– Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
De Wensen
– Je hebt werkervaring met het systeem DIVA.
– Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!