Projectmedewerker NXT Moerdijk

Over NXT Moerdijk
NXT Moerdijk is een regionaal programma waarin onderwijs, ondernemers en overheid samenwerken aan een sterke arbeidsmarkt in West-Brabant. Met concrete projecten, events en netwerkactiviteiten bouwen we aan duurzame verbindingen tussen partijen.
Jouw rol
Als projectmedewerker ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse ondersteuning van het NXT-programmateam (projectleider, programmamanager en communicatiemedewerker). In deze rol zorg je voor een soepele voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten en activiteiten. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie actueel en toegankelijk is. Deadlines worden dankzij jou gehaald en betrokkenen blijven aangehaakt en gemotiveerd. Als verbindende schakel breng je structuur en continuïteit in een dynamisch speelveld van interne en externe partners.
Dankzij jouw inzet lopen projecten en events strak georganiseerd, zijn partners goed aangehaakt en kan het programmateam zich richten op inhoud en ontwikkeling.
Jouw taken en verantwoordelijkheden
In het kort zorg jij voor:
Strakke organisatie van overleggen en events
Goede voortgangsbewaking en actie-opvolging
Partnercontact en relatiebeheer
Praktische en administratieve projectondersteuning
Basis communicatie en zichtbaarheid
Jouw taken zien er als volgt uit:
Vergaderingen & verslaglegging
Plannen en coördineren van vergaderingen, projectgroep-overleggen en bijeenkomsten
Notuleren van afspraken en besluiten
Vastleggen en beheren van verslagen en documenten in Microsoft Teams
Bewaken en opvolgen van actiepunten
Organisatie van bijeenkomsten & events
Organiseren van locaties en faciliteiten voor overleggen en events
Opstellen en versturen van uitnodigingen en reminders
Bijhouden van aanmeldingen en deelnemerslijsten
Actief nabellen van genodigde partners en doelgroepen
Regelen van praktische zaken zoals materialen en naamkaartjes
Ontvangen en registreren van deelnemers tijdens bijeenkomsten
Verzenden van follow-up mails na afloop (op basis van input van de projectleider)
Verwerken en afhandelen van bijbehorende facturatie
Relatiebeheer & aanmeldingen
Beheren van aanmeldingen voor programma’s, activiteiten en projecten
Bijhouden en actualiseren van partner- en contactlijsten
Contact opnemen met nieuwe partners (telefonisch en per mail)
Doorverwijzen en koppelen van partners aan de juiste contactpersoon binnen het programmateam
Samenwerking & proactieve ondersteuning
Deelnemen aan overleggen van het programmateam
Signaleren van acties en werkzaamheden die daaruit voortkomen
Proactief oppakken en ondersteunen van vervolgacties, zoals:
Opstellen van actielijsten en planningen
Voorbereiden van interne bijeenkomsten en tours
Verwerken van input in presentaties en documenten
Opstellen van eerste concepten voor mails en uitnodigingen
Inplannen van tijdsblokken en reserveren van ruimtes
Ondersteunen bij administratieve en financiële afhandeling
Marketing & communicatie
Maandelijks ophalen en verwerken van input van partners voor communicatie-uitingen
Plaatsen en actualiseren van content op de website
Signaleren van communicatiekansen via LinkedIn en partnernetwerken
Ondersteunen bij communicatie rondom events
Beheren en verrijken van contact- en bedrijvenlijsten
Website-informatie actueel houden
Wat breng je mee?
Voor deze functie zoeken we een projectmedewerker die structuur brengt, overzicht houdt en graag samenwerkt in een dynamische omgeving. Jij combineert organisatietalent met sterke communicatieve vaardigheden en een proactieve werkhouding.
Jij beschikt over de volgende competenties:
Sterk organiserend vermogen: Je werkt planmatig, houdt overzicht en brengt structuur aan in werkzaamheden en processen
Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en past je stijl aan je doelgroep aan
Pro activiteit en initiatief: Je ziet wat nodig is en komt zelfstandig in actie
Samenwerkingsgerichtheid: Je beweegt makkelijk tussen verschillende partijen en verbindt mensen op een prettige en constructieve manier
Analytisch en nauwkeurig: Je ordent informatie, ziet verbanden en doet verbetervoorstellen
Probleemoplossend vermogen: Je denkt in oplossingen en schakelt snel wanneer situaties veranderen
Flexibiliteit en stressbestendigheid: Je blijft effectief werken bij wisselende prioriteiten en onverwachte ontwikkelingen
Digitale vaardigheid: Je werkt vlot met Office 365 of vergelijkbare systemen; ervaring met project- of CRM-software is een pré