Executive Assistant en ExCom-secretaris

Opdrachtomschrijving Om de klimaatdoelen te halen heeft Nederland zich gecommitteerd aan het realiseren van CO₂-arme elektriciteit. Nucleaire Energie Organisatie Nederland (NEO NL) draagt hieraan bij door in opdracht van de overheid twee nieuwe kerncentrales te bouwen en te exploiteren. Waarschijnlijk krijg je maar één keer in je leven de kans om mee te werken aan een opgave waarvan de omvang en het maatschappelijk belang zó groot zijn. Bij NEO NL werk je mee aan een van de grootste energieprojecten die ons land ooit gekend heeft. Met jouw werk maak je impact die decennialang voelbaar blijft. Om deze opgave tot een succes te maken, hebben we uitzonderlijke mensen nodig. Mensen zoals jij. Voor NEO NL zijn wij op zoek naar: Executive Assistant en ExCom-secretaris Jouw opdracht Jouw rol bestaat uit twee delen. Je ondersteunt twee leden van ons Executive Committee (ExCom). En je voert het secretariaat van het ExCom zelf, het overleg waarin de directie de belangrijkste besluiten neemt. Jij zorgt dat dat overleg goed loopt en dat besluiten ook worden uitgevoerd. Het ExCom-secretariaat is nog in ontwikkeling, dus je bouwt de werkwijze ervan mee op. Jaarplanning en agenda. Jij houdt de jaarplanning van het ExCom bij en stelt per overleg samen met de voorzitter de agenda op. Vergaderstukken. Jij vraagt de stukken uit, controleert ze op volledigheid en stuurt ze op tijd rond. Notulen en besluiten. Jij notuleert en houdt de besluiten- en actielijst bij. Opvolging. Jij volgt acties op bij de eigenaren en koppelt besluiten terug naar de organisatie. Archief. Jij richt een vertrouwelijk en goed vindbaar archief van stukken en besluiten in. Strategische sessies. Jij organiseert de strategische sessies van het ExCom mee. Ondersteuning van twee ExCom-leden. Jij beheert hun agenda en inbox, bereidt overleggen voor, regelt de logistiek en neemt administratieve en organisatorische zaken uit handen. Jouw achtergrond en ervaring Jij hebt zes tot tien jaar of meer ervaring als executive assistant of bestuurssecretaresse, met ervaring in een bestuurs-, directie- of boardsecretariaat. Jij hebt meerdere jaren gewerkt in een juridische omgeving, zoals een advocatenkantoor, notariaat of bedrijfsjuridische afdeling, en bent vertrouwd met juridische stukken en vertrouwelijke dossiers. Jij bent sterk in notuleren en legt besluiten helder vast, in het Nederlands en het Engels. Jij krijgt stukken en acties los bij directieleden en voelt goed aan hoe de verhoudingen liggen. Jij wilt processen mee opbouwen, want het ExCom-secretariaat is nog in ontwikkeling. Jij beschikt over minimaal mbo-4 werk- en denkniveau. Daarnaast waarderen wij het als je beschikt over: Affiniteit met financiële en HR-administratieve processen. Competenties Integriteit en discretie. Jij gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke stukken en besluiten; in een veiligheidsgedreven organisatie is dat onmisbaar. Organisatiesensitiviteit. Jij voelt aan wat er rond het ExCom speelt en handelt met oog voor de juiste verhoudingen en belangen. Nauwkeurigheid. Jij legt besluiten zo vast dat er later geen discussie over bestaat wat er is afgesproken. Doortastendheid. Jij spreekt directieleden aan op stukken en acties en laat niets liggen. Bouwen. Jij ziet waar een werkwijze ontbreekt en richt die in, zodat het secretariaat staat als de organisatie verder groeit.