Clustercoördinator Baggeren en bergingen ZD A

Functieomschrijving: Voor het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat zoeken wij een zelfstandige, proactieve en verbindende Clustercoördinator. In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming. De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team. Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda’s en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten. Deze werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van de rol, maar vinden plaats binnen de bredere verantwoordelijkheid van clustercoördinatie en ondersteuning van het managementteam. Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega’s bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken. Je signaleert knelpunten en verbeterkansen Versie 2021-07 en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team. De functie vraagt om een hoge mate van zelfstandigheid, organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit, uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders. Wij zoeken nadrukkelijk iemand die voor langere tijd onderdeel wil uitmaken van het cluster en een stabiele factor wil zijn binnen de organisatie. Hoe jij bijdraagt in jouw rol: Als Clustercoördinator ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de dagelijkse organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops;

• beheren van agenda’s en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager; voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda’s; opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken; notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen; opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten;
• bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken; actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten; ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming; opstellen, redigeren en coördineren van memo’s, nota’s, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties; beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen; ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers; toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie; organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten; signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan; bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief. Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP. Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken. Dit is waar jij voldoening uit haalt Je haalt energie uit het creëren van structuur, overzicht en rust binnen een omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt. Je vindt het leuk om zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat collega’s hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je krijgt voldoening van het voorbereiden van overleggen, het opstellen van heldere verslagen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming. Daarnaast haal je plezier uit: het ontzorgen van de projectmanager en het managementteam; het voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen; het opstellen van agenda’s, verslagen en actie- en besluitenlijsten; het coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team; het verbinden van mensen, informatie en processen; het aanbrengen van structuur in documenten en informatiestromen; het verbeteren van werkwijzen en processen; het samenwerken met collega’s binnen een professionele projectomgeving. Je bent tevreden wanneer collega’s beschikken over actuele informatie, duidelijke afspraken, goed voorbereide overleggen en een organisatie die soepel functioneert. Wat wij aan jou waarderen Wij zoeken een collega die eigenaarschap toont, initiatief neemt en zelfstandig verantwoordelijkheid draagt voor zijn of haar werkzaamheden. Wij waarderen in het bijzonder dat je: proactief handelt en werk naar je toe trekt; overzicht weet te behouden onder tijdsdruk; zorgvuldig en nauwkeurig werkt; sterk bent in plannen, organiseren en coördineren; hoofd- en bijzaken goed kunt onderscheiden; gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen; bestuurlijke en organisatorische verhoudingen begrijpt; helder en prettig communiceert, zowel mondeling als schriftelijk; beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en complexe informatie begrijpelijk weet vast te leggen en over te brengen binnen een bestuurlijke en projectmatige omgeving; sterke vaardigheden hebt in verslaglegging en het vastleggen van besluiten, acties en afspraken; mensen op een prettige manier aanspreekt op gemaakte afspraken; verbinding legt tussen mensen, processen en informatie; kansen ziet om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren. Je combineert een dienstverlenende instelling met voldoende stevigheid en zelfstandigheid om zaken daadwerkelijk voor elkaar te krijgen. Standplaats De standplaats voor het cluster Baggeren & Bergingen is Rotterdam, Kop van Zuid in kantoorgebouw Maastoren. De vaste clusterdagen zijn dinsdag en donderdag. Op deze dagen wordt fysieke aanwezigheid op kantoor verwacht. De overige werkdagen kunnen, afhankelijk van de werkzaamheden, in overleg hybride worden ingevuld. Versie 2021-07 Incidenteel kan het voorkomen dat werkzaamheden plaatsvinden op project- en werklocaties binnen het werkgebied van het cluster langs de Nederlandse kust. Competenties: Plannen en organiseren. Proactiviteit. Accuratesse. Samenwerken. Bestuurlijke en organisatie sensitiviteit. Schriftelijke vaardigheid. Communicatieve vaardigheid. Flexibiliteit.