Management- en directieondersteuner

Opdrachtomschrijving Organisatie Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan. Opdracht De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren. De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items; voorbereiding en notulering van overleggen; beheer en afhandeling van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteuning bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers; verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties; coderen van facturen; organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden; en onderlinge vervanging en samenwerking met de overige managementondersteuners in het team. De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering. De kandidaat wordt verwacht proactief te handelen, oplossingsgericht te werken en in een dynamische gemeentelijke omgeving snel te schakelen. Kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen is essentieel; Office365, Teams en iBabs moeten routinematig en efficiënt worden ingezet. De opdracht wordt ingevuld op detacheringsbasis; inzet en uren worden in onderling overleg afgestemd met oog voor continuïteit van minimaal parttime inzet. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist. Competenties Organisatie; Nauwkeurigheid; Communicatie; Stressbestendigheid; Samenwerken; Proactief handelen; Digitale vaardigheid. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdagochtend Is hybride werken mogelijk: Nee